Libro registro de Legionella independiente por instalación de riesgo

Libro de Legionella independiente por instalación de riesgo

Personaliza el Libro registro de Legionella independiente por instalación de riesgo con esta nueva funcionalidad en iGEO ERP Cloud Platform.

Como ya sabéis, en iGEO cada vez que se realiza un contrato de esta línea de negocio (Calidad de agua), existen una serie de documentos oficiales que os facilita el propio software, entre los que se encuentra el Libro de Legionella.

En los contratos de Legionella, podéis incluir más de un tipo de instalación (por ejemplo ACS y AFCH). Ahora con esta nueva funcionalidad os permitimos que generéis el libro de legionella global (como hasta ahora), incluyendo todos los circuitos de las instalaciones, o realizar el libro independiente por cada instalación de riesgo.

Si seleccionáis esta segunda opción, lo generaréis únicamente de aquella o aquellas instalaciones seleccionadas.

Ejemplo de Libro registro de legionella independiente por instalación de riesgo

Para que veáis de forma práctica como utilizar esta funcionalidad, os proponemos el siguiente ejemplo.

Cuando tengas un contrato de calidad de agua que contiene más de un tipo de instalación de riesgo (por ejemplo ACS, AFCH y Torres de Refrigeración), dese el contrato, en la parte superior accederemos al Libro de Legionella.

libro registro de legionella

Vista desde el contrato, para acceder al Libro de Legionella (CA)

Una vez dentro de la ficha, encontraréis el apartado de “Instalaciones”.

libro registro de legionella

Configuración del Libro de Legionella desde el contrato.

Como mostramos en la parte superior, aparecen las tres instalaciones que componen el contrato y que podremos ir marcando o desmarcando para que formen parte del libro.

De esta manera, se reflejará únicamente los datos de la instalación indicada.

Para crear el Libro para una o un grupo de instalaciones, solo tendremos que marcar el check de dicha instalación, como mostramos a continuación:

libro registro de legionella

En el apartado “Instalaciones” marcamos solo las instalaciones que queremos que formen parte del Libro de Legionella.

Ahora los apartados que conforman el Libro de Legionella contendrán solo información de las instalaciones indicadas.

Después, la elaboración y creación de los apartados del Libro seguirá el mismo proceso que hasta ahora.

Elaboración y composición del Libro

Desde la parte inferior, encontraremos cuatro opciones (Plantillas, Anexos, Construir Libro Legionella e Imprimir Libro Legionella Completo). Explicamos cada opción a continuación:

Plantillas:
Al seleccionar esta opción, iremos directamente al apartado de Piezas PDF (también podemos llegar a través de Configuración>Empresa>Documentación>Piezas PDF>Libro de Legionella).

Os mostramos a continuación un ejemplo de la vista que tendríais.

libro registro de legionella

Piezas PDF del Libro de Legionella

Anexos:
Esta opción permite añadir documentos Anexos a este libro de forma específica.

anexos

Anexos para el Libro de Legionella

Construir Libro registro de Legionella:
Nos da la opción de seleccionar que apartados de los que aparecen en pantalla queremos que conformen el PDF.

Para ello, aparecerá la siguiente pantalla, dividido en tres bloques:
Secciones, Plantillas y Anexos

contrato
contrato dos
contrato tres

Una vez hayamos seleccionado que secciones y documentos queremos que formen parte del documento, clicaremos en el botón verde “Añadir piezas seleccionadas” y podremos ordenador las secciones y documentos del libro en el orden que necesitéis.

Para finalizar e imprimir dicho documento, debéis clicar en “Generar PDF”.

Recordad que hemos realizado diferentes mejoras en dicho módulo. Para visualizarlas, acceder al siguiente enlace.

Certificado de Legionella – Cambios y Mejoras

Cambios en los certificados de Legionella

En este blog, os explicaremos como son los cambios que hemos realizado en el Certificado de Legionella, adaptando los documentos según exigencias del Real Decreto.

Para ello, leer atentamente este artículo donde os lo explicamos todo con detalle.

Situación actual del Certificado de Legionella

Actualmente en iGEO, una orden de trabajo (OdT) de la línea de negocio Calidad de Agua, lleva asociadas operaciones de tres tipos:

  • Operaciones de mantenimiento (como limpieza de filtros, purga de la válvula, revisiones, etc.)
  • Recogida de muestras / analíticas
  • Protocolos de Limpieza y desinfección

Cuando se verifica la orden de trabajo, se genera el Certificado de Legionella donde se muestra la información deseada (cada empresa tiene su formato).

Algunas empresas quieren que se muestre TODA la información que ha rellenado el técnico en las operaciones. Otras solo quieren que se muestre el texto del Protocolo/Instrucciones de cada operación. Y otras ni siquiera eso, les basta con informar que se ha seguido el protocolo según Real Decreto.

Cuando en una orden de trabajo no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección, realmente no es muy relevante de cara a la Administración qué información se muestra en el “Certificado” que genera iGEO.
Actualmente a este documento lo llamamos Certificado incluso cuando no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección.

Sin embargo y aunque no sea obligatorio, los clientes finales agradecen recibir un PDF con las operaciones de mantenimiento, trabajo de campo o recogidas de muestras realizadas.

Inconvenientes de la situación actual

Cuando en la orden de trabajo se ejecuta una única operación y ésta es un protocolo de limpieza y desinfección, todo encaja.

La hora de inicio y fin de la orden de trabajo son consideradas como la hora de inicio y fin del protocolo.

La lista de productos utilizados son los del protocolo. Y todos los datos que puedan aparecer en el PDF son relativos a ese único protocolo. Figuran también la firma del cliente y el responsable técnico así como la lista de técnicos que ha intervenido, así que todo está conforme a la ley.

Cuando en una odt se ejecutan 2 protocolos de limpieza y desinfección, por ejemplo, para un depósito AFCH y para una Torre de Refrigeración se requieren entonces 2 certificados independientes.

Por eso iGEO, hace tiempo desarrolló la funcionalidad de descargar el Certificado Individual de cada una de las instalaciones (el botón rojo de PDF que hay dentro de cada operación).

Sin embargo, según nos reportan algunas empresas, no es suficiente, porque en cada uno de estos PDF figura la lista de productos utilizados de TODOS los protocolos ejecutados en la odt.
Y la hora de inicio y hora de fin que figura en estos PDF individuales son las de la odt global, no las de ese protocolo en concreto.

También por esta razón recientemente desarrollamos otra funcionalidad para ayudar a manejar esta situación, cuando se generan las órdenes de trabajo del contrato se puede activar una casilla que provoca la generación de las operaciones de limpieza en órdenes de trabajo independientes.

Mejora realizada en el Certificado de Legionella

Esto nos ha llevado a evolucionar aún más el funcionamiento, de modo que ahora, cada vez que un técnico realice una limpieza y desinfección, se va a solicitar la hora de inicio y hora de fin del protocolo concreto. Y que también se soliciten los productos utilizados en cada protocolo  (dejando de ser necesario añadirlos en la habitual tabla de productos utilizados de la orden de trabajo).

De esta forma, el cliente final recibirá varios documentos:
1. El actual “Certificado de servicio” existente en iGEO hasta el día de hoy que a partir de ahora se denominará “Parte de Trabajo Verificado” y
2. Un Certificado de Limpieza y Desinfección individual por cada protocolo realizado con el formato solicitado en el ANEXO II del RD.

Como hemos explicado, el PDF de la orden de trabajo global dejará de llamarse Certificado para pasar a llamarse “Parte de Trabajo Verificado”, aunque cada empresa, como siempre, puede personalizar dicho texto u otros textos en sus PDFs.

Por ejemplo cuando un técnico finalice una orden de trabajo en la que existen estas operaciones:

  • Operación de limpieza de filtros de la torre
  • Operación de revisión general del funcionamiento de la torre
  • Limpieza y desinfección de la Torre
  • Limpieza y desinfección de deposito AFCH

¿Qué ocurre ahora al verificar la orden de trabajo?

Al verificarse la odt, el cliente recibirá un email con 3 PDFs adjuntos:

  1. Parte de trabajo verificado (la odt global). Donde se informa de:
  • Tratamientos contratados (generalmente será uno: tratamiento integral contra legionella)
  • Las 4 operaciones realizadas (con el nivel de detalle que cada empresa desee)
  • Todos los productos utilizados en todos los protocolos más lo que quieran añadir manualmente a la odt
  • La hora de inicio global y la hora fin global de la odt
  • Las deficiencias detectadas con sus medidas correctoras (opcional por empresa)
  • Nota pública para el cliente.
  • Otra información que esté en la base de datos y que elcliente desee, se muestra en este PDF (como incidencias públicas, otros trabajos realizados, etc).
  • Firma del cliente y nombre de los técnicos que intervinieron.2. Certificado de Limpieza y desinfección de la Torre Refrigeradora, con la fecha de notificación de la instalación (obligatorio solo para Torres), los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, el texto del protocolo y, si la empresa lo desea, el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, tiempos de vaciado y llenado, etc.)

    3. Certificado de Limpieza y desinfección del depósito AFCH, los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, texto del protocolo y, si la empresa lo desea el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, etc.)

Por supuesto, en todos los PDF figuran los datos del cliente y de la sede.

Los Certificados individuales tendrá un nº que seguirá esta regla:

<nº de la odt>-<código de la instalación>
Ejemplos:
466324-TOR1
466257-ACSDEPO1

El cliente, desde el portal cliente, podrá descargarse el PDF del “Parte de Trabajo verificado” (el global), y/o cada uno de los Certificados individuales.

En el libro de legionella que se genera desde iGEO, en la nueva sección denominada Certificados de Limpieza y Desinfección figuran estos PDFs. Ya existía una sección denominada Protocolos que mantendremos por compatibilidad hacia atrás, y porque algunas empresas, en los certificados no quieren dar el detalle de lo que hizo el técnico, pero en el libro de Legionella sí.

Esperamos que estas medidas en cuanto a los cambios en el Certificado de Legionella realizados, nos ayuden a trabajar mejor y más eficientemente minimizando las  las incidencias con Administración.

Si queréis conocer más funcionalidades, acceder a este enlace.

Facturación automática en facturas recapitulativas

Facturación automática en facturas recapitulativas

Descubre la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Ahora, al seleccionar la forma de facturación recapitulativa en un contrato, podremos elegir si queremos que las facturas se generen de forma automática cada mes.

El objetivo de ello, es que nos ayudará a no estar pendiente cada mes de tenerlas que generar de forma manual por nosotros mismos.

¿Cómo se genera la facturación automáticas en facturas recapitulativas?

Dentro del contrato, en el apartado Facturación, deberemos escoger la forma “Recapitulativa”, como se muestra a continuación.

Apartado de Facturación al crear un contrato

Como se observa en la imagen, te pregunta “¿Crear las facturas automáticamente cada mes?”, si seleccionamos que , tendremos la opción de seleccionar qué día del mes se generarán las facturas.

Tras marcar la opción Sí, podremos seleccionar en qué día del mes

A continuación, debemos seleccionar el modo de las líneas de factura: si es por tratamientos realizados, o por ordenes de trabajo realizadas.

Para entender mejor ambas opciones, pongamos el siguiente ejemplo:

Creamos un contrato, en el que hay 2 servicios de desratización a 200 euros cada visita, y 2 servicios de desinfección a 300 euros cada uno.

Si seleccionamos la opción de “Tratamientos realizados”, la factura se verá de está manera:

Si en cambio, optamos por la opción de “Ordenes de trabajo realizadas”, aparecerá del siguiente modo.

De esta manera, si visualizamos el listado de facturas de este contrato, veremos que estas se han generado de forma automática.

Esto es todo en cuanto a la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Si quieres conocer otras funcionalidades que hemos incorporado, accede a este enlace.