Herramienta de Soporte desde iGEO

Herramienta de Soporte desde iGEO

Utiliza la herramienta de Soporte desde iGEO, y comunícate con directamente desde la App.

Como bien sabéis, la comunicación entre vosotros y nuestro departamento de Soporte, es esencial.

Por eso nuestro departamento de Soporte está trabajando para mejorar nuestros servicios y ofrecer una respuesta más rápida a sus solicitudes y necesidades.

Para que la comunicación entre ambas partes sea más rápida, fluida y eficaz, hemos incorporado nuestra Herramienta de Soporte en el Portal Oficina, mediante el botón de interrogación, en la parte inferior izquierda.

Al clicar este botón, aparecerá la nueva herramienta de soporte, con el objetivo de poder proporcionaros una respuesta más rápida y con un conocimiento previo de la situación, lo que acortará los tiempos de espera de los tickets.

Al clicar en el icono, aparecerá la siguiente tabla donde podréis realizar diferentes acciones.

Opciones de la Herramienta de Soporte desde iGEO

La primera opción es “Crear ticket a Soporte”.

Al lanzar el ticket directamente desde la aplicación de iGEO, podéis reportarnos vuestra necesidad de una manera más clara y directa.

De esta forma nuestros agentes podrán responder contando con toda la información necesaria agilizando los tiempos de respuesta.

Los apartados que necesitamos para optimizar este proceso son:

  • Nombre del contacto.
  • Correo electrónico.
  • Tipo de Solicitud.
  • Portal del ERP.
  • Módulo del ERP.
  • Asunto.
  • Descripción.

Por supuesto, podréis añadir imágenes, capturas de pantalla, links y otras opciones adicionales para generar el ticket lo más completo posible.

El secreto está en los detalles

Crear un ticket es ahora más sencillo y rápido utilizando la Herramienta de Soporte que mediante el antiguo método.

Basta con identificar aquellos aspectos necesarios y el formulario tiene todos los detalles.

Por si queda alguna duda, todos estos detalles los pueden encontrar explicados en el manual de uso que adjuntamos a este correo.

Esperamos que muy pronto, esta Herramienta de Soporte sea el canal de comunicación principal y directo con nuestro departamento de Soporte.





Biblioteca de Conocimiento

La biblioteca de conocimiento es una herramienta que ponemos a vuestra disposición para que realicéis cualquier búsqueda específica de las funcionalidades de cada módulo de iGEO.

Si desplegáis esta opción, encontraréis diferentes apartados:

  • Común.
  • Configuración.
  • RRHH.
  • Catálogo.
  • Planning.
  • Compras/Gastos.
  • Facturación.
  • Avisos.
  • Portal Técnico.
  • Portal Cliente.

Cada uno de estos apartados tendrán incluidos diferentes artículos que iremos actualizando según desarrollemos nuevas funcionalidades.

Utiliza el Buscador inteligente

Justo debajo de la Biblioteca de Conocimiento, encontrarás el Buscador Inteligente.

Como es obvio, la funcionalidad principal es que podáis encontrar cualquier artículo de forma rápida gracias a palabras clave (facturas emitidas; clientes potenciales; datos educativos; etc).

Pero no solo eso, sino que iremos incorporando las búsquedas más repetidas por todos vosotros, para que podáis ver in situ que es lo que más está siendo buscado.

Esperamos que muy pronto, esta herramienta sea el canal de comunicación principal y directo con nuestro departamento de Soporte. Trabajamos para que vuestra experiencia como usuario de iGEO ERP sea excelente.

Facturación automática en facturas recapitulativas

Facturación automática en facturas recapitulativas

Descubre la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Ahora, al seleccionar la forma de facturación recapitulativa en un contrato, podremos elegir si queremos que las facturas se generen de forma automática cada mes.

El objetivo de ello, es que nos ayudará a no estar pendiente cada mes de tenerlas que generar de forma manual por nosotros mismos.

¿Cómo se genera la facturación automáticas en facturas recapitulativas?

Dentro del contrato, en el apartado Facturación, deberemos escoger la forma “Recapitulativa”, como se muestra a continuación.

Apartado de Facturación al crear un contrato

Como se observa en la imagen, te pregunta “¿Crear las facturas automáticamente cada mes?”, si seleccionamos que , tendremos la opción de seleccionar qué día del mes se generarán las facturas.

Tras marcar la opción Sí, podremos seleccionar en qué día del mes

A continuación, debemos seleccionar el modo de las líneas de factura: si es por tratamientos realizados, o por ordenes de trabajo realizadas.

Para entender mejor ambas opciones, pongamos el siguiente ejemplo:

Creamos un contrato, en el que hay 2 servicios de desratización a 200 euros cada visita, y 2 servicios de desinfección a 300 euros cada uno.

Si seleccionamos la opción de “Tratamientos realizados”, la factura se verá de está manera:

Si en cambio, optamos por la opción de “Ordenes de trabajo realizadas”, aparecerá del siguiente modo.

De esta manera, si visualizamos el listado de facturas de este contrato, veremos que estas se han generado de forma automática.

Esto es todo en cuanto a la nueva funcionalidad de facturación automática en facturas recapitulativas.

Si quieres conocer otras funcionalidades que hemos incorporado, accede a este enlace.

Fecha límite de validez de un tratamiento

Fecha límite de validez de un tratamiento

A continuación os explicaremos esta funcionalidad: Fecha límite de validez de un tratamiento.

Gracias a esta nueva posibilidad, podremos fijar una fecha de validez de los tratamientos realizados en una orden de trabajo.

Para poder indicar esta fecha, primero tendremos que acceder a la línea de negocio, y en su ficha fijar el día límite de validez de un tratamiento.

Como observamos en este ejemplo, en el apartado “Número de días de validez por defecto”, hemos puesto 10.

Esto significa que, este tratamiento tiene una validez de 10 días desde la finalización de la orden de trabajo.

Si hacemos el ejemplo, y creamos un contrato de plagas, veremos que al generar las ordenes de trabajo aparece tanto las fechas y horas previstas, como la fecha fin de validez.

Esta fecha respetará la configuración que hayamos puesto en la línea de negocio, en este caso de 10 días.

Una vez que la orden de trabajo se haya realizado, y se encuentre en el estado “Ejecutada”, tendremos la oportunidad de cambiar la fecha de validez si lo deseamos.

De forma automática, siempre aparecerá la fecha de validez con el margen de día que hayamos configurado previamente.

Si deseamos, por algún motivo cambiar la fecha fin de validez, podremos hacerlo sin problema, como mostramos a continuacion:

Una vez revisemos que todo está correcto, debemos Verificar la orden de trabajo.

Al visualizar el PDF del Certificado de Servicio, este dato aparecerá reflejado si así lo deseamos, de la siguiente manera:

Esto ha sido todo en cuanto a la funcionalidad relacionada con la fecha límite de validez de un tratamiento.

Si queréis tener más información al respecto, acceder a nuestro blog de noticias.

Seguimientos comerciales para clientes potenciales

Seguimientos comerciales para clientes potenciales

iGEO da la posibilidad ahora de que podáis hacer seguimientos comerciales para clientes potenciales.

Nuestro objetivo, es que tengáis un estado de calor del potencial, mediante el cual podamos saber la fecha de la ultima vez que hemos hecho una anotación.

Para ello, dentro del modulo CRM, si desplegamos el menú Potenciales, encontraremos el submenu SEGUIMIENTO.

Al entrar en él, nos encontraremos un listado con todos los clientes potenciales.

Listado de la tabla de Seguimientos

Como observáis, en la columna “Última anotación”, al lado de la fecha, aparece un punto que según el color en el que esté, nos indicará:

  • Azul (frío): Si la última anotación se hizo hace más de 3 meses.
  • Naranja (templado): Si la anotación está hecha entre 1 y 3 meses.
  • Rojo (caliente): Si la última anotación es de hace menos de 1 mes.

Además, desde las anotaciones del potencial, podremos enviar emails de seguimiento que nos permitirán llevar una trazabilidad del estado del cliente potencial.

Botón de email de seguimientos comerciales para clientes potenciales
Botón de email de seguimientos para clientes potenciales

Al clicar en el botón de “Email de Seguimiento”, enviaremos dicho mail de seguimiento al cliente.

Email de seguimientos comerciales para clientes potenciales
Mail de seguimientos comerciales

De tal manera, que al enviar el mail se quedará registrada una anotación automática de dicho envío con el asunto del email.

Anotación automática generada tras el envío del mail de seguimiento

Esto es todo en cuanto a seguimientos comerciales para clientes potenciales. Pero si queréis estar al tanto de otras novedades de iGEO, acceder a este link.

Enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo

Enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo

Esta funcionalidad os permitirá enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo.

Gracias a esta funcionalidad, agilizaréis mucho los tiempos de envío de emails de aquellas facturas que sean del tipo, sobre servicio completado.

Para que veáis de forma práctica esta funcionalidad, tened en cuenta que el servicio tiene que tener la facturación, “sobre servicio completado.

Esto significa que se crearán tantas facturas, como servicios contenga el contrato. Por lo tanto, la factura será emitida una vez el servicio esté verificado.

Para que veáis ahora de forma visual como es en iGEO, si os trasladáis al listado de facturas de un contrato, veréis la siguiente tabla:

Como veis en la imagen, existen dos facturas vinculadas a las dos ordenes de trabajo de ese contrato.

En el momento en el que una orden de trabajo está verificada, aparecerá marcado de tal manera de color verde en la columna “Estado ODT”.

Tras estos pasos, una vez que la factura está emitida, como ya sabéis tenéis la opción de enviarla por correo justo en el momento en el que se emite.

Si nos introducimos a la ficha dentro de la factura, en la parte inferior encontraréis el botón “Enviar por email al cliente”.

Al clicar en el botón de enviar por mail al cliente, aparece la siguiente pantalla.

Como remarcamos en la imagen, debéis marcar la casilla de “Enviar la factura por mail al cliente” y seleccionar posteriormente si queréis adjuntar el certificado o el parte de trabajo.

Recordad que esto solo se puede hacer con aquellas ordenes de trabajo cuya facturación sea sobre servicio completado.

Ya conocéis la manera de enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo. Si quieres ver más funcionalidades nuevas, accede a esta página.

Facturas recapitulativas con importe automático

Facturas recapitulativas con importe automático

Aprende en este post a crear facturas recapitulativas con importe automático.

Ahora hemos creado la funcionalidad que permite que las facturas recapitulativas se creen automáticamente con importe.

Recordad que en iGEO al crear un contrato y seleccionar que el tipo de facturación es Recapitulativa, puedes seleccionar si genera las facturas de forma automática o si en cambio las generáis vosotros de forma manual.

Con la nueva funcionalidad, en caso de seleccionar que no se creen automáticamente, tendremos después que crearlas de formas manual.

Para ello, como ya sabéis, tendremos que acceder a las facturas del contrato.

Al haber seleccionado el tipo de facturación recapitulativas y creación manual, encontraremos la tabla de facturas en blanco.

Para crear una factura recapitulativa, debemos clicar en el botón azul “Nueva factura recapitulativa”.

A continuación, aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo del contrato y el estado de cada una. Recordad que para poder vincular ordenes de trabajo a una factura, estas deben estar en estado verificada.

Como vemos en la imagen, se aprecia como existen dos ordenes de trabajo “Verificadas” y justo en la parte inferior podemos configuraremos la factura recapitulativa que queremos crear.

Primero, debemos seleccionar las ordenes que deseamos incluir en dicha factura. Para ello marcaremos los checks de la primera columna.

¿Qué tipo de configuración para la factura recapitulativa existe?

En el apartado “Configuración para la facturación recapitulativa”, debemos escoger el modo de las líneas de factura. Existen 4 tipos:
– Ordenes de trabajo realizadas
– Tratamientos realizados
– Sede y tratamiento realizados
– Línea única

Según seleccionemos una de estas opciones, así se configurará las líneas de la factura.

Por ejemplo, si seleccionamos “Ordenes de trabajo realizadas”, en la factura se mostrarán dos líneas, cada una identificando la orden de trabajo a la que pertenece.

En cambio, si seleccionamos “Tratamientos realizados”, nos generará una línea en la factura por cada tratamiento que se haya realizado entre las dos ordenes de trabajo.
Si por ejemplo en ambas ordenes solo se ha realizado un servicio de desratización, solo generará una línea en la factura, pero si entre los dos servicios se han llevado a cabo dos desratizaciones y una desinfección, generará una línea para cada servicio.

Si seleccionamos la opción de “Sede y tratamiento realizados”, tendrá en cuenta en qué sedes se han realizado ambos servicios y que tratamiento. En caso de que coincidan las sedes y el tratamiento, solo generará una línea, y en caso de que no sea así, generará tantas líneas como sea conveniente.

La última opción es “Línea Única”. Esta opción solo da lugar a la generación de una sola línea de factura.

Como veis hemos ampliado al máximo el abanico de posibilidades para que generéis las facturas recapitulativas de la manera más personalizada posible.

Ahora ya sabéis como generar facturas recapitulativas con importe automático.

Recordad que para que se genere la factura con el importe, debes activar el siguiente check.

Si queréis estar al tanto de otras novedades de iGEO, accede a este enlace.

Alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución

Alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución

Gracias a esta nueva funcionalidad, os mostraremos como es la alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución.

Os vamos a mostrar un ejemplo para que veáis como podemos gestionar este caso desde el Portal Técnico.

Imaginemos que entramos en el Portal Técnico, y queremos acceder a cualquiera de las ordenes que tenemos disponibles.

Tanto desde la vista del Planning como desde el listado de ordenes de trabajo, podremos clicar y acceder a la orden de trabajo que necesitemos en ese momento.

Al hacer click en “Empezar trabajo” de cualquiera de las ordenes de trabajo, si existe alguna otra orden que está ejecutándose en ese momento, y la tiene asignada ese mismo técnico aparecerá la siguiente pantalla.

Como vemos en esta captura anterior, tendremos la opción de ver qué orden está en ejecución y qué hacer con ella.

  1. Finalizar trabajo.
  2. Pausar trabajo.
  3. Yo he finalizado. En caso de que sea una orden de trabajo que esté compartida con otro compañero.

También tenemos la opción de clicar “Empezar trabajo”, ignorando la orden que está en ejecución.

Aunque recordad que no debería existir ninguna orden de trabajo en ejecución, si estáis realizando otro servicio.

Ahora, con esta alerta no tenéis que preocuparos de recordar si habéis pausado o finalizado una orden.

Como siempre os decimos, nuestro objetivo es haceros el trabajo más fácil y cómodo.

Esto ha sido todo en cuanto a la alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución.

Si queréis acceder a otras novedades, haz click aquí.

Operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente

Operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente

Con esta nueva funcionalidad aprenderéis a crear operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente.

Como ya sabéis, al crear la tabla de operaciones en un contrato de legionella, podremos indicar si las tareas (cuya periodicidad sean diarias o semanales) las tienen que realizar y rellenar los clientes desde el Portal Cliente.

Para ello, debemos definirlo de la siguiente manera cuando estamos creando la tabla de operaciones:

De esta forma, al seleccionar la opción de que la operación la realice el cliente, tendremos que seleccionar el check “Desde el Portal Cliente” para que se vaya completando cada operación desde el Portal Cliente.

Rellenar operaciones desde el Portal Cliente

A continuación os enseñaremos a como vuestros clientes deben rellenar las operaciones desde el Portal Cliente.

En el menú lateral, encontrarán el apartado Legionella>Operaciones Cliente.

Como se muestra en la imagen superior, el cliente podrá ver los contratos de legionella que tiene en vigor. Solamente, tendrá que clicar en el contrato al cual pertenezcan las operaciones que va a realizar.

A continuación, aparecerá un listado con las diferentes operaciones a realizar, indicando en que instalación se encuentra, el nombre de la operación y su frecuencia.

Para completar la operación, tendrá que hacer clic en el icono de la parte derecha.

De esta manera, aparecerá la información detallada de la operación a realizar.

Llegados a este paso, tendrán que clicar en el botón de editar (parte derecha) para rellenar los datos correspondiente a la operación.

Desde la vista de operaciones podremos ir visualizando un registro detallado de aquellas operaciones que ha ido ejecutando el cliente.

De forma automática, el apartado “Operaciones de mantenimiento” del Libro de Legionella, se rellenará de forma automática como veremos a continuación.

Como ya sabéis a gestionar las operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente, os invitamos a que veáis más novedades de Legionella, accediendo a nuestro blog.

Agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección

Agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección

A continuación, os vamos a explicar como agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección.

Para ello, tenemos que crear un contrato de Calidad de Agua, con sus respectivas ordenes de trabajo.

Como ya sabéis, en los contratos de legionella podemos visualizar el listado de ordenes de trabajo en en dos formatos diferentes: Mediante la vista de operaciones o desde la Tabla de ordenes de trabajo.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Ordenes de trabajo de un mismo contrato
Vista de Operaciones

Para aprovechar esta funcionalidad, debemos tener en pantalla la Vista de Operaciones.

En la parte inferior, encontramos dos botones de color verde: “Llevar operaciones analíticas a nuevas ordenes” y “Llevar operaciones limpiezas y desinfección a nuevas órdenes”.

¿Como puedo agrupar las operaciones de un mismo tipo en una orden de trabajo?

Pues muy sencillo. Si una vez creadas las ordenes de trabajo, queremos unificar las operaciones de analítica/recogida o de limpieza y desinfección, deberemos clicar sobre la opción deseada.

Tras esto, veremos como al lado de la orden de trabajo aparecen una serie de iconos, los cuales nos indicaran tanto el número de operaciones que tenemos que realizar, como el tipo de cada una de ellas.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Iconos limpieza y analíticas

Si clicamos sobre uno de los iconos, podremos ver las operaciones que entran dentro de esta orden de trabajo.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Operaciones de una misma orden de trabajo

Glosario de iconos de operaciones

A continuación os mostramos la leyenda de los iconos que os vais a encontrar en relación a los diferentes tipos de operaciones.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Glosario iconos de operaciones

Estos iconos, los encontraremos tanto al lado del número de la orden de trabajo, desde la Vista de operaciones, como también cuando visualicemos las operaciones que hay dentro de una orden de trabajo.

Ahora ya sabéis como agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección, de un mismo contrato.

Si queréis conocer más novedades de legionella o de cualquier otro apartado de iGEO, acceder al siguiente enlace.

Nuevos listados de analíticas

Nuevos apartados en el listado de analíticas

Para facilitar el trabajo de la gestión de recogida de muestras y analíticas, hemos creado nuevos listados de analíticas.

Para ello, desde el módulo de CRM, accederemos al menú Analíticas, y como se observa hemos añadido diferentes submenús.

Como veréis, lo hemos dividido en los menús:

  •  TODAS: Desde este listado, encontraremos una tabla de operaciones de recogidas de muestras y analíticas. Hemos incluido una nueva columna para que podamos filtrar si se ha enviado o no la recogida al laboratorio y otra para poder filtrar por el estado de la analítica (Pendiente o finalizada).
Listado de muestras/analíticas globales
Listado de muestras/analíticas globales
  •  PENDIENTE DE EJECUTAR: Mostrará aquellas recogidas que aun no se han ejecutado.
Listado de muestras/analíticas pendientes de ejecutar
Listado de muestras/analíticas pendientes de ejecutar
  •  PENDIENTE DE ENVÍO AL LABORATORIO: Encontraremos las recogidas que se han realizado, pero que aún no se han enviado al laboratorio. Si marcamos el check de la primera columna, tendremos la opción de enviar masivamente un mail de la recogida de muestras a cada uno de los laboratorios.
Nuevos listados de analíticas - Listado de muestras/analíticas pendientes de notificar al laboratorio
Listado de muestras/analíticas pendientes de notificar al laboratorio
  •  PENDIENTE DE RECIBIR DEL LABORATORIO: Podremos observar aquellas recogidas enviadas al laboratorio, y que estamos a la espera de recepcionar los resultados de las analíticas.
Nuevos listados de analíticas - Listado de muestras/analíticas pendientes de recibir del laboratorio
Listado de muestras/analíticas pendientes de recibir del laboratorio
  •  ANALÍTICA RECIBIDA: Encontraremos aquellas analíticas que ya tengan incluidas los resultados del laboratorio. Recordar que podemos o adjuntar directamente el documento que nos envían desde el laboratorio o introducir los datos de la misma a mano, para generar tu propio certificado. Como ya sabéis, si introducís los datos, en un futuro podréis generaros gráficas interactivas con estos datos.
Nuevos listados de analíticas - Listados de muestras/analíticas recibidas
Listados de muestras/analíticas recibidas

Ya conocéis los nuevos listados de analíticas. Recordad, que para tener toda la información de las últimas novedades, debéis acceder aquí.