Estado contrato: Aceptado pendiente de activar

Estado contrato: Aceptado pendiente de activar

A continuación os explicamos el nuevo estado del contrato: Aceptado pendiente de activar.

Antes de todo, queremos que tengáis claro el escenario en el que tenéis que asignar a los contratos este estado. Es para aquellos clientes que os han aceptado el contrato, pero este entra en vigor dentro de fechas futuras.

Esta funcionalidad está disponible tanto si hacemos la renovación individual del contrato, como si la hacemos de forma masiva a varios contratos.

Para que veáis un ejemplo de lo sencilla pero efectiva de esta funcionalidad, os invitamos a que echéis un vistazo a lo siguiente:

Desde CRM>Contratos, accedemos a la tabla de «Pdtes de renovar» y clicamos en un contrato que queramos renovar.
Como bien sabéis, en la parte inferior encontraréis el botón «Renovar contrato».

Al clicar esta opción, aparecerá la pantalla que habitualmente conocemos donde podremos elegir si hacemos un incremento del precio (en porcentaje), si queremos enviar la carta de renovación y si trasladamos comisiones al contrato renovado.

Ahora, hemos añadido las dos opciones que definen el estado en el que queremos que se quede el contrato «Pendiente de aceptar» o «Aceptado pendiente de activar».

El estado «Pendiente de aceptar» no se ha modificado, y se tiene que utilizar en el caso de que queramos enviar al cliente el nuevo contrato, para saber si finalmente lo acepta o no.

El nuevo estado «Aceptado pendiente de activar» es el que debemos vincular al contrato en caso de que ya conozcamos que el cliente acepta el nuevo contrato.

Si seleccionamos esta última opción, el proceso será exactamente igual que hasta ahora. De hecho, cuando estamos realizando la renovación del contrato, en el segundo paso, debemos definir la fecha de inicio y fecha fin del contrato.

La fecha de inicio tiene un valor muy importante, porque será ese mismo dia cuando el contrato pasará de forma automática al estado «Activo».

En nuestro ejemplo, como se aprecia en la imagen, la «Fecha de inicio» está seleccionada para el 19/09/2021.
Esto quiere decir que cuando llegue esa fecha, el contrato pasará a estar «Activo» de forma automática, sin que no tengas que estar pendiente de ello.

Renovación masiva en estado Aceptado pendiente de activar

Para realizar una renovación masiva de contratos y que todos ellos se renueven en estado Aceptado pendiente de activar, debemos acceder a CRM>Contratos>Ptes Renovar.

Desde ese listado, como ya sabéis podemos filtrar para visualizar solamente aquellos contratos que cumplen una serie de condiciones que deseamos.

Una vez tengamos el listado en pantalla, podemos clicar el check del lateral izquierdo, en todos o en varios de ellos y desde la parte superior derecha, en el botón «Acciones», clicaremos en «Renovar contratos».

En el último paso, podremos seleccionar de forma individual a cada contrato, el estado con el que queremos que se renueve.

Como veis es una funcionalidad muy interesante para gestionar los contratos y así tener siempre en nuestra mano el control total y absoluto de los contratos y sus estados.

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Sedes potenciales de clientes activos

Sedes potenciales de clientes activos

En esta entrada os vamos a mostrar como debéis gestionar todas aquellas sedes potenciales de clientes activos.

Para ir por paso y entenderlo fácilmente, comencemos desde el principio.

Ya sabéis que en iGEO, para mejorar la labor comercial, desde el principio hemos diferenciado claramente los clientes en activo (con los que existe un contrato o una venta), de aquellos que son potenciales (es decir, tenemos su contacto pero no tenemos vinculación comercial).

Dentro de la ficha de un cliente, existe el concepto de sede: Direcciones de servicio de este cliente (mínimo siempre existirá 1 y puede tener tantas como establecimientos tenga ese cliente).

Pero, ¿qué ocurre si un cliente que está en activo nos pide un presupuesto indicado solo para una de sus sedes que aun no hay vinculación comercial?
Lo primero que tenemos que hacer es marcar desde la ficha de la sede, que es «Sede Potencial».

Como se aprecia en la imagen, en la ficha de la sede debemos marcar el check indicado para indicar que es sede potencial.

De hecho, para diferenciar las sedes de un mismo cliente que son potenciales de las que no lo son, aparece este icono al lado del nombre.

Claramente se distingue unas sedes de otras al visualizar las sedes generales del cliente.

Por supuesto, que a esta sede potencial la podemos vincular presupuestos que enviemos al cliente por email.

Gestionar una sede potencial a nivel comercial

Como hemos comentado antes, a nivel comercial esta funcionalidad permite que los comerciales puedan localizar los presupuestos enviados a sedes potenciales.

Para ello, dentro de CRM>Potenciales>Sedes Potenciales, tendremos un listado de todas ellas, en la que se incluyen tanto de clientes potenciales como de clientes activos.

Además, esta funcionalidad tiene un paso más atractivo aún. Desde el listado de Presupuestos, encontraremos el filtro «Tipo de Cliente», pudiendo seleccionar «Cliente» o «Potencial».

Así de sencillo encontraremos el presupuesto de una sede potencial que queramos revisar y gestionar.

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Finaliza el periodo de validez de los carnets de biocidas

Finaliza el periodo de validez de los carnets de biocidas

Tal y como anunció la Comisión de Salud Pública del Ministerio de Sanidad, a partir de hoy 15 de julio de 2021 finaliza la última prórroga de validez de los carnets básico y cualificado.

A partir de hoy se sustituyen por el Certificado de Profesionalidad de Nivel 2 para control de plagas (aplicadores) y el Certificado de Profesionalidad de Nivel 3 para gestión de servicios para el control de organismos nocivos (responsable técnico).

Por lo tanto, los aplicadores no podrán continuar aplicando biocidas si no están en posesión del Certificado de Profesionalidad correspondiente.

¿Cuál es el objetivo?

El objetivo principal de esta capacitación es garantizar que los trabajadores de nuestro sector cuenten con los conocimientos necesarios para transportar y aplicar productos biocidas.
Todo ello siguiendo las directrices marcadas por las legislaciones europea y nacional.

Proceso de cambio

Este cambio no es una novedad repentina dentro del sector.
En el año 2010, concretamente en el Real Decreto 830/2010 del 25 de junio, ya estableció una moratoria de seis años para que los trabajadores obtuvieran los certificados pertinentes.

Debido a las múltiples dificultades de dicho proceso, la Administración Pública prorrogó el plazo para actualizar la certificación cuatro años más, finalizando el 15 de julio de 2020.

Por último, la aparición del COVID obligó a posponer un año más la fecha de validez de los antiguos carnets hasta hoy.

Revisiones personalizadas para cualquier punto de control de Legionella

Revisiones personalizadas de Legionella

Ahora realiza revisiones personalizadas de cualquier punto de control de Legionella. Ya no hace falta que estén vinculados a una operación en concreto.

Como ya sabéis, desde Configuración>Negocio>Puntos de Control, encontraréis la tabla de puntos de control de las diferentes líneas de negocio, incluida Legionella.

Cada uno de los puntos de control del listado pueden adaptarse a vuestras necesidades, editando cualquiera de sus parámetros (nombre, icono, color, prefijo, etc). Dentro de la ficha del punto de control se les pueden generar cualquier tipo de preguntas que queramos que el técnico responda cuando realice la revisión del mismo.

iGEO permite realizar revisiones personalizadas a los puntos de control de Legionella

Con esta nueva funcionalidad, iGEO permite que realices revisiones personalizadas para los puntos de control que se hayan creado independientemente de la toma de datos.

Supongamos que debéis realizar una revisión de un sistema de clorificación muy concreta y que no está vinculado a una operación de la toma de datos.

iGEO te da la opción de poder crear el punto de control que necesites y que posteriormente puedas realizar su propia revisión.

Para ello, debes acceder a Configuración>Negocio>Operaciones Legionella. Aquí encontrarás la opción «Técnicos pueden revisar puntos de control no vinculados a operaciones de legionella», la cual debemos activar.

Opcion para activar Revisiones personalizadas para cualquier punto de control de Legionella

Tras revisar que esta opción queda activada, procederemos a ejecutar un ejemplo para que podáis verlo de forma práctica y sencilla.

Ejemplo real de revisión del punto de control creado manualmente

Imaginemos que una empresa debe realizar la revisión y el mantenimiento de un equipo de cloración en continuo (clorador).
Para ello, deben crear ese punto de control concreto, colocarlo en la sede y en el plano del cliente para facilitar el trabajo del técnico.

El primer paso entonces es crear dicho punto de control desde la configuración genérica de iGEO. Para seguir este ejemplo, supongamos que creamos el tipo «Equipo de cloración».

A continuación, desde la sede del cliente añadimos este punto de control, e incluso lo adjuntamos a un plano para que le quede más claro al técnico.

Una vez el aplicador ejecuta la orden de trabajo, y accede a la ficha del punto de control en cuestión, se encontrará que desde la propia ficha puede realizar la revisión de ese punto de control clicando en el botón verde «Nueva revisión».

Nueva revisión de un punto de control de Legionella

Ahora solo tiene que realizar la revisión del punto de control contestando a las preguntas que previamente se hayan generado en la ficha del punto de control desde el Portal Oficina.

Revisión personalizada de Legionella

De esta forma en iGEO puedes realizar revisiones personalizadas para cualquier punto de control de Legionella, sin que estos estén vinculados a una operación.

Ya sabéis que el objetivo de iGEO es que podáis personalizar al máximo diferentes parámetros, para que tengáis la posibilidad de trabajar de la mejor manera posible, y facilitaros vuestra tarea diaria.

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Programar backups en iGEO

Programar backups en iGEO

Ahora podrás programar backups automáticamente en iGEO.

Como ya sabéis la privacidad y seguridad de datos es uno los aspectos y características más importantes para iGEO.

Por ello, aunque nuestros servidores realicen una copia casi al instante y en tiempo real de toda la información, hay empresas que solicitan un backup de sus datos para tenerlos almacenados en sus ordenadores o en otros dispositivos.

Por ello, hemos facilitado la forma de solicitar backups, de tal modo que puedas programar dicha solicitud (de forma mensual, dos veces al mes, o semanal, etc.).

Solicitud de backups de iGEO

El menú de dicha solicitud no ha cambiado de ubicación. Debéis dirigiros a la Configuración>Exportar.

Recordar que solamente tendrá acceso a esta pantalla los usuarios con rol Administrador, para mantener una seguridad extrema en este ámbito.

Pantalla para programar backups en iGEO
Pantalla solicitud backup en iGEO

Si se quiere solicitar una exportación puntual, el proceso a seguir es exactamente que hasta ahora. El usuario con rol Administrador accederá al apartado «Solicitud de backup puntual» y deberá ingresar la contraseña de acceso a iGEO.

Tras esto, debe clicar en el botón azul «Exportar todos sus datos a un fichero» y el Departamento de Seguridad Informática de iGEO iniciará el proceso adecuado, entre el que incluye la confirmación personal del Administrador como parte del proceso de verificación, para realizar la exportación de los datos.

Este es el procedimiento habitual para la solicitud puntual de un backup.

Solicitud para programar un backup en iGEO automático

Si vamos a querer realizar una copia de seguridad de nuestros datos de forma periódica, debemos acceder a esta pantalla, pero en este caso debemos de realizar una pequeña configuración de los datos que aparecen en el panel «Solicitud de servicio automático de backup».

Lo primero que debemos de seleccionar es la periodicidad de la ejecución, seleccionando entre las opciones: Mensual, Dos veces al mes, o Semanal.

Según la opción que indiquemos, podremos diferenciar:

Mensual: Qué día del mes quieres realizar el backup.

Dos veces: Qué dos días del mes quieres realizar la solicitud.

Semanal: Qué día de la semana quieres que se genere la petición.

Tras configurar estos datos, debemos de tener en cuenta los siguientes parámetros.

Seleccione carácter delimitador alfanumérico: Podremos seleccionar si mediante coma (,) o comillas («).

Seleccione carácter separador de campos: En esta opción tenemos tabulador, espacio o línea vertical.

Introduzca el email que tendrá acceso al backup: Al poner el email de GMAIL, llegará un correo electrónico con un enlace que permitirá acceder al backup solicitado.

Cuando hayamos completado estos datos, debemos hacer clic en «Programar exportación automática» y el proceso se habrá completado satisfactoriamente.

Programar backups en iGEO automaticamente

Al realizar estos sencillos pasos, ya sabes programar backups en iGEO automáticamente sin tener que realizar el proceso manual.

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Aviso por biocidas firmable desde Portal Técnico

AVISO POR BIOCIDA FIRMABLE DESDE EL PORTAL TÉCNICO

Como ya sabéis por normativa se exige que cuando un producto sea biocida, el cliente debe confirmar el uso de dicho producto dentro de sus instalaciones.

Para gestionar este proceso en iGEO, ya sabéis que desde la ficha del servicio podemos vincular productos, incluidos biocidas, para que cuando generemos una orden de trabajo con dicho servicio, el producto vinculado ya aparezca por defecto.

También recordar que si no realizáis la vinculación de forma predeterminada, justo cuando estéis creando las ordenes de trabajo podremos vincular los productos que deseemos a los servicios.

¿Cómo activar la opción de firmar el aviso por biocida?

Para firmar este documento hay dos caminos a seguir, dependiendo de si queremos que nos lo firmen desde el Portal Cliente, o in situ antes de comenzar el servicio desde el Portal Técnico.

Para activar cualquiera de estas opciones, tenemos dos check que activar (dependiendo de la opción deseada) en la ficha de la orden de trabajo.

Firmable desde Portal Cliente

Si queremos que el aviso por biocidas sea firmable desde el Portal Cliente, debemos activar el siguiente check:

Desde este momento, cuando el cliente acceda a su Portal Cliente, encontrará en el apartado «Documentos»>»Pendientes de firmar» el aviso por biocida.

Desde este listado podrá ver cuales son los documentos pendientes de firmar, y al clicar en el botón naranja de la parte derecha se firmará de forma digital dicho aviso.

Así, cuando el técnico llegue a las instalaciones de los clientes podrá mostrar el documento firmado en caso de que sea necesario.

Firmable desde Portal Técnico

En caso de que al llegar la fecha del servicio el cliente no haya firmado aún el documento de aviso por biocida, no hay ningún problema.

Hay que tener en cuenta que previamente, en oficina han activado el check «Aviso biocida firmable desde el Portal Técnico».

Así cuando el técnico acceda a la orden de trabajo desde el Portal Técnico, en la parte inferior encontrarán el botón «Firmar aviso biocida/s».

Al clicar en este botón tendremos la opción de recoger la firma del cliente, junto a su nombre completo y DNI.

De esta forma estará validando el aviso por biocida.

Cuando el cliente nos termine de firmar este documento, podremos comenzar el servicio con la autorización del cliente.

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Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

En esta entrada te vamos a explicar como trabajar con el Optimizador de Rutas con Inteligencia Artificial (IA).

El objetivo de esta funcionalidad es que no tengáis que estar estructurando las rutas de los técnicos de forma manual, sino que indicando ciertos parámetros se optimice las rutas de forma automática.

A continuación os vamos a detallar que parámetros son necesarios que tengáis configurados para poder utilizar esta funcionalidad y os mostraremos un ejemplo real paso a paso.

¿Cómo es la planificación actual y como mejorará con el optimizador de rutas?

Actualmente se invierte una gran cantidad de tiempo en calcular las rutas de los técnicos y poder coordinar los diferentes servicios.

Se tienen en cuenta diferentes aspectos, como la línea de negocio (plagas, legionella, xilófagos, APPCC/HACCP, etc.), horarios de visita de los clientes, jornada laboral del técnico, casuísticas especiales, avisos y urgencias que surgen, etc.

Imaginad que muchos de estos datos tenemos que tenerlos en nuestra cabeza y acordarnos en el momento en el que vayamos a realizar la planificación.

Pero, ¿qué ocurre si esa persona planificadora no está en la oficina? Ahí tendremos un gran problema, ya que toda esa información tendrá que estar disponible para que en cualquier momento se tenga en cuenta al generar las rutas de los técnicos.

Además, tenemos que añadir un parámetro esencial, el TRÁFICO.

En estos momentos cada uno de nosotros podemos hacer una estimación del tráfico que hay en las diferentes zonas de actuación donde realizamos los servicios. Pero ahora esta información la tenemos en nuestra mano, de forma detallada y que además con el optimizador de rutas se va a tener en cuenta de forma automática para que nos genere la ruta más optimizada de nuestros técnicos.

Esta nueva tecnología es un cambio de paradigma completo en la metodología de planificación de las rutas de nuestros técnicos.

Beneficios del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

  • Ahorro de tiempos al planificar las rutas de los técnicos
  • Ahorro en el tiempo de desplazamiento de nuestros técnicos al tener las rutas optimizadas
  • Realizar más servicios en menos tiempo
  • Modificación de la ruta de forma ágil cuando aparezca un aviso urgente.
  • Ahorro de combustible y gastos de vehículos

Data Quality en la Inteligencia Artificial (IA)

Para que toda esta nueva tecnología que estamos implementando en iGEO optimice los procesos de trabajo diarios, es imprescindible que los datos que tengáis introducidos en iGEO tengan una calidad óptima.

Esto tiene una explicación muy sencilla. La Inteligencia Artificial trabaja directamente con los datos introducidos en iGEO.
Si estos datos no están bien introducidos, el resultado que obtendremos será irreal e infructuoso.

Parámetros que tienes que se tienen en cuenta para optimizar las rutas

  • Distancia entre los servicios
  • Horarios y días permitidos por los clientes
  • Servicios ya confirmados con el cliente
  • Líneas de negocio que trabaja el empleado
  • Horarios de trabajo y de pausa para almorzar
  • Zonas comerciales de los clientes

Ejemplo real del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Lo primero que tenemos que hacer es acceder al módulo PLANNING.

En la parte superior derecha encontraremos el botón «OPTIMIZAR RUTAS».

Al hacer clic en este botón entraremos en el menú para optimizar las rutas según los parámetros que ahora indiquemos.

Los apartados que conforman esta pantalla son:

Paso 1

¿En qué fecha quieres planificar los servicios?

Por ejemplo vamos a poner del 05/07 al 12/07. Con esto estamos indicando que vamos a optimizar la ruta de esta semana indicada.

Elige los servicios que quieres planificar

Debemos dejar reflejado qué ordenes de trabajo queremos incluir en la optimización de rutas. Es posible que coincidan con el rango marcado anteriormente, o por ejemplo podemos aumentar el rango de fechas y seleccionar del 01/07 hasta el 09/07.

Con este margen de fechas estamos solicitando que todas las ordenes que se encuentren entre el 1 de julio y el 9 de julio, las vamos a optimizar y planificar para la semana que transcurre entre el 5 de julio y el 9 de julio.

También, por supuesto que tendremos que seleccionar al técnico al que vamos a optimizar su ruta.
En el caso de que queramos que se incluyan ordenes de trabajo que no tienen a ningún técnico seleccionado previamente, podremos marcar el siguiente check que os mostramos a continuación.

Por último podemos añadir otros filtros, como las zonas comerciales se verán involucradas (multiselector que nos permite seleccionar a más de una), buscador de localidades, por código postal y si queremos incluso filtrar por línea de negocio.

En nuestro ejemplo solo vamos a seleccionar dos zonas comerciales (Barcelona Centro y Barcelona Centro Sur-Oeste).

Una vez tengamos seleccionados los filtros necesarios, haremos clic en el botón verde «Buscar».

Paso 2

Opciones de configuración para la planificación optimizada

En esta pantalla tendremos que indicar todos los aspectos relacionados con las horas de comienzo, pausas y ordenes de trabajo.

En la parte superior indicaremos que horario de pausa (o de almuerzo) queremos dejar marcado para el técnico anteriormente seleccionado.

Opciones Configuración del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Justo a continuación tenemos la tabla de horarios de comienzo y de fin de la jornada laboral del técnico. Si en la ficha del empleado ya habéis introducido este dato, ya aparecerá de forma automática, aunque siempre con la capacidad de hacer cualquier modificación.

También podremos indicar cuanto tiempo de descanso queremos facilitarle al técnico (1 hora, 2 horas, etc).

Configura inicio y el fin de la jornada para el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Importante: Si quieres marcar media hora debes poner 0,5. Si quieres indicar quince minutos debes poner 0,25. Así sucesivamente.

El botón de color naranja «Propagar al resto», nos permite introducir el inicio del día y fin en solo una fecha. Al hacer clic se propaga para el resto de días. De esta forma no tendremos que introducirlo a mano en cada una de las fechas.

Al lado de esta tabla encontraremos un listado donde muestran las ordenes de trabajo confirmadas, pendientes de confirmar o rechazadas.

Como vemos en la imagen del ejemplo, aparecen 3 ordenes de trabajo.

Cada una se encuentra en un estado de confirmación diferente (confirmada, pendiente de confirmación y rechazada).

Estas ordenes aparecen aquí porque entran dentro del rango de búsqueda de fechas realizada anteriormente.

Justo debajo de esta tabla tenemos otro apartado más que os presentamos a continuación.

Ordenes de trabajo para planificar en el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial.

En esta tabla aparecen todos los servicios que cumplen con el tramo propuesto anteriormente.

Es tan sencillo como seleccionar todas las ordenes que queramos que entren en la optimización.

Ordenes de trabajo implementadas para el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Como se observa en la imagen, aparece el número de la orden, la fecha y hora de inicio y fin estimada, el cliente, la sede, zona comercial, estado de confirmación (confirmada, rechazada, pendiente, etc).

En caso de que queramos que alguna de estas ordenes NO sean optimizadas, debemos marcar la opción de la parte derecha de la pantalla.

Es importante que visualicéis que cuando una orden de trabajo tiene un estado de confirmación concreto, su contorno aparece marcado de la debida forma.

Recordar lo siguiente:

  • Si el contorno no está marcado, significa que no se ha confirmado ni el día ni la hora con el cliente.
  • El contorno con líneas discontinuas significa que está pendiente de confirmar.
  • Las ordenes con borde de color grueso, es que se ha confirmado dicha fecha.
  • El marco de color rojo engloba a la orden que está retenida.

Punto de partida

Desde este apartado detallaremos la ubicación desde dónde comienza el técnico la ruta.
Tendremos tres opciones: desde la oficina, desde su casa (la dirección se traslada desde su ficha de empleado) o desde otra dirección (la cual debemos especificar).

Como se aprecia en la imagen, te ubica en un mapa de Google Maps el punto de comienzo de la ruta.

Si queréis introducir de manera manual algún dato, podréis hacerlo. E incluso podréis mover el localizador de Google Maps y arrastrarlo al punto exacto donde queréis marcar que comience la ruta.

Punto de Finalización

Aquí facilitamos tres opciones:

  • Finalizar en el mismo punto de partida.
  • Finalizar justo en la dirección de la última orden de trabajo.
  • Especificar una dirección exacta.

Para que la optimización sea calculada, haremos clic en el botón de color verde «Optimizar».

Tras esto, aparecerá reflejado en el Planning de cada uno de los días del técnico seleccionado.

Cada fecha/día tiene un color predeterminado y nos permitirá diferenciar perfectamente en el mapa de Google Maps, que ruta optimizada por Inteligencia Artificial tiene que realizar.

Debéis observar que aquellas ordenes de trabajo que estaban en estado CONFIRMADAS, mantienen la fecha y hora.

El optimizador es capaz de planificar el resto de servicios teniendo en cuenta las que ya están confirmadas.

Justo a continuación observaremos estas ordenes de trabajo perfectamente ubicadas en el plano.

Si queremos filtrar y solo visualizar la ruta de un día en concreto, solamente tenemos que dejar seleccionado el check de la fecha en concreto.

En el apartado «Resumen de las ordenes/tramos que se han optimizado», encontraremos una tabla resumen que nos muestra todas las ordenes de trabajo que se han tenido en cuenta para optimizar, la duración estimada de cada servicio, las horas de descanso y el resto de datos de cada servicio.

Es muy importante que os fijéis en la tabla de Ordenes No planificadas.

Desde aquí tendremos a mano todas aquellas ordenes que no han sido planificadas y la razón concreta.

De estas forma entenderemos si es que tienen un horario bloqueado, o si el horario de actuación no entra en el rango que hemos asignado anteriormente, o si la por la duración de la orden no entra dentro de lo establecido, etc.

Tras haber revisado todos los datos anteriores, debemos confirmar el proceso para que se lleve a cabo la optimización de rutas por Inteligencia Artificial (IA).

Al hacer clic en «Aplicar Optimización», habremos completado todo el proceso y la optimización se habrá llevado a cabo.

Es importante que conozcáis la funcionalidad de «Envío masivo de fechas propuestas a clientes». Esta funcionalidad está íntimamente ligada al Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial.

Os recomendamos estar al tanto del resto de funcionalidades de iGEO que vamos actualizando en nuestro blog.

Envío masivo de emails confirmación servicios

Envío masivo de emails confirmación servicios

En este post os explicamos como funciona el envío masivo emails confirmación servicios.
Con esta nueva funcionalidad podremos enviar de forma masiva un email de confirmación con la fecha y hora del servicio, junto a otros datos que podemos personalizar.

Esta funcionalidad antes estaba disponible para realizarla de forma individual por cada orden de trabajo.

Para que tengáis la información fresca, os vamos a mostrar tanto la opción que ya estaba disponible de antes, y que seguiréis contando con ella, como la nueva funcionalidad desarrollada.

Envío de propuesta de fecha y hora individual de un servicio

Una vez tenemos generados los servicios del contrato, en la parte superior encontraremos el apartado «fecha y hora» junto a 4 estados (propuesta, pendiente de confirmación, confirmada y rechazada)

Justo en la parte inferior, donde podemos ajustar de forma manual la fecha y hora prevista, también encontraremos el botón verde de «Proponer al cliente esta fecha».

Al pulsar sobre este botón enviaremos un mail donde indicaremos la fecha, hora, técnico que irá a realizar el servicio e incluye incluso la matrícula del vehículo con el que irá a las instalaciones del cliente.

Envío masivo de mails de la fecha propuesta

Si en vez de enviar este email de forma individual a cada cliente, queremos enviarlo de forma masiva, tienes que seguir los siguientes pasos que te mostramos a continuación.

Desde el módulo de Planning, tendremos que acceder al apartado de Ordenes de Trabajo asignadas.

En este listado podremos filtrar las ordenes según su estado «Confirmadas»; «Pendientes»; «Propuestas» y «Rechazadas».
Podremos filtrar por cualquiera de estos estados.

Una vez tengamos el listado de las ordenes que necesitamos en pantalla, debemos clicar el check de la columna de la izquierda para seleccionar aquellas ordenes de trabajo a las cuales vamos a enviar el mail de confirmación de la fecha y hora del servicio.

Tras activar los checks que os mostramos en la imagen, encontraréis en la parte superior derecha el botón «Acciones».

Al hacer clic sobre él encontraremos la opción «».

Al pinchar esta opción, aparecerá en pantalla las ordenes de trabajo que hemos seleccionado, y la opción de revisar el email de la confirmación del servicio. A continuación os mostremos como se visualiza esta opción:

De esta manera podremos revisar de forma individual cada uno de los emails que enviaremos por si tenemos que modificar algún aspecto.

Recordad, que la plantilla de este email lo encontraréis siguiendo la ruta: Configuración>Empresa>Configurar Emails>Propuesta de Fechas de Orden de Trabajo.

Al editar dicho campo veréis que hemos añadido dos importantes variables: ${botonAcceptar} y ${botonRechazar}


Esto corresponde a dos botones (Aceptar y Rechazar) para que cuando les llegue el mail a los clientes puedan indicar si aceptan o rechazan las propuesta realizada.

Una vez que enviemos dicho mail, el estado de confirmación de cada una de las ordenes pasará al estado «Pendiente».

Si en el correo pinchan en el botón Aceptar, pasará directamente a Confirmado.

En caso de que Rechacen la propuestas, se quedará reflejado tal estado en el listado de ordenes de trabajo como os mostramos a continuación:

Ahora ya sabéis utilizar la funcionalidad de envío de envío masivo emails confirmación servicios.

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Mapas de calor de iGEO

MAPA DE CALOR

Al utilizar los mapas de calor interactivos de iGEO, vas a aumentar el control sobre el grado de infestación de cualquier plaga en las instalaciones de tus clientes, así como su tendencia.

Esta mejora estará disponible en los 3 portales (oficina/técnico/cliente) de tal manera que con un solo clic tendrás disponible un mapa de calor dinámico donde podrás analizar distintos escenarios temporales y parámetros con el fin de mejorar el control sobre las especies diana.

Requisitos para utilizar el Mapa de Calor

Los únicos requisitos que tenéis que tener en cuenta para utilizar el Mapa de calor, son:

  1. Los puntos de control deben de tener una finalidad asociada.
  2. Solo podremos dibujar el mapa de calor de aquellos puntos que tengan realizadas revisiones.
  3. Las ordenes de trabajo de las revisiones deben estar «Verificadas».

Como crear Mapas de Calor en iGEO

Una vez tengamos cumplidos los tres requisitos mencionados anteriormente, para poder crear un mapa de calor tendremos que acceder al plano de las instalaciones de un cliente.

Dentro del plano encontraremos el apartado Mapa de Calor.

Una vez activemos dicha opción, se desplegaran las diferentes opciones para generar el mapa.

Como se observa en la imagen, podemos combinar tres tipos de filtros diferentes.

El filtro de la parte izquierda nos permitirá seleccionar si es sobre:

  1. La última orden de trabajo.
  2. Seleccionar una orden de trabajo en concreto.
  3. Seleccionar un rango de fechas específicas.

La última orden de trabajo
Al situar el cursor sobre el icono naranja de información, aparecerá un cartel informativo indicando el número de la última orden de trabajo.

Seleccionar orden de trabajo
Si elegimos esta opción, tendremos que indicar sobre qué orden de trabajo queremos que se genere el mapa de calor.

Rango de fechas
Nos permite escoger un rango de fechas en concreto para generar el mapa sobre las fechas indicadas.

Otro de los filtros que tenemos que tener en cuenta, es el grado mínimo de actividad.

Debemos indicar el nivel mínimo de actividad en los puntos de control. De esta manera, solo aparecerán en el mapa de calor, aquellos puntos de control que tengan una actividad igual o superior a la que estemos indicando en la barra de actividad.

Por ejemplo, si filtramos por nivel de actividad «mínimo», el plano aparecerá dibujado de la siguiente manera:

En cambio, para que veáis la diferencia, si filtramos con un nivel mínimo de actividad mayor, el mapa de calor solo reflejará los puntos de control que al menos tengan un nivel de actividad baja, dejando fuera los que tengan actividad mínima.

En la parte derecha de los filtros, encontraremos el filtro por Finalidad, pudiendo seleccionar «Cebo», «Captura» o «Ambas».

Para que tengáis un ejemplo de la diferencia entre ambas opciones, en este ejemplo que os faciltiamos a continuación, tendremos instalados puntos de captura de roedores (finalidad de captura) y estacion portacebos (finalidad cebo).

El plano, sin realizar el mapa de calor, estaría conformado de la siguiente manera:

Si queremos obtener un mapa de calor solo de los puntos de control cuya finalidad es captura, filtraremos desde la parte superior que solo se muestren los puntos de «Captura roedores», y la combinaremos con la finalidad «Captura».

En cambio, si queremos generar un mapa de calor unicamente con los puntos de control de tipo Cebo, tendremos que ajustar los filtros para que en el plano solo se visualicen las estaciones portacebos, y la finalidad sea de Cebo.

Además, justo debajo del plano, aparecen dos ajustes muy interesantes: Ajustar el radio del mapa de calor según el radio de circunferencia, o según la opacidad.

Para que veáis la función de ambos filtros, os facilitamos a continuación dos ejemplos.

Ajustar radio de la circunferencia:

En el primer caso vamos a indicar un radio bajo de circunferencia

Mapas de calor radio de circunferencia menor

En cambio, si aumentamos el radio de las circunferencias, obtendremos el siguiente resultado.

Mapas de calor ajustando radio de circunferencia

Al mismo tiempo podemos ajustar la opacidad de los radios de las circunferencias.

Si queremos tener una visión mixta entre la situación de los puntos de control en el plano, y su incidencia, podremos seleccionar una opacidad baja.

Mapas de calor ajustando opacidad

En cambio, si queremos destacar el nivel de actividad sobre el propio plano, debemos aumentar el grado de opacidad.

Mapas de calor mayor opacidad

Con estos ajustes explicados podréis conformar de forma personalizada los mapas de calor a vuestras necesidades.

Por supuesto, que podréis imprimir en PDF los mapas de calor elaborados y además siempre tendremos en pantalla la tabla de «Actividad Mapa de Calor» para que tengáis a vuestra disposición los puntos de control instalados, las coordinadas de su ubicación y el valor medio de la actividad.

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Registro LOMB: Traspaso de producto entre almacenes

Registro LOMB entre almacenes

Como ya sabéis, según exige la Ley, es obligatorio que todos aquellos movimientos de productos que sean biocidas y de alta toxicidad queden registrados en el LOMB (Libro Oficial de Movimientos Biocidas).

Recordar que iGEO genera de forma automática este documento, cuando se realizan los movimientos de aplicación, cesión y adquisición de productos con las características mencionadas anteriormente.

Estos tres movimientos expuestos, significan lo siguiente:

  • Aplicación: Cuando un producto biocida y de alta toxicidad es utilizado en las instalaciones del cliente.
  • Cesión: Al realizar la venta del producto.
  • Adquisición: Al recepcionar un pedido por parte de un proveedor que contenga cualquier producto de alta toxicidad.

Cómo indicar que el producto debe aparecer en el LOMB

Desde la ficha del producto, debéis indicar que es biocida y de alta toxicidad.

Para ello, al crear o editar el producto debéis indicar ambas opciones en la parte inferior.

Ficha producto indicando que es biocida y de alta toxicidad

Como se aprecia en la imagen, si marcamos ambas opciones y rellenamos la información que aparece en pantalla, estamos permitiendo que cada vez que este producto sea utilizado, vendido o realizado un pedido, quede reflejado en el LOMB.

Registro entre almacenes

Ahora, hemos incorporado una nueva funcionalidad para que la trazabilidad del producto sea totalmente completa y sin posibilidad de que se pierda el rastro del producto.

Es posible, que en ocasiones tengáis dos o más almacenes físicos (no furgonetas) donde almacenéis los productos, realicéis el inventario y otras tareas correspondientes.

Hemos añadido una nueva opción en la ficha del almacén, para que indiquéis si es un almacén físico en el cual debe crear registrado los productos biocidas y de alta toxicidad.

Indicación del almacén físico

Al marcar esta opción, tendremos que rellenar los datos que nos solicita la ficha del almacén, introduciendo la dirección, el código postal, la localidad y el resto de información.

¿Qué pasa con aquellos productos que se traspasan de un almacén físico a otro?

Cuando se realice un traspaso de un almacén a otro, y ambos tengan esta opción activada, en el LOMB quedará registrado un movimiento de tipo «cesión».

De esta forma si el producto ha cambiado de almacén, no se perderá su trazabilidad y en cualquier momento quedará oficialmente registrado. ¡Por lo tanto, el Registro LOMB entre almacenes ya está disponible!