Solicita una copia de seguridad de tus datos a tu software

Es fundamental conocer si el software que utilizas te puede proporcionar una copia de seguridad de tus datos completa que tienes almacenados.

Tener el control de tus datos es esencial para las empresas y gerentes de las mismas, y siempre ronda una pregunta en la cabeza de todos aquellos que contratan un software: ¿Tendré el control de mis datos en todo moment0?

En caso de que el software que utilizo desaparezca, ¿Qué ocurre con los datos?

Confiar en un software para gestionar y optimizar tus procesos es fundamental para el crecimiento de tu negocio, pero sin duda debes de tener en cuenta qué sucede en cada momento con tus datos.

Hoy en día la transacción de datos se realiza a gran velocidad y de forma dinámica. En poco margen de tiempo muchos de ellos han sido creados, modificados o eliminados.

Esto sucede sobre todo en aquellas empresas en las que varios empleados tienen la potestad de realizar diferentes tareas simultáneamente, cada uno desde su dispositivo y en tiempo real.

Pero, ¿Qué está ocurriendo realmente con todos esos datos que introducimos en el software? ¿están realmente protegidos frente a terceros? ¿Qué usos se van a dar de ellos?

Contestando a estas preguntas, primero debemos destacar la importancia de que exista una copia de seguridad de tus datos de alto cifrado.

En cualquier momento y por diversas situaciones es posible que una empresa pueda sufrir una pérdida de información, como por ejemplo a través de un ataque cibernético o un empleado desleal que te robe tus datos.

Por esa razón debes trabajar con un software que esté ubicado en cualquiera de las tres grandes nubes (Google, Amazon o Microsoft), para que la seguridad sea de máximo nivel y cuenten con un sistema realmente sofisticado para que ningún hacker pueda acceder a los datos y extraerlos de la base de datos.

Estas tres plataformas son las top3 mundiales y aunque cada una tenga sus propias características existen algunas diferencias entre ellas. Por eso, antes de confiar en cualquier software debes de tener bien claro donde está ubicado y qué sistemas de garantía te ofertan.

¿Tienes el control de tus datos?

Para tener el control de tus datos es legítimo que puedas exigir a tu proveedor de una copia de tu base de datos cada cierto tiempo. Este es un derecho que tienes como cliente y deben cumplir con él ya que además debe estar reflejado en el contrato.

No obstante, se recomienda tener un archivo con tu base de datos actualizada cada 3 o 4 meses, dependiendo de la cantidad de información que se vaya actualizando.

En iGEO por ejemplo, puedes asignar un poder específico a un usuario para que pueda solicitar al Departamento de Seguridad y Base de Datos una exportación de los datos.

Esta acción conlleva su peligro, por lo que solamente el gerente será quien pueda decidir si es él solo u otros compañeros quienes puedan realizar dicha solicitud. Para aumentar aún más la seguridad, es conveniente que antes de enviar el archivo con la copia de todos los datos, exista una conversación directa entre la empresa y el software para aclarar quien ha solicitado dicha exportación y verificar que es correcto que es la persona quien dice ser.

En cuanto a los aspectos técnicos es importante conocer en qué tipo de archivos se van a exportar los datos, en qué espacio de tiempo se van a entregar y qué información se va a facilitar.

Una vez que se ha entregado la copia de seguridad, es conveniente que se guarde en un lugar “secreto” y al que apenas no tenga acceso nadie más. Piensa que mucha de la información más importante de tu empresa está en ese archivo y puede tener un efecto devastador si cae en manos de gente inadecuada.

La seguridad de iGEO en la Google Cloud

En iGEO tenemos diversas estrategias de seguridad y de copia de la base de datos, sobre todo para tener diferentes caminos alternativos a la hora de proteger tus datos y poder evitar problemas y ser hackeados.

Uno de los aspectos más importantes es que iGEO está alojada en la Nube de Google (Google Cloud).

Este se trata de un entorno completo que va mucho más allá de un recurso para almacenar archivos. La adopción de claves de seguridad, la restricción de acceso y las copias de seguridad periódicas son algunas de las buenas prácticas utilizadas para tener nuestros datos con total seguridad.

Al trabajar con Google Cloud Platform, iGEO cuenta con una combinación de recursos de computación en la nube que sirve precisamente para optimizar la infraestructura tecnológica de una empresa.

Google Cloud destaca especialmente por tener una estructura de escala global y ofrecer el mejor rendimiento, seguridad y sostenibilidad de los sistemas.

Además, tiene en cuenta la alta escalabilidad, lo que permite que la red de operaciones se amplíe con el crecimiento del negocio. De esta manera podemos ofrecer un producto SaaS (Software as a Service), es decir, en el que nuestros clientes solo pagan por aquello que están utilizando, teniendo la posibilidad de elegir entre una alta gama de servicios a su disposición.

También es esencial que los avances tecnológicos puedan adaptarse a Google Cloud, ya que como ya sabéis iGEO apuesta por el I+D permanentemente tanto en el desarrollo de nuevas funcionalidades y desarrollos, como con la integración de nueva tecnología del sector de control de plagas y sanidad ambiental en la aplicación.

¿Qué información se refleja en la extracción de datos?

Cuando solicitas un archivo con todos tus datos tenemos que conocer qué información se refleja en la extracción de datos.

Es importante conocer diferentes aspectos que te mencionamos a continuación:

Lo primero que debemos conocer es si el proveedor nos va a facilitar todos los datos en un solo archivo, o en cambio nos lo facilita en varios de ellos.

Independientemente de que sea en uno o en varios archivos, qué datos se incluye en cada uno de los archivos. Esto puede parecer algo trivial, pero nada más lejos de la realidad.

Cuando trabajamos con un software muy potente siempre tenemos la opción de introducir gran cantidad de datos, incluso muchos de ellos que ni siquiera utilizábamos previamente cuando no dependíamos de la aplicación.

Alimentar al programa con toda la información detallada y con exactitud es un trabajo arduo que se realiza poco a poco con el tiempo, pero que es esencial para enfrentarnos a nuestro trabajo diario y alcanzar nuevas metas.

Pero trasladando todo esto al tema de la exportación de datos, es importante conocer si toda la información que vemos en pantalla cuando estamos trabajando se pueden exportar o no, sobre todo para tener en cuenta dos aspectos:

  1. Tener en cuenta que al invertir tiempo en rellenar toda la información posible en el software nos facilitará las tareas diarias y nos permitirá alcanzar metas mayores a las que antes no podíamos llegar.
  2. Desde un principio el proveedor nos debe indicar que datos son los que se pueden extraer en una copia de seguridad.

Si realmente trabajas con un proveedor de software serio, este tiene que ser capaz de extraer toda la información introducida en la aplicación, sin duda. Pero esto siempre es mejor que esté confirmado por escrito cuando firmemos el contrato del servicio.

¿Tienes un registro de los cambios realizados?

Como ya hemos comentado previamente, el software es utilizado por todos los empleados y en el mundo digital todas las acciones, cambios y modificaciones dejan huella.

Por este motivo tenemos que tener la potestad de tener a mano un apartado donde visualicemos todos los cambios que se han producido de forma fácil y podamos revisar quien realizó cada cambio, en qué fecha e incluso tener a mano la IP para poder identificar la ubicación exacta.

En ocasiones y desde hace unos meses muchas empresas han adoptado el teletrabajo completo o parcial, y para tener la total seguridad de que los empleados trabajan desde una zona geográfica o lugar adecuado, al tener a mano esta opción pueden confirmar que exactamente están desarrollando sus tareas desde la ubicación deseada.

Aún así el proveedor debe de realizar backups de forma periódica, para prevenir la pérdida de información por cualquier ataque y tener todos los datos bien actualizados.

En iGEO realizamos una copia de seguridad de los datos cada hora, y esto nos permite afrontar diferentes situaciones a nivel global. Para que se entienda mejor vamos a exponer un ejemplo que sucedió hace un tiempo y es que en Estados Unidos se llevó a cabo un ataque cibernético de robo masivo de datos. iGEO gracias a que tiene duplicados sus servidores y un complejo sistema de seguridad, vio como todas sus máquinas quedaban fuera del rango de acción de estos hackers y de sus ataques.

Otros de los casos que en alguna ocasión ha sucedido es que algún cliente haya solicitado conocer los cambios que se han realizado en su empresa, por ejemplo con un contrato o un presupuesto. Gracias a que contamos con un sistema de registro de cambios avanzados, podemos visualizar qué acciones se realizaron concretamente indicando a su vez la persona, la fecha y el IP desde donde se realizó dicha acción.

Todo este registro es posible reflejarlo si se tiene orquestado un amplio sistema de seguridad de los datos y una base de datos protegida que guarda todos los cambios y registros que se producen.

Recuerda que el software debe cumplir con la ISO 27001

Esta norma ISO es una norma internacional de Seguridad de la Información que pretende asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de una organización y de los sistemas y aplicaciones que la tratan.

Al cumplir con esta norma se define que la planificación, implantación y verificación del Sistema de Seguridad de la Información es la correcta.

La ISO 27001 se basa en la gestión de la calidad PDCA, la cual explicamos a continuación:

Planificar (“Plan”): etapa inicial de diseño del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, en la que se realiza la identificación inicial de los riesgos asociados con la Seguridad de la información. Esta cuestión se complementa con un análisis cualitativo y cuantitativo (si es necesario) de los riesgos identificados y la planificación de la respuesta y los controles necesarios para la mitigación de estos.

Hacer (“Do”): implantación y operación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información definido y desarrollado.

Verificar (“Check”): revisar y evaluar su eficacia y eficiencia. Si el desempeño no es el esperado analizar las causas y determinar las mejoras.

Actuar (“Act”)mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

En este blog te hemos explicado e informado de muchos consejos respecto a la exportación y copia de seguridad de tus datos frente a tu software. No dejes que tus datos estén en las manos equivocadas y confía solo en un software de máxima seguridad.

Para estar al tanto de noticias de control de plagas, u otras novedades, revisa nuestro blog.

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