Seguimientos de presupuestos

Seguimiento Presupuestos

Los seguimientos de presupuestos es una de las tareas más importantes para una empresa, aunque al mismo tiempo sea de las más arduas de llevar a cabo.

Por ese motivo en iGEO hemos proporcionado una nueva funcionalidad que os ayudará a que llevéis el seguimiento de los presupuestos al día, y conocer en qué fecha debéis de realizar el próximo seguimiento.

¿Qué diferencia hay entre los seguimientos de presupuestos y seguimientos de potenciales?

Hace un tiempo desarrollamos una funcionalidad que consistía en realizar seguimiento a presupuestos para clientes potenciales.

En resumen, esta funcionalidad os permite enviar un email de seguimiento general de un potencial para seguir con el proceso de captación de este posible cliente.

Pero con esta nueva funcionalidad vamos a poder complementar esta acción, aunque el seguimiento de presupuestos está enfocado únicamente para los seguimientos de los presupuestos (tanto de potenciales como también de clientes).

¿Qué datos tenemos que rellenar para realizar un seguimiento de presupuestos?

Lo primero que debemos de hacer es acceder a Configuración>Empresa>Email/SMS.
Aquí encontraremos el apartado «Seguimiento presupuesto» desde donde podremos configurar el email predeterminado de los seguimientos de presupuestos.

El seguimiento de presupuestos es muy sencillo. Al generar un presupuesto encontraremos 3 nuevos campos en el primer paso de la creación.

3 campos a rellenar para el seguimiento de presupuestos

Como se observa, existen los siguientes 3 campos:

  • Fecha próximo seguimiento
  • Fecha último seguimiento
  • Fecha fin de validez

Una vez rellenado este campo, en la ficha del presupuesto aparecerán de la siguiente manera dentro del campos «Seguimiento».

Apartado «Seguimiento» en la ficha de un presupuesto

Una vez tengamos estos tres datos rellenos (aunque no es obligatorio que estén los tres indicados), si nos trasladamos a CRM>Presupuestos>Seguimientos, observaremos una tabla donde se mostrarán estas tres fechas indicadas.

Tabla de Seguimiento de Presupuestos desde CRM

Como se observa en la imagen, existe 3 columnas que se identifican con cada uno de los campos nuevos que aparecen en el presupuesto.

¿Cómo realizar el seguimiento de presupuestos?

Una vez llegados a este punto, queremos enviar el email de seguimiento de un presupuesto, tanto de forma individual como masiva.

Si queremos hacerlo individual, tenemos que acceder al propio presupuesto y en la parte inferior clicar en el botón «Enviar email de seguimiento».

Email seguimiento presupuesto

Como veréis podremos enviar el email de seguimiento de presupuesto e incluso en la parte inferior indicar cuántos días faltan para realizar el próximo seguimiento.

Si por ejemplo indicamos 7 días, iGEO de forma automática reflejará y actualizará el campo «Fecha próximo seguimiento» la fecha que toque para realizar el próximo seguimiento.

Una vez enviado el email, se reflejará en el campo «Anotaciones» de la siguiente manera:

Anotación realizada de forma automática al enviar el email de seguimiento de presupuesto

Al mismo tiempo el campo «Fecha próximo seguimiento», también ha sido actualizado teniendo en cuenta el número de días que hayamos indicado al enviar el email.

Mediante estos sencillos pasos vamos a poder realizar un seguimiento exhaustivo de todos los presupuestos al mismo tiempo que para los clientes potenciales se complementa con los seguimientos comerciales.

Os invitamos a conocer nuevas funcionalidades en nuestro blog.

Envío SMS recordatorio desde iGEO

SMS recordatorio

Os presentamos en exclusiva una de las grandes funcionalidades de este 2022, el envío de SMS recordatorios desde iGEO.

De una forma sencilla vamos a poder enviar tanto desde oficina como los propios técnicos un SMS recordatorio a los clientes para que recuerden tanto la fecha y hora del servicio planificado para el próximo día como el recordatorio de que el técnico está en camino.

Como siempre decimos y os mostramos en nuestro blog, muchas de las funcionalidades que sacamos a la luz basan parte de su funcionalidad en la buena calidad de los datos que tengáis introducidos en iGEO.

A continuación os vamos a explicar como se lleva a cabo el envío de SMS recordatorios, y un ejemplo práctico para que lo veáis al completo.

Configuración de SMS recordatorio

Lo primero que os mostramos es la configuración genérica de los SMS.

Para ello debemos acceder a Configuración>Empresa>Emails/SMS. Desde aquí veremos que ahora existe una nueva pestaña: «SMS».

Pestaña SMS desde la Configuración de la empresa

Al ingresar en esta pestaña encontraremos dos opciones.

  • Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina
  • Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina

Esta será una configuración genérica que podemos dejar prediseñada para el envío de SMS recordatorio desde oficina, el día antes de la ejecución del servicio.

Para generar el texto, debemos clicar en el botón «Editar» y escribir el mensaje de texto del SMS.

Tened en cuenta que existen una serie de variables que podemos ir introduciendo en el propio texto, las cuales posteriormente reflejarán el dato real que esté introducido en iGEO.

Es decir: Si introducimos en el texto la variable «${fechaYhoraPrevista}», en el SMS enviado se cambiará por la fecha y hora real que hayamos indicado en la orden de trabajo.

Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Este será el SMS que enviará el técnico justo antes de embarcar el camino a las instalaciones del cliente. De esta manera el cliente ya estará avisado y podrá prepararse para la visita del técnico.

La configuración de dicho SMS es idéntica que el SMS que se envía desde Oficina.

Configuración SMS desde el módulo de Configuración de la empresa

Es importante también que tengáis en cuenta el campo «Nombre remitente SMS». Este será el nombre que aparecerá como quien ha enviado el mensaje al cliente.

Si el nombre de vuestra empresa supera los 11 caracteres o no se rellena este campo, aparecerá el dominio de vuestra empresa por defecto.

SMS recordatorio real a un número de teléfono móvil

Configuración del número de móvil al que se envía el SMS recordatorio

Una vez hayamos finalizado la configuración inicial, tenemos que acceder a la ficha de la sede.

Desde aquí reflejaremos el número de móvil al que enviar el SMS recordatorio desde el siguiente apartado:

Configuración del envío de SMS desde la Sede

Tened en cuenta que la forma de indicar el número móvil es: (+prefijo)(número móvil)
Por ejemplo: +346368XXXXX
Debe ponerse todo seguido como en nuestro ejemplo y con el símbolo + antes del prefijo

Configuración envío SMS recordatorio automático

Observaréis que existe el check «Envío de mensajes automáticos».

Activación del envío automático de SMS recordatorios

Al activar esta opción observaremos que aparece un campo en el que debemos de indicar la hora de envío que queremos programar.

En este ejemplo que os mostramos hemos indicado las 17.00 horas. Eso significa que el día antes de acudir a las instalaciones del cliente, a las 17.00 horas se enviará un SMS de forma automática al cliente, sin que nosotros tengamos que hacerlo de forma manual.

Solamente tenemos que tener en cuenta un dato, y es que cuando indiquemos la hora debe existir un margen mínimo de 24 horas entre la hora indicada y la ejecución del servicio para que el envío automático se haga efectivo.

Envío manual de SMS al cliente desde Oficina

Una vez tengamos configurados estos dos apartados, podremos enviar un SMS recordatorio para todas las ordenes de trabajo pendientes de ejecutar que tengamos para esa sede.

Por ejemplo, si introducimos en la ficha de la orden de trabajo encontraremos en el apartado «Datos del cliente/sede» el botón verde «Enviar SMS recordatorio».

Botón de Enviar SMS recordatorio desde la ficha de la orden de trabajo

Recuerda, que como es lógico el SMS recordatorio se podrá enviar a aquellas ordenes de trabajo que estén en los estados: «Propuestas» o «Pendiente confirmación» o «Confirmada».

Al clicar en «Enviar SMS recordatorio» aparecerá de nuevo el mensaje predefinido en la Configuración.

Además podéis ver según vayáis escribiendo el SMS la cantidad de caracteres restantes disponibles.

Caracteres restantes para enviar el SMS recordatorio

Una vez que tengamos preparado el SMS, debemos clicar en «Enviar mensaje texto» para que se haga efectivo.
Tras esta acción aparecerá el cartel de color verde confirmando que se ha enviado correctamente.

Mensaje de SMS enviado correctamente

Envío manual de SMS al cliente desde Portal Técnico

Los técnicos también tendrán disponible la opción de enviar SMS recordatorios a los clientes. El objetivo es que una vez que vayan a comenzar el trayecto a la sede del cliente envíen el SMS para recordarles que están de camino.

El funcionamiento es muy sencillo, ya que desde el menú «Trabajos del día» podrán clicar y enviar el SMS.

Lisado de servicios desde el Listado de Ordenes de Trabajo

Para ello debe clicar en el botón verde «Notificación voy para allá».

Botón de «Notificación «voy para allá»

De esta manera se revisará el mensaje de texto del SMS y se podrá enviar al cliente.

SMS enviado desde el Portal Técnico

ENVÍO MASIVO DE SMS RECORDATORIOS

Esta funcionalidad tiene su sencillo proceso para poder enviar los SMS de forma masiva a los clientes y que no tengamos que estar accediendo a la ficha de cada uno de los clientes para enviar el SMS.

Para el envío masivo de SMS recordatorios debemos seguir el siguiente camino: Planning>Ordenes de Trabajo>Pendientes Asignadas.

Listado de ordenes de trabajo pendiente de asignar

Desde este listado podremos primeramente filtrar entre los diferentes conceptos que aparecen en esta tabla (Cliente, CP, Localidad, Línea de Negocio, Zona Comercial, etc) y clicar el check que aparece en la parte izquierda, al lado de cada número de la orden de trabajo.

De esta manera se seleccionará las ordenes de trabajo y en la parte superior derecha, desde el botón azul «Acciones» seleccionaremos la opción: «Enviar SMS recordatorio».

Selección masiva de ordenes de trabajo para enviar SMS recordatorio

A continuación aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo seleccionadas, y podremos ver el mensaje de texto de SMS para cada orden de trabajo.

Si estamos de acuerdo, clicaremos en el botón verde «Enviar mensaje de texto».

Estas son los tres canales para enviar el SMS recordatorio.

Esta funcionalidad es muy importante utilizarla para reducir al máximo algunos imprevistos que en ocasiones suele suceder con algunos clientes.

Para estar al tanto de más novedades de iGEO, acceder a nuestro blog.

Asignar zonas de instalación de forma masiva

Asignar zonas de instalación de forma masiva

Con esta nueva funcionalidad, en iGEO os damos la posibilidad de asignar zonas de instalación de forma masiva a los puntos de control.

De esta manera nos ahorramos tener que acceder a cada ficha del punto de control, e indicar de forma individual en qué zona está vinculado cada punto.

A continuación os explicamos como podéis llevar a cabo esta tarea:

Debemos acceder a la ficha de una sede, y en el apartado «Puntos de Control», editar cualquiera de ellos pinchando en el botón azul del lapicero.

Justo al lado del campo «Zona Instalación», encontraremos el botón de «Asignar Zonas».

Hacemos clic en esta opción, y aparece un listado de todos los puntos de control, y en la parte derecha todas las zonas que se hayan creado en la sede.

Ahora, para vincular de forma masiva a un grupo de puntos de control con una de las zonas, tendremos que ir clicando en el check que aparece al lado del nombre de cada punto de control.

En la parte derecha deberemos seleccionar a qué zona queremos vincularlo.

Cuando hayamos finalizado el proceso, tendremos que clicar en el botón verde, «Asignar zonas».

Una vez hayamos finalizado este proceso, aparecerá un cartel de color verde indicando que los cambios se han efectuado correctamente.

De hecho, para comprobar que así es, si nos trasladamos al listado de puntos de control de la sede y revisamos la ficha de uno de los puntos de control que hemos vinculado, tenemos que ver que la zona se ha asignado correctamente.

Como habéis visto, esta funcionalidad os va a ahorrar mucho tiempo en dejar perfectamente configurados los puntos de control.
Por eso os animamos a utilizar esta funcionalidad cuando estéis revisando la configuración de los puntos de control.

Asignar zonas de instalación de forma masiva a los puntos de control nunca ha sido tan fácil como ahora.

Os invitamos a revisar el blog de iGEO para estar al tanto de otras novedades.

Gestionar servicios y avisos de empleados inactivos

Gestionar avisos y ordenes de trabajo de un empleado inactivo

En esta entrada os vamos a mostrar como gestionar servicios y avisos de empleados inactivos.

Ya sabéis que es bastante común que en ocasiones se tenga que inactivar a un empleado por múltiples circunstancias. Desde iGEO sabemos que justo en el momento de la inactivación pueden quedar ordenes de trabajo aún asignadas a ese empleado e incluso algún aviso que esté gestionando.

Por eso, ahora hemos añadido la siguiente funcionalidad desde la ficha del empleado:

Al indicar la INACTIVACIÓN del empleado, aparecen las siguientes opciones de cara a las ordenes de trabajo y de los avisos.

Ordenes de trabajo asignadas al empleado

A continuación os indicamos que pasaría si seleccionamos cualquiera de las 3 opciones:

Dejar las ordenes de trabajo asignadas: Estas ordenes de trabajo seguirían vinculadas al empleado inactivado.

¿En qué casos podemos utilizar esta opción? Imaginad que inactivamos un empleado porque estará ausente durante 4 dias y después volverá a su puesto de trabajo. En este caso seleccionaremos esta opción para que cuando vuelva siga manteniendo las ordenes de trabajo que tuviera asignadas previamente.

Dejar las ordenes de trabajo sin asignar: En este caso las ordenes de trabajo vinculadas pasarían a no tener a ningún técnico asignado.

Esta opción tiende a utilizarse cuando no tenemos una certeza exacta de a qué técnico le conviene tener asignadas esas ordenes de trabajo, o también en caso de que queramos asignar algunas ordenes a un técnicos y otras a otro técnico.

Reemplazar por otro técnico todas estas ordenes de trabajo: Esta opción te permite vincular todas las ordenes que tuviera el empleado inactivado al técnico que seleccionemos.

Este caso se da solamente en las situaciones en las que sepamos con total seguridad que técnico puede ejecutar las ordenes de trabajo del técnico inactivado.

Para asignar al nuevo técnico solamente tendremos que elegirlo desde el apartado «Asignar ordenes de trabajo a».

Avisos asignados a un técnico

El caso de los avisos es muy similar al comentado anteriormente con las ordenes de trabajo. Aún así, os explicaremos cada opción a continuación:

Dejar los avisos asignados: Seleccionando esta opción, los avisos que tenga asignado el empleado inactivado seguirán perteneciéndole sin causar ningún cambio al respecto.

Dejar los avisos sin asignar: Marcando esta opción, todos los avisos quedarán sin asignar a otro empleado, pudiendo posteriormente asignárselos a otro de los empleados activos.

Reemplazar por otro empleados todos los avisos: En este caso trasladaremos todos los avisos que tenga asignado este empleado, a otro compañero.

Esta opción suele utilizarse en aquellos casos en los que se realice un relevo en el puesto de trabajo o una sustitución.

Diferencia con la opción Cambiar técnicos desde el Planning

Como ya sabéis, en iGEO existe varios caminos para realizar la misma funcionalidad.

Desde el Planning>Gestiones>Cambiar técnico, también tenemos la oportunidad de realizar un cambio masivo de técnicos en las ordenes de trabajo.

La diferencia principal entre esta y la nueva funcionalidad reside en que si en el momento de inactivar al empleado ya tenemos claro quien le va a sustituir en las tareas de ordenes de trabajo y de avisos, lo podemos indicar justo en ese momento, sin tener que acceder al Planning.

Sino, siempre nos quedará la opción desde el módulo del Planning para realizar los cambios necesarios en las ordenes de trabajo.

Con toda esta información ya sabéis gestionar servicios y avisos de empleados inactivos.

Os invitamos a acceder a nuestro blog para que veáis nuevas funcionalidades que hemos añadido en iGEO.

Creación de avisos comerciales desde el Portal Técnico

Creacion avisos comerciales portal tecnico

A continuación os explicamos como se lleva a cabo la creación de avisos comerciales desde el Portal Técnico enfocado principalmente para las ventas de productos por parte de los comerciales.

En muchas ocasiones vuestros comerciales o incluso los propios técnicos realizan ventas de productos o de dispositivos y tienen que dejarlo registrado desde el Portal Técnico, para que posteriormente desde la oficina puedan gestionar el aviso y cobrar al cliente la venta realizada.

A continuación os presentamos como esta nueva funcionalidad os va a agilizar todo el proceso de venta, facturación y control del stock al mismo tiempo.

Os facilitamos un ejemplo práctico para que tengáis a mano todos los detalles de este proceso:

Imaginemos que estamos realizando la labor comercial y tenemos abierto el Portal Técnico.
Debemos acceder al apartado «Avisos» y crear un nuevo aviso de tipo comercial0.

Para ello, desde esta pantalla, debemos seleccionar avisos de tipo «Comercial».

El siguiente paso es identificar el cliente, la sede y la delegación (en caso de que tengáis varias delegaciones) a la que queremos vincular la venta.

Por último, debemos indicar un nombre del aviso y el producto vendido.

Una vez realizado este proceso, el aviso se queda creado y en estado ABIERTO.

Ahora desde la oficina deben gestionar este aviso para crear la venta su respectiva factura.

Os mostramos como hacerlo en tres sencillos pasos:

Desde el módulo Avisos, revisaremos el listado de «Abiertos» o en el listado «Todos» para identificar el aviso creado.

Haremos clic en el ojito de la parte izquierda del aviso y cogeremos la gestión del mismo.

En el primer paso de la gestión del aviso, debemos indicar en qué almacén queremos registrar este producto.

Como mostramos en la imagen anterior, tanto el producto, como el precio total ya viene reflejado de la venta que ha realizado el comercial.

En caso de que el comercial haya realizado la venta de más de un producto, podremos indicar con el check de la parte izquierda qué producto nos llevamos a la venta (porque puede que queramos hacer dos ventas individuales de cada producto vendido).

En el segundo y último paso de la venta, indicaremos la forma de facturación para finalmente cerrar el proceso completo de dicha venta.

Este es el proceso completo para la creación de avisos comerciales desde el Portal Técnico.

Os invitamos a estar al tanto de todas las novedades de iGEO, accediendo a nuestro blog.

TICKETBAI ya está en iGEO

TicketBAI ya esta en iGEO

El sistema de facturacion de TicketBAI ya está en iGEO disponible.

A continuación os vamos a explicar en detalle todo lo que debéis conocer sobre TicketBAI y como hemos desarrollado en iGEO esta funcionalidad para que todas las empresas que lo necesiéis tengáis en vuestra mano esta herramienta.

Además, como bien sabéis, desde iGEO siempre hemos apostado por la digitalización para mejorar e implementar todos los procesos de vuestra empresa y optimizar al máximo los resultados.

Adaptación de iGEO a las nuevas exigencias administrativas

iGEO ERP Cloud Platform, está consolidada desde hace años como uno de los softwares de control de plagas y sanidad ambiental más utilizados.

Nuestro software se expande por más de 15 países donde estamos presentes. Ya son 900 empresas en todo el mundo las que trabajan con iGEO, y más de 10.000 usuarios utilizan el software a diario.

La adaptación de iGEO a las diferentes exigencias legislativas por parte de la Administración provoca la aparición de nuevas funcionalidades que permiten a todas las empresas que trabajan con nuestro software cumplir y estar al día de todas las exigencias.

En este caso, para afrontar las nuevas obligaciones que las compañías de Control de Plagas en Euskadi deben cumplir para adecuarse al cumplimiento de las obligaciones tributarias con las Haciendas Forales, iGEO ERP Cloud Platform elabora el proyecto “TicketBAI” de trabajo y registro, como software garante de facturación electrónica TicketBAI.

El principal objetivo es que desde nuestra aplicación todos los clientes que trabajen con las obligaciones tributarias en las Haciendas Forales de Euskadi tengan en su mano la herramienta de facturación electrónica exigida por las Haciendas Forales de Euskadi.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto común de las Haciendas Forales y del Gobierno Vasco.

Tiene claramente definido dos objetivos: luchar contra el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones del contribuyente digitalizándolas.

Al mismo tiempo se pretende tener un mayor control de los ingresos de aquellos negocios que reciben pagos en efectivo.

Garantizar la equidad y que cada persona o negocio tribute en función de su capacidad económica real, al mismo tiempo que se protege al consumidor que tendrá un ticket por cada compra que realiza y podrá reclamar sus derechos.

También se contribuye a la reducción de los costes de cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Al fin y al cabo, Ticket BAI pretende que todas las transacciones queden registradas digitalmente implantando una serie de obligaciones legales y técnicas en los softwares de facturación de las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades económicas, con el fin de que la Hacienda Foral pueda controlar sus ingresos.

Que requerimientos tienen que tener los softwares para cumplir con TICKETBAI

TicketBAI supone que las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades económicas deberán utilizar, a partir del 01-01-2022.

Un software de facturación que cumpla los siguientes requisitos:

  • Inmediatamente antes de emitir una factura, deberán generar un fichero informático firmado de forma electrónica (fichero TicketBAI).
  • La factura que justifique las operaciones deberá incluir un código identificativo del documento y un código QR.
  • Estos códigos permitirán a los consumidores comprobar en la página web de la Diputación Foral si la persona que ha emitido la factura la ha declarado como ingreso en la Hacienda Foral.
  • El fichero TicketBAI deberá ser enviado a la Hacienda Foral en los plazos establecidos en la normativa tributaria correspondiente.

Proceso de facturación de TICKETBAI

Para cumplir los requisitos del software garante TicketBAI, el software de facturación, cada vez que emitan una factura, deberán seguir el siguiente proceso:

  • Se deberá generar un fichero XML que cumpla con el diseño y el contenido del esquema del formato TicketBAI (fichero TicketBAI).
  • El fichero TicketBAI deberá ser firmado electrónicamente.
  • Se generará la factura, bien en formato físico o en formato electrónico.
  • La factura debe incorporar dos contenidos adicionales:
    – Un identificativo TicketBAI.
    – Código QR.
  • Para la creación de estos dos contenidos es necesario utilizar parte de la firma electrónica del fichero TicketBAI.
  • Se remitirá el fichero TicketBAI a la Hacienda Foral correspondiente, dentro del capítulo de ingresos y facturas emitidas (para las personas físicas) y del capítulo de facturas emitidas (para las personas jurídicas) del libro registro de operaciones económicas, en los plazos y formatos establecidos reglamentariamente.

¿Qué bloques de información contienen los ficheros TicketBai?

  • Sujetos: emisor, destinatarios, varios destinatarios, factura emitida por terceros o destinatarios, etc.
  • Factura – Cabecera factura: entre otros campos, serie factura, número factura, fecha de expedición, hora de expedición, factura simplificada, factura emitida en sustitución de factura simplificada, factura rectificativa, facturas rectificadas, etc.
  • Factura – Datos factura: entre otros campos, fecha de operación, descripción factura, importe total factura, base imponible a coste, claves de regímenes de IVA y operaciones con trascendencia tributaria, etc.
  • Factura – Desglose a nivel de factura: entre otros campos, sujeta, exenta, causa de exención, base imponible exenta, tipo no exenta, base imponible, etc.
  • Huellas TBAI:
    – Encadenamiento factura anterior. Serie, número de factura, fecha de expedición y firma de la factura anterior.
    – Licencia TBAI, proporcionada por el registro de software garante TBAI, identificación de la entidad desarrolladora y denominación del software.

Diseño facturas de IGEO en relación con TICKETBAI

iGEO ERP Cloud Platform cumple con la ubicación del código TicketBAI y del código QR de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 de la ORDEN FORAL 1482/2020, de 9 de septiembre.

Nuestro sistema de diseño de plantillas nos permite adaptarnos a los diferentes escenarios que nos pueda plantear el cliente con respecto al formato de sus facturas.

Por supuesto, siempre tendremos que conservar el espíritu de la norma y para dar respuesta a la configuración establecida por TicketBAI, tanto el identificador cómo el código QR podrán colocarse en la posición más adecuada en base a la orientación de las facturas:

  • Orientación vertical: Se ubicará en la parte inferior de la factura en formato de una sola línea y debajo del código QR TicketBAI.
  • Orientación horizontal: Se ubicará en la parte derecha de la factura en una única línea y debajo del código QR TicketBAI.

Si se produjera la casuística de que el identificativo TicketBAI no pudiera ser incluido en una única línea, se extenderá en varias líneas consecutivas, separando por un guión “-“ el último carácter de cada línea.

Nuestro software iGEO ERP Cloud Platform dispone de la funcionalidad de verificación presencial requerida, en la que se muestra la siguiente información:

  • Número de identificación fiscal y razón social
  • Nombre del software garante: iGEO ERP Cloud Platform.
  • Versión del software garante.

Todo este proyecto de TicketBAI en iGEO ha sido un recorrido largo en el que hemos estado en contínuo contacto con la Administración pertinente para que nuestro sistema de facturación tenga el visto bueno por su parte.

Para que veáis como iGEO ya está registrada de forma oficial, os invitamos a que accedáis al listado de registros de software de Bizkaia Batuz y encontraréis nuestro software inscrito desde el mes de septiembre.

Por supuesto que independientemente de la Hacienda Foral a la que pertenezcas, podrás trabajar con iGEO perfectamente.

Si surgen más novedades y actualizaciones al respecto, os las haremos llegar mediante todos nuestros canales.

Recordad que en nuestro blog también publicaremos diferentes contenidos relacionados con iGEO, el sector y la Administración Pública.

Desanular una factura rectificativa

Desanular una factura rectificativa

Os vamos a explicar que utilidad tiene la funcionalidad para poder desanular una factura rectificativa.

El objetivo es que si en alguna ocasión generas una factura rectificativa por error y quieres “dar un paso atrás”, tengas a tu disposición un botón que te permita eliminar esa rectificativa y dejar a la factura original tal y como estaba en un principio, sin estar anulada.

Como siempre nos gustar mostraros en el blog es un caso real para que veáis lo simple que es realizar esta anulación y las consecuencias de la misma.

Supongamos que tenemos una factura, cuyo estado es Emitida, pero no cobrada (recordar que solo se puede crear una rectificativa de una factura que esté solamente emitida).

En la parte inferior encontraréis el botón de color naranja «Anular factura», para que se pueda crear una factura rectificativa vinculada a esta.

Como sucedía hasta ahora, al hacer clic sobre este botón aparece una pantalla para que confirmemos la anulación de la factura.

Es importante que tengamos en cuenta las dos opciones que aparecen en pantalla.

La primera para «Generar una venta con el mismo importe que la factura, pero en negativo» y la segunda para «Generar una factura pendiente de emitir, igual que la anulada».

Cuando confirmemos la anulación de la factura, tendremos una factura en estado «Anulada» y otra factura en estado «Rectificativa«.

Ahora viene el quid de la funcionalidad. Imaginemos que por error hemos anulado la factura, y tenemos ahora la factura anulada y la rectificativa, y queremos dar «marcha atrás» y volver al estado anterior donde solo existía una factura en estado emitida.

La solución que hemos propuesto ahora es muy sencilla. Solamente tendremos que acceder a la pantalla de la factura en estado «Anulada» y en la parte inferior clicar en el botón rojo «Desanular factura».

Con esta acción estaremos ELIMINANDO la factura rectificativa, y convirtiendo la anulada en Emitida.

Ahora el contrato/venta volverá a tener vinculada una sola factura, en estado Emitida.

Ya sabéis como se puede desanular una factura rectificativa.
En nuestro blog os explicaremos otras funcionalidades nuevas que hemos desarrollado en iGEO.

Personaliza el Portal Técnico

Personaliza Portal Técnico

Personaliza el Portal Técnico a tu gusto y elige que secciones forman parte del Certificado de Servicio.

De esta manera adpatarás el contenido de los Certificados de Servicio para aquellos casos en los que necesites adecuar esta pantalla a tus técnicos.

Esta personalización es individual para cada línea de negocio.

A continuación os explicamos con sencillos pasos como se personaliza:

Primero debemos de acceder dentro de Catálogo>Línea de Negocio>Secciones Orden de Trabajo.

Desde esta pantalla aparecen todas las secciones que vienen visibles por defecto en el certificado de servicio de dicha línea de negocio.

En caso de que queramos personalizar los apartados del Certificados de Servicio, solo debemos clicar en «Editar configuración» y seleccionar mediante los check, los apartados que queremos que se reflejen en el Certificado de Servicio.

Cuando terminemos de marcar las secciones que queremos ver en el Certificado de Servicio, pincharemos en el botón verde «Guardar» y quedará listo para las ordenes de trabajo pendiente de ejecución.

Ya sabes como se Personaliza el Portal Técnico. Si quieres estar al tanto de otras funcionalidades que hemos añadido en iGEO, accede a nuestro blog y estáte al tanto de las últimas novedades.

Estado contrato: Aceptado pendiente de activar

Estado contrato: Aceptado pendiente de activar

A continuación os explicamos el nuevo estado del contrato: Aceptado pendiente de activar.

Antes de todo, queremos que tengáis claro el escenario en el que tenéis que asignar a los contratos este estado. Es para aquellos clientes que os han aceptado el contrato, pero este entra en vigor dentro de fechas futuras.

Esta funcionalidad está disponible tanto si hacemos la renovación individual del contrato, como si la hacemos de forma masiva a varios contratos.

Para que veáis un ejemplo de lo sencilla pero efectiva de esta funcionalidad, os invitamos a que echéis un vistazo a lo siguiente:

Desde CRM>Contratos, accedemos a la tabla de «Pdtes de renovar» y clicamos en un contrato que queramos renovar.
Como bien sabéis, en la parte inferior encontraréis el botón «Renovar contrato».

Al clicar esta opción, aparecerá la pantalla que habitualmente conocemos donde podremos elegir si hacemos un incremento del precio (en porcentaje), si queremos enviar la carta de renovación y si trasladamos comisiones al contrato renovado.

Ahora, hemos añadido las dos opciones que definen el estado en el que queremos que se quede el contrato «Pendiente de aceptar» o «Aceptado pendiente de activar».

El estado «Pendiente de aceptar» no se ha modificado, y se tiene que utilizar en el caso de que queramos enviar al cliente el nuevo contrato, para saber si finalmente lo acepta o no.

El nuevo estado «Aceptado pendiente de activar» es el que debemos vincular al contrato en caso de que ya conozcamos que el cliente acepta el nuevo contrato.

Si seleccionamos esta última opción, el proceso será exactamente igual que hasta ahora. De hecho, cuando estamos realizando la renovación del contrato, en el segundo paso, debemos definir la fecha de inicio y fecha fin del contrato.

La fecha de inicio tiene un valor muy importante, porque será ese mismo dia cuando el contrato pasará de forma automática al estado «Activo».

En nuestro ejemplo, como se aprecia en la imagen, la «Fecha de inicio» está seleccionada para el 19/09/2021.
Esto quiere decir que cuando llegue esa fecha, el contrato pasará a estar «Activo» de forma automática, sin que no tengas que estar pendiente de ello.

Renovación masiva en estado Aceptado pendiente de activar

Para realizar una renovación masiva de contratos y que todos ellos se renueven en estado Aceptado pendiente de activar, debemos acceder a CRM>Contratos>Ptes Renovar.

Desde ese listado, como ya sabéis podemos filtrar para visualizar solamente aquellos contratos que cumplen una serie de condiciones que deseamos.

Una vez tengamos el listado en pantalla, podemos clicar el check del lateral izquierdo, en todos o en varios de ellos y desde la parte superior derecha, en el botón «Acciones», clicaremos en «Renovar contratos».

En el último paso, podremos seleccionar de forma individual a cada contrato, el estado con el que queremos que se renueve.

Como veis es una funcionalidad muy interesante para gestionar los contratos y así tener siempre en nuestra mano el control total y absoluto de los contratos y sus estados.

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Sedes potenciales de clientes activos

Sedes potenciales de clientes activos

En esta entrada os vamos a mostrar como debéis gestionar todas aquellas sedes potenciales de clientes activos.

Para ir por paso y entenderlo fácilmente, comencemos desde el principio.

Ya sabéis que en iGEO, para mejorar la labor comercial, desde el principio hemos diferenciado claramente los clientes en activo (con los que existe un contrato o una venta), de aquellos que son potenciales (es decir, tenemos su contacto pero no tenemos vinculación comercial).

Dentro de la ficha de un cliente, existe el concepto de sede: Direcciones de servicio de este cliente (mínimo siempre existirá 1 y puede tener tantas como establecimientos tenga ese cliente).

Pero, ¿qué ocurre si un cliente que está en activo nos pide un presupuesto indicado solo para una de sus sedes que aun no hay vinculación comercial?
Lo primero que tenemos que hacer es marcar desde la ficha de la sede, que es «Sede Potencial».

Como se aprecia en la imagen, en la ficha de la sede debemos marcar el check indicado para indicar que es sede potencial.

De hecho, para diferenciar las sedes de un mismo cliente que son potenciales de las que no lo son, aparece este icono al lado del nombre.

Claramente se distingue unas sedes de otras al visualizar las sedes generales del cliente.

Por supuesto, que a esta sede potencial la podemos vincular presupuestos que enviemos al cliente por email.

Gestionar una sede potencial a nivel comercial

Como hemos comentado antes, a nivel comercial esta funcionalidad permite que los comerciales puedan localizar los presupuestos enviados a sedes potenciales.

Para ello, dentro de CRM>Potenciales>Sedes Potenciales, tendremos un listado de todas ellas, en la que se incluyen tanto de clientes potenciales como de clientes activos.

Además, esta funcionalidad tiene un paso más atractivo aún. Desde el listado de Presupuestos, encontraremos el filtro «Tipo de Cliente», pudiendo seleccionar «Cliente» o «Potencial».

Así de sencillo encontraremos el presupuesto de una sede potencial que queramos revisar y gestionar.

Si quieres estar al tanto de otras novedades de iGEO, del sector de control de plagas o de noticias tecnológicas, accede a nuestro blog.