Subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Conoce como desde iGEO puedes gestionar al completo la subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas.

Cada vez es más común la práctica de subcontratar servicios y es por esto que esta funcionalidad permite que dos empresas que trabajen a través de iGEO ERP Cloud Platform, optimicen la gestión de servicios subcontratados de forma íntegra y directa.

Ventajas de gestionar la subcontratación de servicios desde iGEO

Existen múltiples ventajas para enumerar las razones de por qué tenemos que llevar a cabo la subcontratación de servicios con otras empresas de control de plagas a través de iGEO.

Para no extendernos demasiado, vamos a reflejar a continuación, las más importantes:

  1. Gestión íntegra del proceso desde iGEO: Tanto el contratista como la empresa subcontratada realizará la gestión completa del proceso desde nuestra aplicación, sin tener que enviar o recibir ninguna documentación desde otra plataforma.
  2. Comunicación bidireccional sin límite de colaboraciones: En todo momento la comunicación entre el contratista y la subcontratada es completa y en tiempo real. Desde el envío del contrato y de las órdenes de trabajo, hasta la recepción de los certificados de servicio verificados junto al resto de información.
  3. Agilidad y seguridad del proceso de intercambio de información: El traspaso de datos entre las empresas se realiza a través de un fuerte sistema de seguridad, para que en ningún momento la información sufra cualquier hackeo o pérdida de datos.
  4. Automatismo en todos los procesos: Los procesos manuales suelen conllevar en ocasiones algunos errores, por eso hemos mantenido este proceso a través de una serie de pasos automatizados, para que la acción humana se manifieste sólo en aquellos procesos necesarios.
  5. Ahorro en tiempos y costes: Cuando se automatizan los procesos estamos generando un ahorro en el tiempo y en las secuencias de trabajo. Todo esto provoca que se reduzcan los costes y se maximicen los beneficios de la empresa.
  6. Portal Cliente: Estará actualizado en todo momento ya que las órdenes de trabajo viajan al portal cliente una vez se hayan verificado, al igual que otra información relevante como los productos, las fichas técnicas y de seguridad y el plan de acción.

¿Qué significa subcontratar un servicio?

Para comprender perfectamente esta funcionalidad, vamos a explicar el concepto de la subcontratación de un servicio.
Podemos definir que la subcontratación es la acción que se lleva a cabo cuando una empresa mantiene un contrato laboral con otra empresa del sector para llevar a cabo uno o varios servicios estipulados.

Subcontratas acuerdo

Para que el hilo sea fácil de seguir, vamos a dividir este artículo en dos partes:

  • En la primera reflejaremos un resumen del proceso desde el punto de vista de la empresa contratista, es decir, desde la empresa A que subcontrata a la empresa B para que esta realice un servicio.
  • En la segunda parte cambiaremos el enfoque y lo explicaremos desde el punto de vista del subcontratado, es decir, desde la empresa B que ha sido contratada por la empresa A para ejecutar el trabajo.

Desde este blog explicaremos de forma resumida esta funcionalidad, aunque siempre podéis descargaros el manual completo para ver en detalle cada paso a seguir.

Soy contratista, ¿Qué debo hacer?

Lo primero que se debe hacer es ajustar el rol que permite poder enviar contratos y órdenes de trabajo a otras empresas.
Para ello tienes que vincular el rol “Enviar OdTs a Subcontrataras” al empleado que desees que pueda desarrollar esta acción.

Tras activar este rol a todos aquellos usuarios que lo necesiten, el siguiente paso es la creación de la empresa subcontratada (Empresa B) como proveedor de tipo subcontratada.

Para ello, nos trasladamos al módulo Catálogo>Proveedores>Ficha del proveedor y rellenar la ficha tal y como te mostramos:

Subcontratación de Servicios - Generar empresa subcontratada

Es importante, tal y como se remarca en la imagen, que en la ficha indiquemos:

  • Tipo de proveedor: Subcontrata
  • Utiliza iGEO: SI
  • Token empresa subcontratada: Introducir el token facilitado por la Empresa B (subcontratada)

Una vez tengamos realizado esta acción, debemos realizar la vinculación contractual entre ambas partes (contratista y subcontratada).

¿Cómo vincular un contrato a la empresa subcontratada?

Muy sencillo, lo único que debemos hacer es crear el contrato tal y como estamos acostumbrados a hacer en iGEO.

Es decir, crearemos al cliente final como nuestro cliente en el CRM, y generamos el contrato. Aquí, indicaremos los servicios a realizar, la frecuencia de cada uno, configuraremos el tipo de facturación y de cobro junto al resto de información que necesitemos reflejar en el contrato.

Importante: Recuerda que este contrato es el que vincula a la empresa contratista (Empresa A) con el cliente final.

Desde la ficha del contrato, en las opciones ubicadas en la parte inferior, encontraremos el botón de color naranja “Subcontratar servicios”.

Subcontratación de Servicios - Opción Contratar Servicios

Al clicar en este botón aparecerá una tabla con las órdenes de trabajo que conforman el contrato. Desde esta pantalla debemos marcar aquellas órdenes que queremos enviar a la subcontrata.

Elección subcontrata

Cuando hayamos indicado en la parte superior a qué subcontrata queremos enviar las órdenes de trabajo y cuales queremos enviar (una, algunas o todas), simplemente tendremos que clicar en Guardar y se enviarán automáticamente.

En ese mismo instante, la empresa subcontratada (Empresa B) visualizará desde su listado de clientes a la empresa que la ha subcontratado como un cliente suyo.
A partir de este momento, tendrá que ser la empresa subcontratada quien ejecute y verifique el servicio.
Una vez que la empresa subcontratada ha verificado el servicio, este se enviará automáticamente a través de iGEO.

Por lo tanto, si te introduces en la ficha de esa orden de trabajo, encontrarás en la parte inferior el botón de color rojo para visualizar el certificado rellenado.

SOY SUBCONTRATADA, ¿QUÉ DEBO HACER?

Cuando soy una empresa subcontratada (empresa B) realizo un servicio a un cliente final, a través de un contrato que he firmado con una empresa contratista (empresa A).
A continuación vamos a exponer que debe hacer una empresa subcontratada y cómo gestionar cada uno de los procesos.

Como se ha explicado anteriormente, lo primero  es generar un token para vincular a la empresa subcontratada al contratista.
Para ello, debes acceder a la Configuración>Subcontratas y en la pestaña “Configuración” deberás clicar en el botón azul “Generar Token”.

Este token se genera de forma automática, y aparecerá en esta misma pantalla. Ahora solo tendrás que facilitar este token a la empresa contratista y ambas partes quedarán vinculadas.

Cuando la empresa contratista cree a la empresa subcontratada como proveedor, se generará de forma automática un aviso.
El aviso se creará a la empresa subcontratada (Empresa B) y refleja que un contratista quiere subcontratarnos ciertos servicios. Al aceptar estas unión contractual podremos recibir servicios por parte de la contratista (Empresa A).

Como hemos explicado previamente, debe ser la empresa contratista quien genera el contrato, junto a las facturas y las órdenes de trabajo. Una vez se han traspasado los servicios a la empresa subcontratada, esta recibirá un aviso para que pueda visualizar todos los datos correspondientes antes de aceptarlo.

Aviso contratar ordenes de trabajo

Ahora, la Empresa B debe acceder a la ficha del cliente final desde el CRM (el cual se ha creado automáticamente), y vincular los servicios y los puntos de control enviados por parte del contratista correspondiente a los suyos propios.

Una vez realizada esta vinculación, se podrá aceptar el contrato.

Subcontratación de Servicios - Aceptar Contrato

A partir de este momento la empresa subcontratada planificará y ejecutará los servicios tal y como están acostumbrados en iGEO.

Una vez se finalicen estos servicios se generará el Certificado de Servicios y se enviará a la empresa contratista.

¿Porqué es tan importante trabajar con la subcontratación de servicios de iGEO?

  • Desde iGEO siempre que desarrollamos nuevas funcionalidades tenemos presente que la seguridad de datos es una característica crucial. Por ello, en la subcontratación de servicios hemos creado un proceso 100% seguro para que los datos y la información que viaje pueda perderse ni ser descifrada por agentes externos.
  • Al utilizar esta funcionalidad no tienes que trabajar con ningún software externo a iGEO, ya que desde nuestra aplicación tienes el proceso completo integrado facilitando la comunicación entre ambas partes.
  • La automatización y agilidad de los procesos facilita la contratación de servicios y el recibimiento de toda la documentación necesaria.
  • Fomento de la relación entre las empresas del sector. En muchas ocasiones el desconocimiento provoca que el sector no sufra un crecimiento mayor, por eso desde iGEO queremos dar la posibilidad de que ambas partes (contratista y subcontratada) puedan generar una relación laboral y profesional mayor.
  • Ten a mano el histórico de todos los servicios, tanto de los ejecutados por tus propios técnico, como aquellos que han sido subcontratados.
  • Portal Cliente siempre actualizado con toda la información y documentación pertinente para ser visualizada y descargada. Fidelizar a los clientes es la clave para mantener una cartera de clientes sólida.

Desde esta entrada hemos explicado a grandes rasgos como realizar la subcontratación de servicios.
Nuestro departamento de Soporte siempre está a vuestra disposición para poder resolveros cualquier duda al respecto.

También os recordamos que a través de nuestro blog y las redes sociales iremos anunciando nuevas funcionalidades y actualizaciones, por lo que estad atentos para no perderos ninguna noticia de iGEO y del sector.

Preguntas Webinar – Subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Subcontratacion de servicios

¡Gracias por la gran acogida que está teniendo la funcionalidad de la subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas!

Muchos de vosotros estabais esperando esta funcionalidad con gran entusiasmo. La verdad es que el desarrollo ha sido bastante complejo ya que hay que tener una gran cantidad de aspectos en cuenta para que toda la información quede coordinada y automatizada, sin olvidar que todos los datos viajen bajo un estricto sistema de seguridad.

Como siempre hemos repetido, para nosotros es importante que tengáis la capacidad de poder comunicaros entre vosotros a través de iGEO y eso por supuesto que incluye la subcontratación de servicios entre las empresas del sector que utilizan iGEO.

Ahora que ya está a vuestra disposición esta funcionalidad, esperamos que podáis disfrutarla y sacar el máximo provecho de ella.

Dudas frecuentes de la subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Durante la webinar algunos de vosotros nos hacéis algunas preguntas. Por falta de tiempo solemos contestar a tres o cuatro pero para que nadie se quede con las ganas o con la duda surgida, a continuación os presentamos las preguntas más comunes sobre esta funcionalidad:

1¿Qué coste tiene esta funcionalidad?

Esta funcionalidad es totalmente GRATUITA. Queremos fomentar y dar la mayor facilidad posible a todas las empresas que trabajáis con nosotros para que automaticéis lo máximo posible el proceso completo de la subcontratación de servicios.

 

2. ¿Desde cuanto está disponible?

Ya mismo podéis trabajar y gestionar la subcontratación de servicios en iGEO. Iremos realizando mejoras y desarrollando nuevas funcionalidades. Para que estéis al tanto de todo, os iremos enviando a través de emails, vídeos en nuestras redes sociales o diferentes comunicados en la propia aplicación.

 

3. En el caso de dos empresas que a la vez actúan como Contratistas y Subcontratados, ¿se pasan trabajos bidireccionalmente?

Podemos trabajar simultáneamente como subcontratista y subcontratado, ya que el flujo de información es bidireccional y complementario. Es decir, no es excluyente porque son estados independientes que se desarrollan sin influir uno en el otro.

 

4. Si ya tengo al cliente creado anteriormente y todas las sedes creadas, pero no quiero que se me cree doblemente, ¿que puedo hacer?

iGEO reconoce que esa sede ya está creada previamente y no se duplica, sino que vincula el contrato a la sede existente.
Solo hay que tener en cuenta que el nombre de la sede debe ser exactamente el mismo, sin que haya sufrido modificaciones en su nomenclatura.

 

5. ¿Cómo sería el proceso para subcontratar un trabajo de un contrato ya creado previamente?

Vamos a suponer que ahora tienes un contrato con 8 servicios y has indicado en cada orden de trabajo que este lo ejecuta una subcontrata. Pero ahora que hemos implementado esta nueva funcionalidad quieres enviar las ordenes de trabajo que quedan por ejecutar a la subcontratada (que también trabaja con iGEO).

Para esta casuística, lo único que tienes que hacer es seguir el nuevo procedimiento. Es decir, vincular a la empresa subcontratada con el token y después seguir los pasos para enviar las ordenes de trabajo que están pendientes de ejecutar del contrato en vigor a la empresa subcontratada.

 

6. ¿El Cliente de “A” (Empresa contratista) verá en su portal de cliente el certificado emitido por la empresa “B” (Subcontratada)?

El cliente final, accederá al Portal Cliente de la empresa contratista (Empresa A) donde visualizará y descargará el certificado generado por la empresa subcontratada (Empresa B).
Es cierto que este punto está aún en proceso de desarrollo y puede sufrir alguna modificación u opción alternativa porque nuestra idea es que en un futuro tengáis la opción de que el certificado de servicio pueda generarse con el logo de la empresa subcontratada junto a la del contratista, y para ello la empresa subcontratada tenga que tener un Certificado Alternativo que nos solicite a nuestro departamento de soporte para su creación.

Siguiendo este proceso, la empresa subcontratada a la hora de generar y enviar el Certificado de Servicio, deberá elegir hacerlo con el certificado alternativo, que es el que estará preparado para los servicios subcontratados.

 

7. En caso de recibir un aviso de plaga por parte de un cliente, ¿Cómo comunica la empresa contratista a la empresa subcontratista la realización de «nuevo aviso»?

Si alguna vez os veis en esta situación, lo que debéis hacer es coger la gestión del aviso y seleccionar la opción de convertir este aviso en una orden de trabajo, para vincularlo a continuación al contrato en vigor con la empresa correspondiente.

De esta manera, desde el contrato podrás enviar esta orden de trabajo creada a partir del aviso a la empresa subcontratada. Así siempre tendrás el histórico de todos los servicios de ese contrato para conocer que órdenes de trabajo se han creado originalmente con el contrato y cuales a partir del aviso.

 

8. ¿También se suben las fichas técnicas de los productos utilizados de las empresas subcontratistas a nuestro portal de clientes?

Si, en efecto, en los casos en que el producto sea biocida este aparecerá en el Portal Cliente de la empresa contratista (empresa A) junto a las fichas técnicas y de seguridad para que quede constancia. Siempre estará visible en el Portal Cliente de la empresa contratista, ya que es quien tiene la relación contractual con el cliente final.

 

9. ¿Qué pasa con alguna documentación como los riesgos laborales o notas que se deban compartir?

Si la empresa contratista quiere informar o dejar algún comentario a la empresa subcontratada para que se tenga en cuenta a la hora de realizar el servicio, pueden hacerlo a través de una nota interna. Esta se queda guardada en la orden de trabajo y así el técnico lo tiene a mano para revisarlo en cualquier momento.

 

10. ¿Y la cualificación carnet de los técnicos que han realizado los tratamientos?

Actualmente, como el técnico que realiza el servicio pertenece a la empresa subcontratada (Empresa B), en la base de datos del contratista (Empresa A) no aparece su nombre, ni su documentación como los carnets o datos educativos.

Este es un tema el cual os iremos informando cuando vayamos dando nuevos pasos, ya que la protección de datos es esencial y por eso no podemos trasladar los datos de una empresa a otra sin previa consulta y una aceptación por ambas partes.

 

11. Cuándo la empresa subcontratada verifica la orden, ¿le llega directamente al cliente? ¿a través del email? ¿aparte de a nosotros como aviso?

Ahora mismo, cuando la orden de trabajo es ejecutada y verificada por parte del subcontratado, esta viaja de forma automática al contratista y al mismo tiempo queda guardado en el Portal Cliente. También cabe recalcar que la empresa subcontratada tiene la potestad de enviar un email con el certificado de servicio a la dirección deseada.

 

Estas son las preguntas que recibimos durante la webinar.
Os animamos a todos a que comencéis a trabajar con esta funcionalidad, ya que automatizaremos muchos procesos y os ahorrará tiempo y dinero.
También iremos introduciendo mejoras y nuevas funcionalidades para la subcontratación de servicios. Todo os lo anunciaremos mediante email y en nuestras redes sociales.

Si queréis estar al tanto de otras funcionalidades, os invitamos a que reviséis nuestro blog.

Método Kanban para presupuestos

METODO KANBAN

El método Kanban para presupuestos ya está en iGEO. Esta método va a optimizar y agilizar la carga y el flujo de trabajo de cara a los presupuestos.

Nuestro CRM presenta funcionalidades muy avanzadas y potentes por lo que es el centro de trabajo de las empresas. Por eso, a nivel comercial se necesita tener un tablero desde el que podamos tener la información más importante destacada.

Por este motivo hemos introducido el método Kanban para presupuestos en iGEO. Si es la primera vez que leéis algo de este método o no os suena mucho, os desvelamos todos los secretos y os explicamos porqué es tan importante en iGEO.

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban es un método visual de gestión de proyectos que permite visualizar flujos de trabajo y carga de trabajo de un simple vistazo.
El tablero se compone de una serie de columnas en las que cada una muestra una etapa o estado y así podemos distinguir e identificar rápidamente en que situación está cada una.

¿Cómo hemos integrado el método Kanban en iGEO?

Muy sencillo, lo que hemos hecho ha sido realizar este método Kanban reflejando los diferentes estados de los presupuestos.

Para ello, desde el módulo de CRM hemos diseñado dos vistas, KANBAN y Tabla. Desde la parte superior podrás clicar en el botón verde «Versión Kanban».

Boton Kanban

Así pasaremos de la vista tradicional, a la nueva vista Kanban.

Kanban

¿Cómo agiliza este método mis tareas comerciales?

Este tablero como se observa en la imagen nos muestra un resumen de todos los presupuestos divididos por los diferentes estados (Borrador, Pendiente de Aceptar, En Negociación, Aceptados, Rechazado y Descartado).

De un solo vistazo visualizamos los presupuestos, el cliente al que pertenece, si este es potencial o cliente real, el importe total, el comercial que lo gestiona y el rango de fecha de cuando se realizó el último seguimiento.

Este método es dinámico, es decir, si arrastramos un presupuesto que pertenece a un estado, lo podemos dejar situado en otro y así por ejemplo pasar un presupuesto que está «En Negociación» en «Aceptado».

Cambio estado Kanban

Por supuesto que su estado también cambiará al instante.

Estado presupuesto

Además, cada uno de los datos que se reflejan dentro de la ficha de cada presupuesto en el Kanban es un acceso directo, es decir: Si clicamos en el nombre del cliente, nos trasladaremos directamente a la ficha de este.

Si en cambio clicamos en el número del presupuesto, visualizaremos el presupuesto en pantalla.

Como se muestra en la parte superior tenemos una serie de acciones que actúan como accesos directos según el estado de los presupuestos (Abiertos, aceptados, perdidos y todos).

Cada una de estas acciones lo conforman una serie de estados. La vinculación es la siguiente:

Abiertos lo conforman los estados: Borrado, Pendiente de Aceptar y En Negociación.

Kanban Abiertos

Aceptados: Solo aquellos presupuestos que tienen el estado Aceptado.

Kanban Aceptados

Perdidos: Solo se podrán visualizar todos aquellos presupuestos cuyo estado sea Rechazados o Descartados.

Kanban Perdidos

Todos: Muestra todos los presupuestos independientemente de los estados.

Kanban

Realizar una búsqueda avanzada a través del método Kanban

Si realizamos una búsqueda avanzada de presupuestos también podemos visualizar el resultados a través del método Kanban, ya que solamente tendremos que seleccionar en la parte superior de la pantalla si lo queremos visualizar en formato tabla o formato Kanban.

Si seleccionamos dentro del apartado de presupuestos en la parte izquierda tendremos las opciones de «Pendiente» y «Seguimiento de presupuestos», aparecerá la tabla de presupuestos como hasta ahora. Pero es importante que tengamos en cuenta que esta también se transforma en método Kanban.

Este método Kanban se utiliza en todo tipo de empresas y como habéis visto ayuda a mejorar los presupuestos. Ahora tenéis la oportunidad de agilizar el proceso de seguimientos de presupuestos.

Si queréis seguir conociendo más mejoras de iGEO, accede a nuestro blog.

Seguimientos de presupuestos

Seguimiento Presupuestos

Los seguimientos de presupuestos es una de las tareas más importantes para una empresa, aunque al mismo tiempo sea de las más arduas de llevar a cabo.

Por ese motivo en iGEO hemos proporcionado una nueva funcionalidad que os ayudará a que llevéis el seguimiento de los presupuestos al día, y conocer en qué fecha debéis de realizar el próximo seguimiento.

¿Qué diferencia hay entre los seguimientos de presupuestos y seguimientos de potenciales?

Hace un tiempo desarrollamos una funcionalidad que consistía en realizar seguimiento a presupuestos para clientes potenciales.

En resumen, esta funcionalidad os permite enviar un email de seguimiento general de un potencial para seguir con el proceso de captación de este posible cliente.

Pero con esta nueva funcionalidad vamos a poder complementar esta acción, aunque el seguimiento de presupuestos está enfocado únicamente para los seguimientos de los presupuestos (tanto de potenciales como también de clientes).

¿Qué datos tenemos que rellenar para realizar un seguimiento de presupuestos?

Lo primero que debemos de hacer es acceder a Configuración>Empresa>Email/SMS.
Aquí encontraremos el apartado «Seguimiento presupuesto» desde donde podremos configurar el email predeterminado de los seguimientos de presupuestos.

El seguimiento de presupuestos es muy sencillo. Al generar un presupuesto encontraremos 3 nuevos campos en el primer paso de la creación.

3 campos a rellenar para el seguimiento de presupuestos

Como se observa, existen los siguientes 3 campos:

  • Fecha próximo seguimiento
  • Fecha último seguimiento
  • Fecha fin de validez

Una vez rellenado este campo, en la ficha del presupuesto aparecerán de la siguiente manera dentro del campos «Seguimiento».

Apartado «Seguimiento» en la ficha de un presupuesto

Una vez tengamos estos tres datos rellenos (aunque no es obligatorio que estén los tres indicados), si nos trasladamos a CRM>Presupuestos>Seguimientos, observaremos una tabla donde se mostrarán estas tres fechas indicadas.

Tabla de Seguimiento de Presupuestos desde CRM

Como se observa en la imagen, existe 3 columnas que se identifican con cada uno de los campos nuevos que aparecen en el presupuesto.

¿Cómo realizar el seguimiento de presupuestos?

Una vez llegados a este punto, queremos enviar el email de seguimiento de un presupuesto, tanto de forma individual como masiva.

Si queremos hacerlo individual, tenemos que acceder al propio presupuesto y en la parte inferior clicar en el botón «Enviar email de seguimiento».

Email seguimiento presupuesto

Como veréis podremos enviar el email de seguimiento de presupuesto e incluso en la parte inferior indicar cuántos días faltan para realizar el próximo seguimiento.

Si por ejemplo indicamos 7 días, iGEO de forma automática reflejará y actualizará el campo «Fecha próximo seguimiento» la fecha que toque para realizar el próximo seguimiento.

Una vez enviado el email, se reflejará en el campo «Anotaciones» de la siguiente manera:

Anotación realizada de forma automática al enviar el email de seguimiento de presupuesto

Al mismo tiempo el campo «Fecha próximo seguimiento», también ha sido actualizado teniendo en cuenta el número de días que hayamos indicado al enviar el email.

Mediante estos sencillos pasos vamos a poder realizar un seguimiento exhaustivo de todos los presupuestos al mismo tiempo que para los clientes potenciales se complementa con los seguimientos comerciales.

Os invitamos a conocer nuevas funcionalidades en nuestro blog.

Envío SMS recordatorio desde iGEO

SMS recordatorio

Os presentamos en exclusiva una de las grandes funcionalidades de este 2022, el envío de SMS recordatorios desde iGEO.

De una forma sencilla vamos a poder enviar tanto desde oficina como los propios técnicos un SMS recordatorio a los clientes para que recuerden tanto la fecha y hora del servicio planificado para el próximo día como el recordatorio de que el técnico está en camino.

Como siempre decimos y os mostramos en nuestro blog, muchas de las funcionalidades que sacamos a la luz basan parte de su funcionalidad en la buena calidad de los datos que tengáis introducidos en iGEO.

A continuación os vamos a explicar como se lleva a cabo el envío de SMS recordatorios, y un ejemplo práctico para que lo veáis al completo.

Configuración de SMS recordatorio

Lo primero que os mostramos es la configuración genérica de los SMS.

Para ello debemos acceder a Configuración>Empresa>Emails/SMS. Desde aquí veremos que ahora existe una nueva pestaña: «SMS».

Pestaña SMS desde la Configuración de la empresa

Al ingresar en esta pestaña encontraremos dos opciones.

  • Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina
  • Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina

Esta será una configuración genérica que podemos dejar prediseñada para el envío de SMS recordatorio desde oficina, el día antes de la ejecución del servicio.

Para generar el texto, debemos clicar en el botón «Editar» y escribir el mensaje de texto del SMS.

Tened en cuenta que existen una serie de variables que podemos ir introduciendo en el propio texto, las cuales posteriormente reflejarán el dato real que esté introducido en iGEO.

Es decir: Si introducimos en el texto la variable «${fechaYhoraPrevista}», en el SMS enviado se cambiará por la fecha y hora real que hayamos indicado en la orden de trabajo.

Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Este será el SMS que enviará el técnico justo antes de embarcar el camino a las instalaciones del cliente. De esta manera el cliente ya estará avisado y podrá prepararse para la visita del técnico.

La configuración de dicho SMS es idéntica que el SMS que se envía desde Oficina.

Configuración SMS desde el módulo de Configuración de la empresa

Es importante también que tengáis en cuenta el campo «Nombre remitente SMS». Este será el nombre que aparecerá como quien ha enviado el mensaje al cliente.

Si el nombre de vuestra empresa supera los 11 caracteres o no se rellena este campo, aparecerá el dominio de vuestra empresa por defecto.

SMS recordatorio real a un número de teléfono móvil

Configuración del número de móvil al que se envía el SMS recordatorio

Una vez hayamos finalizado la configuración inicial, tenemos que acceder a la ficha de la sede.

Desde aquí reflejaremos el número de móvil al que enviar el SMS recordatorio desde el siguiente apartado:

Configuración del envío de SMS desde la Sede

Tened en cuenta que la forma de indicar el número móvil es: (+prefijo)(número móvil)
Por ejemplo: +346368XXXXX
Debe ponerse todo seguido como en nuestro ejemplo y con el símbolo + antes del prefijo

Configuración envío SMS recordatorio automático

Observaréis que existe el check «Envío de mensajes automáticos».

Activación del envío automático de SMS recordatorios

Al activar esta opción observaremos que aparece un campo en el que debemos de indicar la hora de envío que queremos programar.

En este ejemplo que os mostramos hemos indicado las 17.00 horas. Eso significa que el día antes de acudir a las instalaciones del cliente, a las 17.00 horas se enviará un SMS de forma automática al cliente, sin que nosotros tengamos que hacerlo de forma manual.

Solamente tenemos que tener en cuenta un dato, y es que cuando indiquemos la hora debe existir un margen mínimo de 24 horas entre la hora indicada y la ejecución del servicio para que el envío automático se haga efectivo.

Envío manual de SMS al cliente desde Oficina

Una vez tengamos configurados estos dos apartados, podremos enviar un SMS recordatorio para todas las ordenes de trabajo pendientes de ejecutar que tengamos para esa sede.

Por ejemplo, si introducimos en la ficha de la orden de trabajo encontraremos en el apartado «Datos del cliente/sede» el botón verde «Enviar SMS recordatorio».

Botón de Enviar SMS recordatorio desde la ficha de la orden de trabajo

Recuerda, que como es lógico el SMS recordatorio se podrá enviar a aquellas ordenes de trabajo que estén en los estados: «Propuestas» o «Pendiente confirmación» o «Confirmada».

Al clicar en «Enviar SMS recordatorio» aparecerá de nuevo el mensaje predefinido en la Configuración.

Además podéis ver según vayáis escribiendo el SMS la cantidad de caracteres restantes disponibles.

Caracteres restantes para enviar el SMS recordatorio

Una vez que tengamos preparado el SMS, debemos clicar en «Enviar mensaje texto» para que se haga efectivo.
Tras esta acción aparecerá el cartel de color verde confirmando que se ha enviado correctamente.

Mensaje de SMS enviado correctamente

Envío manual de SMS al cliente desde Portal Técnico

Los técnicos también tendrán disponible la opción de enviar SMS recordatorios a los clientes. El objetivo es que una vez que vayan a comenzar el trayecto a la sede del cliente envíen el SMS para recordarles que están de camino.

El funcionamiento es muy sencillo, ya que desde el menú «Trabajos del día» podrán clicar y enviar el SMS.

Lisado de servicios desde el Listado de Ordenes de Trabajo

Para ello debe clicar en el botón verde «Notificación voy para allá».

Botón de «Notificación «voy para allá»

De esta manera se revisará el mensaje de texto del SMS y se podrá enviar al cliente.

SMS enviado desde el Portal Técnico

ENVÍO MASIVO DE SMS RECORDATORIOS

Esta funcionalidad tiene su sencillo proceso para poder enviar los SMS de forma masiva a los clientes y que no tengamos que estar accediendo a la ficha de cada uno de los clientes para enviar el SMS.

Para el envío masivo de SMS recordatorios debemos seguir el siguiente camino: Planning>Ordenes de Trabajo>Pendientes Asignadas.

Listado de ordenes de trabajo pendiente de asignar

Desde este listado podremos primeramente filtrar entre los diferentes conceptos que aparecen en esta tabla (Cliente, CP, Localidad, Línea de Negocio, Zona Comercial, etc) y clicar el check que aparece en la parte izquierda, al lado de cada número de la orden de trabajo.

De esta manera se seleccionará las ordenes de trabajo y en la parte superior derecha, desde el botón azul «Acciones» seleccionaremos la opción: «Enviar SMS recordatorio».

Selección masiva de ordenes de trabajo para enviar SMS recordatorio

A continuación aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo seleccionadas, y podremos ver el mensaje de texto de SMS para cada orden de trabajo.

Si estamos de acuerdo, clicaremos en el botón verde «Enviar mensaje de texto».

Estas son los tres canales para enviar el SMS recordatorio.

Esta funcionalidad es muy importante utilizarla para reducir al máximo algunos imprevistos que en ocasiones suele suceder con algunos clientes.

Para estar al tanto de más novedades de iGEO, acceder a nuestro blog.

Asignar zonas de instalación de forma masiva

Asignar zonas de instalación de forma masiva

Con esta nueva funcionalidad, en iGEO os damos la posibilidad de asignar zonas de instalación de forma masiva a los puntos de control.

De esta manera nos ahorramos tener que acceder a cada ficha del punto de control, e indicar de forma individual en qué zona está vinculado cada punto.

A continuación os explicamos como podéis llevar a cabo esta tarea:

Debemos acceder a la ficha de una sede, y en el apartado «Puntos de Control», editar cualquiera de ellos pinchando en el botón azul del lapicero.

Justo al lado del campo «Zona Instalación», encontraremos el botón de «Asignar Zonas».

Hacemos clic en esta opción, y aparece un listado de todos los puntos de control, y en la parte derecha todas las zonas que se hayan creado en la sede.

Ahora, para vincular de forma masiva a un grupo de puntos de control con una de las zonas, tendremos que ir clicando en el check que aparece al lado del nombre de cada punto de control.

En la parte derecha deberemos seleccionar a qué zona queremos vincularlo.

Cuando hayamos finalizado el proceso, tendremos que clicar en el botón verde, «Asignar zonas».

Una vez hayamos finalizado este proceso, aparecerá un cartel de color verde indicando que los cambios se han efectuado correctamente.

De hecho, para comprobar que así es, si nos trasladamos al listado de puntos de control de la sede y revisamos la ficha de uno de los puntos de control que hemos vinculado, tenemos que ver que la zona se ha asignado correctamente.

Como habéis visto, esta funcionalidad os va a ahorrar mucho tiempo en dejar perfectamente configurados los puntos de control.
Por eso os animamos a utilizar esta funcionalidad cuando estéis revisando la configuración de los puntos de control.

Asignar zonas de instalación de forma masiva a los puntos de control nunca ha sido tan fácil como ahora.

Os invitamos a revisar el blog de iGEO para estar al tanto de otras novedades.

Gestionar servicios y avisos de empleados inactivos

Gestionar avisos y ordenes de trabajo de un empleado inactivo

En esta entrada os vamos a mostrar como gestionar servicios y avisos de empleados inactivos.

Ya sabéis que es bastante común que en ocasiones se tenga que inactivar a un empleado por múltiples circunstancias. Desde iGEO sabemos que justo en el momento de la inactivación pueden quedar ordenes de trabajo aún asignadas a ese empleado e incluso algún aviso que esté gestionando.

Por eso, ahora hemos añadido la siguiente funcionalidad desde la ficha del empleado:

Al indicar la INACTIVACIÓN del empleado, aparecen las siguientes opciones de cara a las ordenes de trabajo y de los avisos.

Ordenes de trabajo asignadas al empleado

A continuación os indicamos que pasaría si seleccionamos cualquiera de las 3 opciones:

Dejar las ordenes de trabajo asignadas: Estas ordenes de trabajo seguirían vinculadas al empleado inactivado.

¿En qué casos podemos utilizar esta opción? Imaginad que inactivamos un empleado porque estará ausente durante 4 dias y después volverá a su puesto de trabajo. En este caso seleccionaremos esta opción para que cuando vuelva siga manteniendo las ordenes de trabajo que tuviera asignadas previamente.

Dejar las ordenes de trabajo sin asignar: En este caso las ordenes de trabajo vinculadas pasarían a no tener a ningún técnico asignado.

Esta opción tiende a utilizarse cuando no tenemos una certeza exacta de a qué técnico le conviene tener asignadas esas ordenes de trabajo, o también en caso de que queramos asignar algunas ordenes a un técnicos y otras a otro técnico.

Reemplazar por otro técnico todas estas ordenes de trabajo: Esta opción te permite vincular todas las ordenes que tuviera el empleado inactivado al técnico que seleccionemos.

Este caso se da solamente en las situaciones en las que sepamos con total seguridad que técnico puede ejecutar las ordenes de trabajo del técnico inactivado.

Para asignar al nuevo técnico solamente tendremos que elegirlo desde el apartado «Asignar ordenes de trabajo a».

Avisos asignados a un técnico

El caso de los avisos es muy similar al comentado anteriormente con las ordenes de trabajo. Aún así, os explicaremos cada opción a continuación:

Dejar los avisos asignados: Seleccionando esta opción, los avisos que tenga asignado el empleado inactivado seguirán perteneciéndole sin causar ningún cambio al respecto.

Dejar los avisos sin asignar: Marcando esta opción, todos los avisos quedarán sin asignar a otro empleado, pudiendo posteriormente asignárselos a otro de los empleados activos.

Reemplazar por otro empleados todos los avisos: En este caso trasladaremos todos los avisos que tenga asignado este empleado, a otro compañero.

Esta opción suele utilizarse en aquellos casos en los que se realice un relevo en el puesto de trabajo o una sustitución.

Diferencia con la opción Cambiar técnicos desde el Planning

Como ya sabéis, en iGEO existe varios caminos para realizar la misma funcionalidad.

Desde el Planning>Gestiones>Cambiar técnico, también tenemos la oportunidad de realizar un cambio masivo de técnicos en las ordenes de trabajo.

La diferencia principal entre esta y la nueva funcionalidad reside en que si en el momento de inactivar al empleado ya tenemos claro quien le va a sustituir en las tareas de ordenes de trabajo y de avisos, lo podemos indicar justo en ese momento, sin tener que acceder al Planning.

Sino, siempre nos quedará la opción desde el módulo del Planning para realizar los cambios necesarios en las ordenes de trabajo.

Con toda esta información ya sabéis gestionar servicios y avisos de empleados inactivos.

Os invitamos a acceder a nuestro blog para que veáis nuevas funcionalidades que hemos añadido en iGEO.

Creación de avisos comerciales desde el Portal Técnico

Creacion avisos comerciales portal tecnico

A continuación os explicamos como se lleva a cabo la creación de avisos comerciales desde el Portal Técnico enfocado principalmente para las ventas de productos por parte de los comerciales.

En muchas ocasiones vuestros comerciales o incluso los propios técnicos realizan ventas de productos o de dispositivos y tienen que dejarlo registrado desde el Portal Técnico, para que posteriormente desde la oficina puedan gestionar el aviso y cobrar al cliente la venta realizada.

A continuación os presentamos como esta nueva funcionalidad os va a agilizar todo el proceso de venta, facturación y control del stock al mismo tiempo.

Os facilitamos un ejemplo práctico para que tengáis a mano todos los detalles de este proceso:

Imaginemos que estamos realizando la labor comercial y tenemos abierto el Portal Técnico.
Debemos acceder al apartado «Avisos» y crear un nuevo aviso de tipo comercial0.

Para ello, desde esta pantalla, debemos seleccionar avisos de tipo «Comercial».

El siguiente paso es identificar el cliente, la sede y la delegación (en caso de que tengáis varias delegaciones) a la que queremos vincular la venta.

Por último, debemos indicar un nombre del aviso y el producto vendido.

Una vez realizado este proceso, el aviso se queda creado y en estado ABIERTO.

Ahora desde la oficina deben gestionar este aviso para crear la venta su respectiva factura.

Os mostramos como hacerlo en tres sencillos pasos:

Desde el módulo Avisos, revisaremos el listado de «Abiertos» o en el listado «Todos» para identificar el aviso creado.

Haremos clic en el ojito de la parte izquierda del aviso y cogeremos la gestión del mismo.

En el primer paso de la gestión del aviso, debemos indicar en qué almacén queremos registrar este producto.

Como mostramos en la imagen anterior, tanto el producto, como el precio total ya viene reflejado de la venta que ha realizado el comercial.

En caso de que el comercial haya realizado la venta de más de un producto, podremos indicar con el check de la parte izquierda qué producto nos llevamos a la venta (porque puede que queramos hacer dos ventas individuales de cada producto vendido).

En el segundo y último paso de la venta, indicaremos la forma de facturación para finalmente cerrar el proceso completo de dicha venta.

Este es el proceso completo para la creación de avisos comerciales desde el Portal Técnico.

Os invitamos a estar al tanto de todas las novedades de iGEO, accediendo a nuestro blog.

TICKETBAI ya está en iGEO

TicketBAI ya esta en iGEO

El sistema de facturacion de TicketBAI ya está en iGEO disponible.

A continuación os vamos a explicar en detalle todo lo que debéis conocer sobre TicketBAI y como hemos desarrollado en iGEO esta funcionalidad para que todas las empresas que lo necesiéis tengáis en vuestra mano esta herramienta.

Además, como bien sabéis, desde iGEO siempre hemos apostado por la digitalización para mejorar e implementar todos los procesos de vuestra empresa y optimizar al máximo los resultados.

Adaptación de iGEO a las nuevas exigencias administrativas

iGEO ERP Cloud Platform, está consolidada desde hace años como uno de los softwares de control de plagas y sanidad ambiental más utilizados.

Nuestro software se expande por más de 15 países donde estamos presentes. Ya son 900 empresas en todo el mundo las que trabajan con iGEO, y más de 10.000 usuarios utilizan el software a diario.

La adaptación de iGEO a las diferentes exigencias legislativas por parte de la Administración provoca la aparición de nuevas funcionalidades que permiten a todas las empresas que trabajan con nuestro software cumplir y estar al día de todas las exigencias.

En este caso, para afrontar las nuevas obligaciones que las compañías de Control de Plagas en Euskadi deben cumplir para adecuarse al cumplimiento de las obligaciones tributarias con las Haciendas Forales, iGEO ERP Cloud Platform elabora el proyecto “TicketBAI” de trabajo y registro, como software garante de facturación electrónica TicketBAI.

El principal objetivo es que desde nuestra aplicación todos los clientes que trabajen con las obligaciones tributarias en las Haciendas Forales de Euskadi tengan en su mano la herramienta de facturación electrónica exigida por las Haciendas Forales de Euskadi.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto común de las Haciendas Forales y del Gobierno Vasco.

Tiene claramente definido dos objetivos: luchar contra el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones del contribuyente digitalizándolas.

Al mismo tiempo se pretende tener un mayor control de los ingresos de aquellos negocios que reciben pagos en efectivo.

Garantizar la equidad y que cada persona o negocio tribute en función de su capacidad económica real, al mismo tiempo que se protege al consumidor que tendrá un ticket por cada compra que realiza y podrá reclamar sus derechos.

También se contribuye a la reducción de los costes de cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Al fin y al cabo, Ticket BAI pretende que todas las transacciones queden registradas digitalmente implantando una serie de obligaciones legales y técnicas en los softwares de facturación de las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades económicas, con el fin de que la Hacienda Foral pueda controlar sus ingresos.

Que requerimientos tienen que tener los softwares para cumplir con TICKETBAI

TicketBAI supone que las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades económicas deberán utilizar, a partir del 01-01-2022.

Un software de facturación que cumpla los siguientes requisitos:

  • Inmediatamente antes de emitir una factura, deberán generar un fichero informático firmado de forma electrónica (fichero TicketBAI).
  • La factura que justifique las operaciones deberá incluir un código identificativo del documento y un código QR.
  • Estos códigos permitirán a los consumidores comprobar en la página web de la Diputación Foral si la persona que ha emitido la factura la ha declarado como ingreso en la Hacienda Foral.
  • El fichero TicketBAI deberá ser enviado a la Hacienda Foral en los plazos establecidos en la normativa tributaria correspondiente.

Proceso de facturación de TICKETBAI

Para cumplir los requisitos del software garante TicketBAI, el software de facturación, cada vez que emitan una factura, deberán seguir el siguiente proceso:

  • Se deberá generar un fichero XML que cumpla con el diseño y el contenido del esquema del formato TicketBAI (fichero TicketBAI).
  • El fichero TicketBAI deberá ser firmado electrónicamente.
  • Se generará la factura, bien en formato físico o en formato electrónico.
  • La factura debe incorporar dos contenidos adicionales:
    – Un identificativo TicketBAI.
    – Código QR.
  • Para la creación de estos dos contenidos es necesario utilizar parte de la firma electrónica del fichero TicketBAI.
  • Se remitirá el fichero TicketBAI a la Hacienda Foral correspondiente, dentro del capítulo de ingresos y facturas emitidas (para las personas físicas) y del capítulo de facturas emitidas (para las personas jurídicas) del libro registro de operaciones económicas, en los plazos y formatos establecidos reglamentariamente.

¿Qué bloques de información contienen los ficheros TicketBai?

  • Sujetos: emisor, destinatarios, varios destinatarios, factura emitida por terceros o destinatarios, etc.
  • Factura – Cabecera factura: entre otros campos, serie factura, número factura, fecha de expedición, hora de expedición, factura simplificada, factura emitida en sustitución de factura simplificada, factura rectificativa, facturas rectificadas, etc.
  • Factura – Datos factura: entre otros campos, fecha de operación, descripción factura, importe total factura, base imponible a coste, claves de regímenes de IVA y operaciones con trascendencia tributaria, etc.
  • Factura – Desglose a nivel de factura: entre otros campos, sujeta, exenta, causa de exención, base imponible exenta, tipo no exenta, base imponible, etc.
  • Huellas TBAI:
    – Encadenamiento factura anterior. Serie, número de factura, fecha de expedición y firma de la factura anterior.
    – Licencia TBAI, proporcionada por el registro de software garante TBAI, identificación de la entidad desarrolladora y denominación del software.

Diseño facturas de IGEO en relación con TICKETBAI

iGEO ERP Cloud Platform cumple con la ubicación del código TicketBAI y del código QR de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 de la ORDEN FORAL 1482/2020, de 9 de septiembre.

Nuestro sistema de diseño de plantillas nos permite adaptarnos a los diferentes escenarios que nos pueda plantear el cliente con respecto al formato de sus facturas.

Por supuesto, siempre tendremos que conservar el espíritu de la norma y para dar respuesta a la configuración establecida por TicketBAI, tanto el identificador cómo el código QR podrán colocarse en la posición más adecuada en base a la orientación de las facturas:

  • Orientación vertical: Se ubicará en la parte inferior de la factura en formato de una sola línea y debajo del código QR TicketBAI.
  • Orientación horizontal: Se ubicará en la parte derecha de la factura en una única línea y debajo del código QR TicketBAI.

Si se produjera la casuística de que el identificativo TicketBAI no pudiera ser incluido en una única línea, se extenderá en varias líneas consecutivas, separando por un guión “-“ el último carácter de cada línea.

Nuestro software iGEO ERP Cloud Platform dispone de la funcionalidad de verificación presencial requerida, en la que se muestra la siguiente información:

  • Número de identificación fiscal y razón social
  • Nombre del software garante: iGEO ERP Cloud Platform.
  • Versión del software garante.

Todo este proyecto de TicketBAI en iGEO ha sido un recorrido largo en el que hemos estado en contínuo contacto con la Administración pertinente para que nuestro sistema de facturación tenga el visto bueno por su parte.

Para que veáis como iGEO ya está registrada de forma oficial, os invitamos a que accedáis al listado de registros de software de Bizkaia Batuz y encontraréis nuestro software inscrito desde el mes de septiembre.

Por supuesto que independientemente de la Hacienda Foral a la que pertenezcas, podrás trabajar con iGEO perfectamente.

Si surgen más novedades y actualizaciones al respecto, os las haremos llegar mediante todos nuestros canales.

Recordad que en nuestro blog también publicaremos diferentes contenidos relacionados con iGEO, el sector y la Administración Pública.