Envoi des SMS de rappel sur iGEO

Dans cet article, nous vous présentons en exclusivité une des grandes fonctionnalités de 2022 : l’envoi des SMS de rappel sur iGEO. D’une manière simple, votre personnel de bureau et vos technicien.ne.s pourront envoyer un SMS de rappel de la date et l’heure de l’intervention planifiée à vos client.e.s, ainsi que pour leur informer que l’employé.e est en cours de route.

Comme nous mentionnons toujours dans nos articles du blog, l’efficacité des fonctionnalités implémentées dépendent de la qualité des données que vous avez introduites sur iGEO.

Ensuite, nous vous expliquerons comment envoyer des SMS de rappel sur iGEO. De plus, nous présenterons un exemple pratique pour que vous voyiez le processus complet.

Configuration des SMS de rappel

Tout d’abord, nous vous montrerons la configuration générique des SMS. Afin de l’établir, vous devez accéder à Configuration > Entreprise > Courriels/SMS. Là, vous verrez un nouvel onglet, « SMS ».

Configuration SMS de rappel

Onglet « SMS » sur la configuration de l’entreprise

Après avoir cliqué sur cet onglet, vous trouverez ces deux options de configuration :

  • Texte des SMS de rappel de rendez-vous (bureau)
  • Texte des SMS « je suis en cours de route » (technicien.ne.s)

Configuration du texte des SMS de rappel de rendez-vous depuis le bureau

Celle-ci sera une configuration générique que vous pourrez établir par défaut pour l’envoi des SMS de rappel depuis le bureau, qui sera effectué un jour avant l’intervention. Afin de générer le texte, vous devez cliquer sur le bouton « éditer » et écrire le message du SMS.

Veuillez considérer l’existence d’une série de variables que vous pourrez introduire sur le texte, lesquelles afficheront la donnée réelle correspondante ultérieurement. C’est-à-dire, si vous ajoutez au message la variable « ${fechaYhoraPrevista} », elle sera remplacée sur le SMS envoyé par la date et heure indiquées sur l’ordre de travail.

Configuration du texte des SMS « je suis en cours de route » sur le Portail technicien.ne

Celui-ci sera le SMS que le.la technicien.ne enverra juste avant se déplacer vers les installations du.de la client.e. Ainsi, il.elle sera averti.e et pourra se préparer pour l’intervention. La configuration de ce message est identique à celle du SMS envoyé depuis le bureau.

Éditer configuration des SMS de rappel

Paramétrisation des SMS sur le module de configuration de l’entreprise

Là, vous trouverez aussi le champ appelé « nom de l’émetteur.trice du SMS », qui correspond au nom de l’entité envoyant le message au.à la client.e. Si celui de votre entreprise dépasse 11 caractères, ou si le champ est laissé vide, le domaine de votre société s’affichera par défaut.

SMS de rappel envoyé

SMS de rappel réel envoyé à un numéro de portable

Configuration du numéro de portable auquel envoyer les SMS de rappel

Une fois la configuration initiale finie, vous devez aller sur la fiche de l’établissement. Là, vous introduirez le numéro de portable auquel envoyer les SMS de rappel sur le champ suivant :

Número de portable de rappel

Configuration de l’envoi des SMS sur la fiche d’un établissement

Le format de numéro de portable est celui-ci : (+indicatif de pays)(numéro de portable sans le préfixe 0). Par exemple : +33 X XX XX XX XX. Vous devez écrire tous les chiffres ensemble, précédées du symbole « + ».

Configuration de l’envoi automatique des SMS de rappel

Sur la configuration des SMS, vous trouverez l’option « envoi de messages automatiques ».

Envoi automatique

Activation de l’envoi automatique des SMS de rappel

Lors de l’activation de cette option, un champ s’affichera. Là, vous devez indiquer une heure afin de programmer l’envoi des SMS.

Dans cet exemple, nous avons indiqué 17 h comme heure d’envoi. Cela veut dire que, le jour avant l’intervention chez les installations du.de la client.e, à 17 h, un SMS lui sera envoyé de façon automatique, sans avoir besoin de le faire manuellement.

Vous devez prendre compte du fait que, lors de la sélection de l’heure d’envoi, il doit exister une marge minimale de 24 heures entre celle-ci et l’heure de l’intervention afin que l’envoi automatique prenne effet.

Envoi manuel des SMS depuis le bureau

Une fois ces deux sections configurées, vous pourrez envoyer un SMS de rappel pour chaque ordre de travail en attente d’exécution programmé pour un établissement spécifique. Sur la fiche de l’OdT, dans la section « données du.de la client.e/établissement », vous trouverez un bouton vert appelé  « envoyer SMS de rappel ».

Envoyer SMS de rappel

Bouton pour envoyer un SMS de rappel sur la fiche d’un ordre de travail

Logiquement, le SMS de rappel pourra être envoyé dans le cas des OdT dont le statut est un de ceux-ci : « proposé », « en attente de confirmation » ou « confirmé ».

Après avoir cliqué sur ce bouton vert, le message prédéfini s’affichera à nouveau sur la configuration.

Revision du texte du SMS de rappel

Quand le SMS sera prêt, vous devrez cliquer sur « envoyer message texte » afin qu’il prenne effet. À la suite de cette action, une affiche verte apparaitra pour confirmer que le SMS a été correctement envoyé.

SMS de rappel correctement envoyé

SMS correctement envoyé

Envoi manuel des SMS au.à la client.e sur le Portail technicien.ne

Les technicien.ne.s auront aussi disponible l’option d’envoyer des SMS de rappel aux client.e.s. Le but, c’est que, avant de se déplacer vers leurs installations, ils.elles envoient un message afin de leur prévenir.

Le fonctionnement est tellement simple. Sur le Portail technicien.ne, dans le menu « travaux de la journée », ils.elles devront cliquer sur le bouton vert appelé « envoyer notification d’arrivée » afin d’envoyer le SMS leur informant qu’ils.elles sont en cours de route.

Travaux de la journée

Liste des travaux de la journée sur le Portail technicien.ne

Envoyer notification d'arrivée

Bouton vert « envoyer notification d’arrivée »

Ainsi, ils.elles auront la possibilité de revoir le message du SMS et l’envoyer au.à la client.e.

SMS portal technicien

SMS envoyé sur le Portail technicien.ne

ENVOI MASSIF DES SMS DE RAPPEL

Cette fonctionnalité comprend un processus simple pour envoyer des SMS en masse aux client.e.s. Cela vous évitera de devoir accéder à la fiche de chacun.e afin de le faire.

Pour configurer l’envoi massif des SMS de rappel, vous devez aller sur Planning > Ordres de travail > Assignés en attente.

Assignés en attente

Liste des ordres de travail en attente

D’abord, sur cette liste, vous pourrez filtrer les résultats par les différents concepts du tableau (client.e, code postal, ville, ligne de métier, zone commerciale, etc.), Puis, vous devrez cliquer sur la case affichée à gauche, à côté du numéro de chaque ordre de travail. Sur la partie supérieure droite, vous appuierez sur le bouton bleu « actions » et, puis, sur l’option « envoyer SMS de rappel ».

Actions

Sélection massive d’ordres de travail pour envoyer des SMS de rappel

Ensuite, un tableau contenant les OdT sélectionnés s’affichera. Là, vous pourrez revoir le message du SMS pour chacun. Si vous êtes d’accord, vous devrez cliquer sur le bouton vert « envoyer message texte ».

Envoi massif des SMS de rappel

Ceux-ci sont les trois moyens pour envoyer des SMS de rappel. Il est essentiel de l’utiliser afin de réduire au maximum le nombre des imprévus que, parfois, se produisent avec quelques client.e.s.

Si vous souhaitez rester au courant des dernières fonctionnalités d’iGEO, veuillez consulter notre blog spécialisé.

READ MORE

Related news