Adaptación de iGEO al nuevo Real Decreto 487/2022 – Prevención y control de la legionelosis

El pasado 2 de enero de 2023 entró en vigor el nuevo Real Decreto 487/2022, por el que se establecen los requisitos sanitarios para la prevención y el control de la legionelosis.

A continuación detallamos las adaptaciones principales que iGEO ha realizado para adaptarse al nuevo Real Decreto, dando respuesta a los requerimientos tanto a nivel técnico, como de gestión documental, permitiendo trabajar indistintamente con la configuración y procedimientos del nuevo Real Decreto (PPCL) o del anterior RD 865/2003, sin duplicar el trabajo y de una manera ágil para el usuario.

¿Qué adaptaciones destacan en iGEO del nuevo Real Decreto 487/2022?

Entre las mejoras que destacan en la adaptación de iGEO al Real Decreto 487/2022, se incluyen :

  • Plantillas seleccionables para los procedimientos (protocolos) de limpieza y desinfección: se han cargado todos los nuevos procedimientos de limpieza y desinfección, según indica en el nuevo Real Decreto 487/2022, para que podáis comenzar a utilizarlos en vuestros contratos o renovaciones. Estas plantillas se pueden editar y adaptar a vuestras necesidades o idiomas.

 

  • Actualización de la información referente a las operaciones de mantenimiento y revisión, de limpieza y desinfección, y de recogidas de muestras, con las nuevas periodicidades, creación de las nuevas y eliminación de otras según RD 487/2022. iGEO te avisará de estos cambios cuando crees o renueves un contrato. (ver más abajo)

 

  • Actualización de los formularios de limpieza y desinfección en función a lo indicado en el Real Decreto 487/2022 (que son aquellos que rellenan los técnicos desde el Portal Técnico para completar una orden de trabajo).

 

 

  • PDF Certificado: Actualización del formato PDF del certificado de limpieza y desinfección, incluyendo toda la nueva información exigida por el nuevo RD y que se recoge en los formularios (punto anterior). Hemos mejorado la visualización de estos PDF mejorando el formato de representación de la información.
iGEO_RD_487_2022 Certificado Servicio de Limpiezas
 
  • Mensajes de aviso en las renovaciones de contratos para informaros «a modo de alarma» de los cambio de frecuencia en las distintas operaciones. En caso de que las frecuencias o periodicidades del contrato que se está renovando no coincidan con las del nuevo Real Decreto 487/2022, iGEO te avisará para que puedas ajustarlo adecuadamente de forma agil. 

En el caso de que haya que incorporar nuevas operaciones (recogidas, mantenimiento o limpiezas) para adaptarse al nuevo Real Decreto 487/2022, iGEO te avisará con una etiqueta en verde (como la que se ve en la imagen a continuación), para que la visualices rápidamente y la incorpores en la renovación del contrato.

  • Vinculación entre las operaciones del antiguo RD y el nuevo RD.  Algunos nombres de operaciones de mantenimiento o de recogida de muestras, han cambiado su nombre y ahora se denominan de forma diferente. En la mayoría de los casos es muy similar, pero iGEO permite adaptarlas rápidamente con un simple click. Bien desde la renovación del contrato o bien desde el menú de configuración de iGEO. Si lo hacemos desde aquí una sola vez, ya no tendremos que hacerlo más veces al crear nuevos contratos.
    Para que tengas claro en todo momento cual es el nombre de RD y cual es el nuevo nombre iGEO ha creado un botón para que los identifiques (ver siguiente imagen, botón verde)

 

  • Mejoras generales en el uso del módulo de Legionella en iGEO: en este proceso de adaptación hemos mejorado el funcionamiento de la Legionella en iGEO, algunas mejoras ya están disponibles y otras aparecerán en los próximos días:
    • Visibilidad: hemos optimizado como se muestran algunos apartados de este módulo y seguiremos mejorando en otros para que la experiencia de usuario sea la mejor posible.
 
    • Clonación o importación de la toma de datos (ahora denominada datos técnicos y de funcionamiento): Muchas empresas demandaban una funcionalidad para clonar la toma de datos de un contrato a otro. Ahora ya tenemos esta funionalidad disponible. Vamos a permitir que se importen las tomas de datos de un presupuesto a otro, de un contrato a otro o de un contrato a un presupuesto y viceversa. Esto permitirá agilizar la introducción de datos a la hora de crear un nuevo contrato de Legionella. Como bien sabéis, muchos de vosotros, ante este importante cambio en la gestión de los contratos de Legionella, vais a querer realizar un contrato desde cero o crear un presupuesto para que vuestros clientes puedan aceptar previamente  cualquier cambios en el contrat, incluyendo por supuesto modificaciones económicas. De esta manera, podréis traeros todos los datos de la toma de datos del contrato actual vigente con un par de clicks al nuevo contrato o presupuesto.
 
 
    • Mejora de los PDFs: hemos mejorado la visual de los PDFs, que tendrán un diseño sencillo, accesible y visual que facilitará la presentación a clientes, a organismos oficiales o inspectores

 El PPCL en iGEO

En iGEO ya tienes disponible la nueva funcionalidad de PPCL (Plan de Prevención y Control de Legionella) desde cualquier Contrato de Legionella. Este apartado está situado en los botones principales superiores de cualquier contrato, a la derecha del actual Libro de Legionella, sin necesidad de realizar ninguna acción adicional. Dentro de este apartado podremos acceder a todos los apartados exigidos en el PPCL y que veremos representados con las siguientes pestañas:

  • Programa de mantenimiento y revisiones. Aquí visualizaremos todas las acciones de mantenimiento y revisiones (operaciones) que deberemos realizar durante la duración del contrato junto con un calendario de actuación para cada una de ellas.  
  • Programa de tratamiento Aquí visualizaremos todas los tratamientos de limpieza y desinfección que deberemos realizar durante la duración del contrato junto con un calendario de actuación para cada una de ellos.
  • Programa de muestreo y análisis Aquí visualizaremos todas las recogidas de muestras que deberemos realizar durante la duración del contrato junto con un calendario de actuación para cada una de ellas.  
  • Programa de formación del personal. Aquí aparecerá, tanto la formación de vuestros empleados, como la formación de los trabajadores externos que participarán en los trabajos de prevención contra la Legionella. La formación de estos últimos se podrá cargar desde este apartado en formato PDF para que posteriormente aparezca incluidas en PDF del PPCL. 
  • Datos y diagnóstico inicial de la instalación. Desde aquí dispondremos de todos los datos técnicos y de funcionamiento proveniente de la toma de datos realizada por el personal técnico. También podremos incluir las deficiencias provenientes del diagnóstico inicial de las instalaciones. Recordar que en el módulo de configuración podéis configurar las deficiencias más habituales para cada instalación en los contratos de Legionella.
    Desde la toma de datos técnicos y de funcionamiento podréis subir las notificaciones de las torres dadas de alta, para que esté disponible en 
  • Planos y esquemas/Puntos de Control. Desde aquí podréis acceder a los planos de la sede, donde poder ubicar los puntos terminales, los planos del circuito hidráulico y otros planos varios.
  • Registro de actuaciones. Desde este apartado vais a poder registrar cualquier tipo de actuación realizada en la instalación. Desde  modificaciones estructurales, desviaciones importantes en la gestión del contrato, positivos por Legionella, notificaciones realizadas al cliente y por supuesto adjuntar cualquier tipo de documento a estos registros para que queden contemplados en el PDF del PPCL.

IMPRIMIR el PDF del PPCL. Desde el PPCL siempre vas a poder imprimir a PDF cualquier apartado de los aquí mencionados de forma independiente o crear un PDF completo con toda la información recogida en el PPCL y la información recogida en las ordenes de trabajo por vuestros técnicos, además de los resultados de los laboratorios de las diferentes recogidas de muestras.

¿Cómo renovar un contrato de Legionella en iGEO?

El nuevo Real Decreto 487/2022 tendrá un año de moratoria para la adaptación al nuevo PPCL, hasta el 02 de enero de 2024, por lo que tendréis un tiempo para poder trabajar desde la misma visual actual (como hasta ahora) hasta la implementación definitiva en vuestra operativa diaria. Aquí podéis descargar la Relación de fechas de entrada en vigor de los diferentes apartados del Real Decreto 487/2022, de 21 de junio, por el que se establecen los requisitos sanitarios para la prevención y el control de la legionelosis.

Lo que está claro es que en cualquier momento desde iGEO vas a poder renovar tus contratos gracias a las siguientes funcionalidades ya disponibles en iGEO:

  • Configuración de la tabla de operaciones: en los procesos de renovación nos aparecerá una alarma (warning de aviso) cuando haya una periodicidad diferente para una operación diferente a las definidas en el nuevo RD.
  • Nuevos procedimientos (protocolos) de limpieza y desinfección: iGEO os da la posibilidad de utilizar las plantillas de protocolos del nuevo Real Decreto para los diferentes tipos de limpiezas y desinfecciones. Estas plantillas ya están cargadas en iGEO para utilizar. Aún así, podréis seguir cargando las plantillas que consideréis oportunas o editar las que tenéis cargadas o hemos cargado, adaptándolas a vuestras necesidades. Los plantillas de limpieza y desinfección, estarán disponibles para todos los contratos de Legionella. Si quiero modificar alguna plantilla en concreto para un solo contrato, deberé desde la Tabla de Operaciones en esa instalación.
  • Clonar o importar toma de datos y de funcionamiento de un presupuesto a otro presupuesto, de un contrato a otro contrato, de un contrato a un presupuesto: 
    Ahora se pueden importar o clonar las tomas de datos técnicos del presupuesto, puedo importar los datos técnicos de otro presupuesto, agilizando el proceso de carga de información y pudiendo posteriormente realizar modificaciones a los datos importado si así fuese necesario.
    Podremos también clonar los datos técnicos de otro contrato a un presupuesto, muy útil para elaborar presupuestos a partir de un contrato en vigor y que necesitamos que el cliente apruebe las nuevas nuevas condiciones, tanto operativas como económicas.
  • Mensajes de avisos: iGEO mostrará «warnings» o mensajes de ayuda durante la renovación de contratos ayudandonos a ajustarnos al nuevo RD si así lo decidisiemos. Estos avisos aparecerán cuando renovemos contratos de forma individual (recomendado si vamos a adaptarnos al nuevo RD), pero también aparecerán cuando renovemos de forma masiva.
iGEO_Nuevo_RD_487_2022_Legionella_email inscripción formaciones

Preguntas realizadas por nuestros clientes

En iGEO, muchos de los registros que normalmente realiza un cliente, tienen un formulario disponible en el portal cliente. Estos formularios deben ser activado para que los clientes puedan visualizarlos y completarlos digitalmente desde el portal cliente.

Estamos pendiente hasta que Sanidad se pronuncie con una Guía aclaratoria de este formato. Actualmente tenemos algo no definitivo en la cocina, pero no estará disponible hasta el Ministerio arroje algo más de luz.

Antes se hacía mención al hipoclorito sódico en los tratamientos de desinfección y ahora se menciona el biocida de manera genérica, siguiendo las instrucciones del fabricante o distribuidor.

Es uno de los puntos críticos de este nuevo RD y que más controversia está generando. Estamos a la espera de que Sanidad publique una nota aclaratoria al respecto.
Se habla de que Sanidad es posible que deje de tener en cuenta cada uno de los puntos finales de agua para cálculo total del número de puntos, y de ahí sacar el número de analíticas, cambiándolo o permitiendo tener en cuenta los cuartos húmedos en vez de cada uno de los puntos de manera independiente, reduciendo el número de analíticas en muchos casos, pero todavía no hay nada cerrado.

Podrás seleccionar los protocolos o procedimientos de limpieza y desinfección al inicio de cada contrato o en las propias ordenes de trabajo que incluyan un tratamiento de limpieza y desinfección. En el PDF del PPCL, aparecerá dentro del apartado de Programa de tratamiento, dentro de cada certificado de limpieza y desinfección.

Según el nuevo RD 487 debe constar tanto la formación del personal de «mi empresa» que presta el servicio (formación interna), así como las formaciones del personal de la instalación del cliente final (formación externa), teniendo disponible la posibilidad de incluir ambas formaciones en iGEO.

El funcionamiento del PPCL será vinculado a que la línea de negocio que tenga activado el módulo de Legionella avanzado, recordemos que cada empresa puede renombrar a su gusto las líneas de negocio.

Cada tipo de operación irá automáticamente al apartado del PPCL que corresponda, por ejemplo las recogidas de muestras y análisis irán al programa de muestreo, y las revisiones de temperaturas al programa de mantenimiento.

Por supuesto, ya esta disponible. Hemos incorporado los nuevos campos en las operaciones de limpieza y desinfección, para que puedan ser rellenado por los técnicos. En los PDF de Certificado de Limpieza también están incluidos estos nuevos campos.

Si queréis que estos campos ya estén activos en los formularios debéis acudir al módulo de configuración de iGEO, ir a operaciones de Legionella y editar los parámetros globales. En el modo edición, deberéis activar la casilla «solicitar información adicional para operaciones de Limpieza y Desinfección». De esta manera ya se verán los nuevos campos en los formularios de limpieza y desinfección.

iGEO permite crear diferentes puntos de control o puntos terminales. Dependerá de de cada empresa, si decide realizar el trabajo de colocar los puntos de control sobre los planos para tener una mayor identificación de los mismos.
Queremos que iGEO ayude a las empresas, indicando cuantas muestras debe recoger en función de esos puntos de control creados, pero actualmente estamos pendientes de saber por parte de la administración como será la gestión definitiva de la cantidad de muestras para aplicarlo dentro de iGEO.

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