Certificado de Legionella – Cambios y Mejoras

Cambios en los certificados de Legionella

En este blog, os explicaremos como son los cambios que hemos realizado en el Certificado de Legionella, adaptando los documentos según exigencias del Real Decreto.

Para ello, leer atentamente este artículo donde os lo explicamos todo con detalle.

Situación actual del Certificado de Legionella

Actualmente en iGEO, una orden de trabajo (OdT) de la línea de negocio Calidad de Agua, lleva asociadas operaciones de tres tipos:

  • Operaciones de mantenimiento (como limpieza de filtros, purga de la válvula, revisiones, etc.)
  • Recogida de muestras / analíticas
  • Protocolos de Limpieza y desinfección

Cuando se verifica la orden de trabajo, se genera el Certificado de Legionella donde se muestra la información deseada (cada empresa tiene su formato).

Algunas empresas quieren que se muestre TODA la información que ha rellenado el técnico en las operaciones. Otras solo quieren que se muestre el texto del Protocolo/Instrucciones de cada operación. Y otras ni siquiera eso, les basta con informar que se ha seguido el protocolo según Real Decreto.

Cuando en una orden de trabajo no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección, realmente no es muy relevante de cara a la Administración qué información se muestra en el “Certificado” que genera iGEO.
Actualmente a este documento lo llamamos Certificado incluso cuando no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección.

Sin embargo y aunque no sea obligatorio, los clientes finales agradecen recibir un PDF con las operaciones de mantenimiento, trabajo de campo o recogidas de muestras realizadas.

Inconvenientes de la situación actual

Cuando en la orden de trabajo se ejecuta una única operación y ésta es un protocolo de limpieza y desinfección, todo encaja.

La hora de inicio y fin de la orden de trabajo son consideradas como la hora de inicio y fin del protocolo.

La lista de productos utilizados son los del protocolo. Y todos los datos que puedan aparecer en el PDF son relativos a ese único protocolo. Figuran también la firma del cliente y el responsable técnico así como la lista de técnicos que ha intervenido, así que todo está conforme a la ley.

Cuando en una odt se ejecutan 2 protocolos de limpieza y desinfección, por ejemplo, para un depósito AFCH y para una Torre de Refrigeración se requieren entonces 2 certificados independientes.

Por eso iGEO, hace tiempo desarrolló la funcionalidad de descargar el Certificado Individual de cada una de las instalaciones (el botón rojo de PDF que hay dentro de cada operación).

Sin embargo, según nos reportan algunas empresas, no es suficiente, porque en cada uno de estos PDF figura la lista de productos utilizados de TODOS los protocolos ejecutados en la odt.
Y la hora de inicio y hora de fin que figura en estos PDF individuales son las de la odt global, no las de ese protocolo en concreto.

También por esta razón recientemente desarrollamos otra funcionalidad para ayudar a manejar esta situación, cuando se generan las órdenes de trabajo del contrato se puede activar una casilla que provoca la generación de las operaciones de limpieza en órdenes de trabajo independientes.

Mejora realizada en el Certificado de Legionella

Esto nos ha llevado a evolucionar aún más el funcionamiento, de modo que ahora, cada vez que un técnico realice una limpieza y desinfección, se va a solicitar la hora de inicio y hora de fin del protocolo concreto. Y que también se soliciten los productos utilizados en cada protocolo  (dejando de ser necesario añadirlos en la habitual tabla de productos utilizados de la orden de trabajo).

De esta forma, el cliente final recibirá varios documentos:
1. El actual “Certificado de servicio” existente en iGEO hasta el día de hoy que a partir de ahora se denominará “Parte de Trabajo Verificado” y
2. Un Certificado de Limpieza y Desinfección individual por cada protocolo realizado con el formato solicitado en el ANEXO II del RD.

Como hemos explicado, el PDF de la orden de trabajo global dejará de llamarse Certificado para pasar a llamarse “Parte de Trabajo Verificado”, aunque cada empresa, como siempre, puede personalizar dicho texto u otros textos en sus PDFs.

Por ejemplo cuando un técnico finalice una orden de trabajo en la que existen estas operaciones:

  • Operación de limpieza de filtros de la torre
  • Operación de revisión general del funcionamiento de la torre
  • Limpieza y desinfección de la Torre
  • Limpieza y desinfección de deposito AFCH

¿Qué ocurre ahora al verificar la orden de trabajo?

Al verificarse la odt, el cliente recibirá un email con 3 PDFs adjuntos:

  1. Parte de trabajo verificado (la odt global). Donde se informa de:
  • Tratamientos contratados (generalmente será uno: tratamiento integral contra legionella)
  • Las 4 operaciones realizadas (con el nivel de detalle que cada empresa desee)
  • Todos los productos utilizados en todos los protocolos más lo que quieran añadir manualmente a la odt
  • La hora de inicio global y la hora fin global de la odt
  • Las deficiencias detectadas con sus medidas correctoras (opcional por empresa)
  • Nota pública para el cliente.
  • Otra información que esté en la base de datos y que elcliente desee, se muestra en este PDF (como incidencias públicas, otros trabajos realizados, etc).
  • Firma del cliente y nombre de los técnicos que intervinieron.2. Certificado de Limpieza y desinfección de la Torre Refrigeradora, con la fecha de notificación de la instalación (obligatorio solo para Torres), los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, el texto del protocolo y, si la empresa lo desea, el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, tiempos de vaciado y llenado, etc.)

    3. Certificado de Limpieza y desinfección del depósito AFCH, los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, texto del protocolo y, si la empresa lo desea el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, etc.)

Por supuesto, en todos los PDF figuran los datos del cliente y de la sede.

Los Certificados individuales tendrá un nº que seguirá esta regla:

<nº de la odt>-<código de la instalación>
Ejemplos:
466324-TOR1
466257-ACSDEPO1

El cliente, desde el portal cliente, podrá descargarse el PDF del “Parte de Trabajo verificado” (el global), y/o cada uno de los Certificados individuales.

En el libro de legionella que se genera desde iGEO, en la nueva sección denominada Certificados de Limpieza y Desinfección figuran estos PDFs. Ya existía una sección denominada Protocolos que mantendremos por compatibilidad hacia atrás, y porque algunas empresas, en los certificados no quieren dar el detalle de lo que hizo el técnico, pero en el libro de Legionella sí.

Esperamos que estas medidas en cuanto a los cambios en el Certificado de Legionella realizados, nos ayuden a trabajar mejor y más eficientemente minimizando las  las incidencias con Administración.

Si queréis conocer más funcionalidades, acceder a este enlace.

Devolución de pedidos a proveedores

Devolución de pedidos a proveedores

Gracias a esta nueva funcionalidad, tendremos la posibilidad de poder realizar devolución de pedidos a proveedores.

A continuación, os explicamos como debéis realizarlo siguiendo unos sencillos pasos, teniendo en cuenta las dos posibilidades que existen.

Devolución creada desde un pedido

Una vez que hemos recepcionado el pedido en el almacén deseado, tenemos la posibilidad de realizar una devolución parcial o total del pedido.

Para ello, accedemos a la ficha del pedido y en la parte inferior encontraremos el botón “Convertir en devolución proveedor”.

Botón “Convertir en devolución proveedor” dentro de la ficha de un pedido recepcionado

Desde la siguiente pantalla veremos los dos productos que forman parte del pedido al proveedor con la información principal de cada uno de ellos. A la hora de realizar la devolución podremos hacerlo de uno de los productos, de algunos de ellos o de todos a la vez.

Líneas del pedido que queremos devolver

Como mostramos en la imagen, tendremos que seleccionar en la primera columna que producto queremos devolver, e indicar después en la segunda columna las unidades a devolver.

Seleccionados los productos y unidades a devolver

A continuación, podremos editar datos de la devolución, en caso de que hiciera falta. Aunque a priori no habría que modificar ninguno, ya que son los mismos datos que han quedado guardados en el momento en el que se hizo el pedido.

Pantalla de Editar devolución. Paso1.

El último paso, es revisar la devolución que vamos ha solicitar. Tanto los datos del proveedor, los detalles de los productos a devolver y cuantas unidades de cada producto.

Detalles de la devolución del pedido al proveedor. Paso 2.

Para finalizar la devolución, tendremos que clicar en “Guardar sin cerrar”.

Al clicar en el botón “Guardar sin cerrar”, la devolución quedará generada correctamente.

Para finalizar completamente este proceso, deberemos clicar en “Cerrar devolución”.

Botón “Cerrar devolución” para terminar el proceso de forma completa.

Desde la ficha de la devolución, en el apartado “Movimientos de salida asociadas a la devolución” queda el resumen de la devolución.

Devolución desde la ficha de un proveedor

Si queremos realizar una devolución que no esté vinculado a un pedido, podemos hacerlo siguiendo los pasos que os contamos a continuación.

Debéis acceder a la ficha del proveedor y en la parte superior aparece la opción de “Devoluciones”.

Para visualizar las devoluciones que ya se hayan realizado vinculadas a este proveedor, clicaremos en el botón de Devoluciones, y aparecerá la lista que nos muestra las devoluciones.

Si queremos generar una nueva devolución, pincharemos al lapicero y generaremos una nueva devolución. Lo primero que veremos en pantalla serán los datos principales de la devolución y los datos de facturación.

En el segundo paso, debemos introducir los productos que queremos devolver, indicando las unidades, el lote y fecha de caducidad.

Tendremos que tener especial cuidado en dejar marcado el check “Generar movimiento almacén”.

Una vez hayamos terminado de introducir todos los productos que queremos devolver de este proveedor, tendremos que clicar en “Cerrar devolución”. De esta manera el proceso quedará perfectamente generado.

Ahora ya sabéis como se pueden hacer devolución de pedidos a proveedores. Pero si queréis conocer más novedades, acceder aquí.

Actualizar la ubicación de la sede

Actualizar la ubicación de la sede

En algunas ocasiones la dirección de la sede registrada en iGEO no está perfectamente ubicada, ya que Google Maps no acierta adecuadamente todas las direcciones. Ahora el técnico podrá actualizar ubicación de la sede desde el Portal Técnico.

Para subsanar esta situación, hemos incorporado esta nueva funcionalidad. El técnico podrá cambiar desde el Portal Técnico la ubicación de la sede y asignarla donde realmente corresponda.

Para ello, tendrá que seguir los siguientes pasos:

Acceder a una orden de trabajo, y en el apartado “Datos del cliente/sede” encontrará la información del cliente, de la sede, y personas de contacto y justo debajo un mapa.

Justo debajo del mapa, encontrará un botón azul “Mover la ubicación actual”.

Visualización de los datos del cliente y sede desde el Portal Técnico

Al clicar en el botón, podrá marcar en el mapa la ubicación exacta si es que estaba mal localizada anteriormente.

Para ello, basta con que simplemente clique en el icono de la ubicación y lo arrastre al punto exacto donde lo quiere ubicar.

Movimiento del indicador de la ubicación de la sede

De esta manera tan fácil y sencilla se podrá actualizar la ubicación de la sede, quedará guardada la ubicación de la sede correctamente. De

Si queréis acceder a más novedades, accede a este enlace.

Acceso directo a la ubicación del aviso desde la orden de trabajo

Acceso directo a la ubicación del aviso desde la orden de trabajo

Esta funcionalidad permitirá que los técnicos tengan un acceso directo a la ubicación del aviso, para que puedan con un solo click, abrir Google Maps y llegar lo antes posible.

Cuando tenemos un aviso de tipo Incidencia, podemos asignarle una ubicación de tipo MAPA al aviso.

Al gestionar este aviso, podremos seleccionar la opción “Colocar aviso en orden de trabajo existente”, y vincularla a un servicio de un técnico.

Cuando el técnico desde el Portal Técnico acceda a la orden de trabajo, en la parte superior aparecerá una indicación de que esa orden tiene avisos.

En color azul, visualizará la dirección asignada anteriormente.

Si el técnico pulsa sobre la dirección del aviso, se abrirá directamente Google Maps para que visualice esta dirección sobre un mapa.

Nuestro objetivo con esta funcionalidad es que el técnico tenga a mano la dirección del aviso.

De esta manera, con un solo click accederá lo más rápido posible para que pueda realizar el servicio.

Ya sabéis como utilizar el acceso directo a la ubicación del aviso desde la orden de trabajo.

Si queréis estar al día de otras funcionalidades, acceder a esta página.

Informes de Consumos valorados de productos

Informes de Consumos valorados de productos

Os vamos a explicar en este blog, como crear Informes de Consumos valorados de productos.

Esto nos permite obtener el valor económico de aquellos productos que hemos utilizado en un rango de fechas determinadas.

Ahora dentro del módulo Catálogo, desde el apartado de Almacenes, tenemos disponible la nueva opción de Consumo Valorado.

Para ello, al entrar en dicho apartado encontraremos una serie de filtros, como vemos a continuación:

Cuando rellenemos los filtros necesarios, tendremos que hacer click en el botón de “Buscar”, que aparece en la parte inferior derecha.

Y al instante, aparecerá el resultado de la búsqueda realizada.

Como podemos observar en la parte inferior, tendremos a simple vista la SUMA TOTAL de cada uno de los productos, y además también encontraremos la posibilidad de exportarlo a Excel.

Esto ha sido todo en cuanto a la creación de Informes de Consumos valorados de productos.

Si quieres conocer otras novedades, accede a este link.