Facturación automática en facturas recapitulativas

Facturación automática en facturas recapitulativas

Descubre la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Ahora, al seleccionar la forma de facturación recapitulativa en un contrato, podremos elegir si queremos que las facturas se generen de forma automática cada mes.

El objetivo de ello, es que nos ayudará a no estar pendiente cada mes de tenerlas que generar de forma manual por nosotros mismos.

¿Cómo se genera la facturación automáticas en facturas recapitulativas?

Dentro del contrato, en el apartado Facturación, deberemos escoger la forma “Recapitulativa”, como se muestra a continuación.

Apartado de Facturación al crear un contrato

Como se observa en la imagen, te pregunta “¿Crear las facturas automáticamente cada mes?”, si seleccionamos que , tendremos la opción de seleccionar qué día del mes se generarán las facturas.

Tras marcar la opción Sí, podremos seleccionar en qué día del mes

A continuación, debemos seleccionar el modo de las líneas de factura: si es por tratamientos realizados, o por ordenes de trabajo realizadas.

Para entender mejor ambas opciones, pongamos el siguiente ejemplo:

Creamos un contrato, en el que hay 2 servicios de desratización a 200 euros cada visita, y 2 servicios de desinfección a 300 euros cada uno.

Si seleccionamos la opción de “Tratamientos realizados”, la factura se verá de está manera:

Si en cambio, optamos por la opción de “Ordenes de trabajo realizadas”, aparecerá del siguiente modo.

De esta manera, si visualizamos el listado de facturas de este contrato, veremos que estas se han generado de forma automática.

Esto es todo en cuanto a la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Si quieres conocer otras funcionalidades que hemos incorporado, accede a este enlace.

Fecha límite de validez de un tratamiento

Fecha límite de validez de un tratamiento

A continuación os explicaremos esta funcionalidad: Fecha límite de validez de un tratamiento.

Gracias a esta nueva posibilidad, podremos fijar una fecha de validez de los tratamientos realizados en una orden de trabajo.

Para poder indicar esta fecha, primero tendremos que acceder a la línea de negocio, y en su ficha fijar el día límite de validez de un tratamiento.

Como observamos en este ejemplo, en el apartado “Número de días de validez por defecto”, hemos puesto 10.

Esto significa que, este tratamiento tiene una validez de 10 días desde la finalización de la orden de trabajo.

Si hacemos el ejemplo, y creamos un contrato de plagas, veremos que al generar las ordenes de trabajo aparece tanto las fechas y horas previstas, como la fecha fin de validez.

Esta fecha respetará la configuración que hayamos puesto en la línea de negocio, en este caso de 10 días.

Una vez que la orden de trabajo se haya realizado, y se encuentre en el estado “Ejecutada”, tendremos la oportunidad de cambiar la fecha de validez si lo deseamos.

De forma automática, siempre aparecerá la fecha de validez con el margen de día que hayamos configurado previamente.

Si deseamos, por algún motivo cambiar la fecha fin de validez, podremos hacerlo sin problema, como mostramos a continuacion:

Una vez revisemos que todo está correcto, debemos Verificar la orden de trabajo.

Al visualizar el PDF del Certificado de Servicio, este dato aparecerá reflejado si así lo deseamos, de la siguiente manera:

Esto ha sido todo en cuanto a la funcionalidad relacionada con la fecha límite de validez de un tratamiento.

Si queréis tener más información al respecto, acceder a nuestro blog de noticias.

Seguimientos comerciales para clientes potenciales

Seguimientos comerciales para clientes potenciales

iGEO da la posibilidad ahora de que podáis hacer seguimientos comerciales para clientes potenciales.

Nuestro objetivo, es que tengáis un estado de calor del potencial, mediante el cual podamos saber la fecha de la ultima vez que hemos hecho una anotación.

Para ello, dentro del modulo CRM, si desplegamos el menú Potenciales, encontraremos el submenu SEGUIMIENTO.

Al entrar en él, nos encontraremos un listado con todos los clientes potenciales.

Listado de la tabla de Seguimientos

Como observáis, en la columna “Última anotación”, al lado de la fecha, aparece un punto que según el color en el que esté, nos indicará:

  • Azul (frío): Si la última anotación se hizo hace más de 3 meses.
  • Naranja (templado): Si la anotación está hecha entre 1 y 3 meses.
  • Rojo (caliente): Si la última anotación es de hace menos de 1 mes.

Además, desde las anotaciones del potencial, podremos enviar emails de seguimiento que nos permitirán llevar una trazabilidad del estado del cliente potencial.

Botón de email de seguimientos comerciales para clientes potenciales
Botón de email de seguimientos para clientes potenciales

Al clicar en el botón de “Email de Seguimiento”, enviaremos dicho mail de seguimiento al cliente.

Email de seguimientos comerciales para clientes potenciales
Mail de seguimientos comerciales

De tal manera, que al enviar el mail se quedará registrada una anotación automática de dicho envío con el asunto del email.

Anotación automática generada tras el envío del mail de seguimiento

Esto es todo en cuanto a seguimientos comerciales para clientes potenciales. Pero si queréis estar al tanto de otras novedades de iGEO, acceder a este link.

Enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo

Enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo

Esta funcionalidad os permitirá enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo.

Gracias a esta funcionalidad, agilizaréis mucho los tiempos de envío de emails de aquellas facturas que sean del tipo, sobre servicio completado.

Para que veáis de forma práctica esta funcionalidad, tened en cuenta que el servicio tiene que tener la facturación, “sobre servicio completado.

Esto significa que se crearán tantas facturas, como servicios contenga el contrato. Por lo tanto, la factura será emitida una vez el servicio esté verificado.

Para que veáis ahora de forma visual como es en iGEO, si os trasladáis al listado de facturas de un contrato, veréis la siguiente tabla:

Como veis en la imagen, existen dos facturas vinculadas a las dos ordenes de trabajo de ese contrato.

En el momento en el que una orden de trabajo está verificada, aparecerá marcado de tal manera de color verde en la columna “Estado ODT”.

Tras estos pasos, una vez que la factura está emitida, como ya sabéis tenéis la opción de enviarla por correo justo en el momento en el que se emite.

Si nos introducimos a la ficha dentro de la factura, en la parte inferior encontraréis el botón “Enviar por email al cliente”.

Al clicar en el botón de enviar por mail al cliente, aparece la siguiente pantalla.

Como remarcamos en la imagen, debéis marcar la casilla de “Enviar la factura por mail al cliente” y seleccionar posteriormente si queréis adjuntar el certificado o el parte de trabajo.

Recordad que esto solo se puede hacer con aquellas ordenes de trabajo cuya facturación sea sobre servicio completado.

Ya conocéis la manera de enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo. Si quieres ver más funcionalidades nuevas, accede a esta página.

Facturas recapitulativas con importe automático

Facturas recapitulativas con importe automático

Aprende en este post a crear facturas recapitulativas con importe automático.

Ahora hemos creado la funcionalidad que permite que las facturas recapitulativas se creen automáticamente con importe.

Recordad que en iGEO al crear un contrato y seleccionar que el tipo de facturación es Recapitulativa, puedes seleccionar si genera las facturas de forma automática o si en cambio las generáis vosotros de forma manual.

Con la nueva funcionalidad, en caso de seleccionar que no se creen automáticamente, tendremos después que crearlas de formas manual.

Para ello, como ya sabéis, tendremos que acceder a las facturas del contrato.

Al haber seleccionado el tipo de facturación recapitulativas y creación manual, encontraremos la tabla de facturas en blanco.

Para crear una factura recapitulativa, debemos clicar en el botón azul “Nueva factura recapitulativa”.

A continuación, aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo del contrato y el estado de cada una. Recordad que para poder vincular ordenes de trabajo a una factura, estas deben estar en estado verificada.

Como vemos en la imagen, se aprecia como existen dos ordenes de trabajo “Verificadas” y justo en la parte inferior podemos configuraremos la factura recapitulativa que queremos crear.

Primero, debemos seleccionar las ordenes que deseamos incluir en dicha factura. Para ello marcaremos los checks de la primera columna.

¿Qué tipo de configuración para la factura recapitulativa existe?

En el apartado “Configuración para la facturación recapitulativa”, debemos escoger el modo de las líneas de factura. Existen 4 tipos:
– Ordenes de trabajo realizadas
– Tratamientos realizados
– Sede y tratamiento realizados
– Línea única

Según seleccionemos una de estas opciones, así se configurará las líneas de la factura.

Por ejemplo, si seleccionamos “Ordenes de trabajo realizadas”, en la factura se mostrarán dos líneas, cada una identificando la orden de trabajo a la que pertenece.

En cambio, si seleccionamos “Tratamientos realizados”, nos generará una línea en la factura por cada tratamiento que se haya realizado entre las dos ordenes de trabajo.
Si por ejemplo en ambas ordenes solo se ha realizado un servicio de desratización, solo generará una línea en la factura, pero si entre los dos servicios se han llevado a cabo dos desratizaciones y una desinfección, generará una línea para cada servicio.

Si seleccionamos la opción de “Sede y tratamiento realizados”, tendrá en cuenta en qué sedes se han realizado ambos servicios y que tratamiento. En caso de que coincidan las sedes y el tratamiento, solo generará una línea, y en caso de que no sea así, generará tantas líneas como sea conveniente.

La última opción es “Línea Única”. Esta opción solo da lugar a la generación de una sola línea de factura.

Como veis hemos ampliado al máximo el abanico de posibilidades para que generéis las facturas recapitulativas de la manera más personalizada posible.

Ahora ya sabéis como generar facturas recapitulativas con importe automático.

Recordad que para que se genere la factura con el importe, debes activar el siguiente check.

Si queréis estar al tanto de otras novedades de iGEO, accede a este enlace.