Monitoraggio dei preventivi

Seguimiento Presupuestos

Il monitoraggio dei preventivi è una degli aspetti più importanti per un’azienda, ma allo stesso tempo puó essere un lavoro difficile da portare a termine. 

Per questa ragione in iGEO abbiamo migliorato quest’aspetto, creando una nuova funzionalità che vi aiuterà a tenere traccia dei preventivi aggiornati e conoscere la data in cui dovrete eseguire il prossimo monitoraggio.

Che differenza c’è tra monitoraggio dei preventivi e monitoraggio dei clienti potenziali?

Qualche tempo fa abbiamo sviluppato una funzionalità che consisteva nel realizzare un monitoraggio dei preventivi inviati ai clienti potenziali.

In sintesi, questa funzionalità vi permette di inviare un’email di monitoraggio generale ad un potenziale per dare seguito al processo di captazione di questo possibile cliente.

Ma con questa nuova funzionalità saremo in grado di integrare quest’ azione.

Quali dati dobbiamo compilare per realizzare un monitoraggio dei preventivi?

La prima cosa che dobbiamo fare è accedere a Configurazione>Azienda>Email/SMS. Qui troveremo la sezione “Monitoraggio preventivo” da dove potremo configurare il modello d’email per il monitoraggio dei preventivi.

Il monitoraggio dei preventivi è molto semplice. Quando generiamo un preventivo troveremo 3 nuovi campi nella prima fase della creazione.

3 campi da compilare per il monitoraggio dei preventivi

Come si può osservare, esistono i seguenti 3 campi:

  • Prossimo monitoraggio
  • Ultimo monitoraggio
  • Data fine validità offerta

Una volta compilati, questi campi appariranno nella scheda del preventivo in questo modo:

Sezione “Monitoraggio/Annotazioni” nella scheda di un preventivo

Una volta che abbiamo compilato questi 3 dati (nonostante non sia obbligatorio che vengano indicati tutti e 3), se andiamo in CRM>Preventivi>Monitoraggio, troveremo una tabella dove saranno mostrate queste tre date mostrate.

Tavola di Monitoraggio dei Preventivi dal CRM

Come si puó osservare nell’immagine, ci sono 3 colonne che corrispondono ad ognuno dei nuovi campi che appaiono nel preventivo.

Come realizziamo il monitoraggio di un preventivo?

Una volta arrivati a questo punto, vogliamo inviare un’email di monitoraggio di un preventivo, tanto in forma individuale quanto in forma massiva.

Se vogliamo farlo in modo individuale, dobbiamo accedere al preventivo e nella parte inferiore cliccare sul pulsante “Inviare email di monitoraggio”.

Email monitoraggio preventivo

Come vedrete potremo inviare l’email di monitoraggio del preventivo e nella parte inferiore indicare quanti giorni mancano per realizzare il prossimo monitoraggio.

Se per esempio mancano 7 giorni, iGEO automaticamente attualizzerà il campo “Prossimo monitoraggio” inserendo la data in cui è previsto il prossimo monitoraggio.

Una volta inviata l’email, si rifletterà nel campo “Annotazioni” nel seguente modo:

Annotazione realizzata automaticamente inviando l’email di monitoraggio del preventivo

Allo stesso tempo, anche il campo “Prossimo monitoraggio” verrà attualizzato tenendo in considerazione il numero di giorni che abbiamo indicato inviando l’email.

Tramite questi semplici passi potremo realizzare un monitoraggio esaustivo di tutti i preventivi.

Scoprite le altre nuove funzionalità nel nostro blog.

Invio SMS di promemoria da iGEO

SMS promemoria

Os presentamos en exclusiva una de las grandes funcionalidades de este 2022, el envío de SMS recordatorios desde iGEO.

De una forma sencilla vamos a poder enviar tanto desde oficina como los propios técnicos un SMS recordatorio a los clientes para que recuerden tanto la fecha y hora del servicio planificado para el próximo día como el recordatorio de que el técnico está en camino.

Como siempre decimos y os mostramos en nuestro blog, muchas de las funcionalidades que sacamos a la luz basan parte de su funcionalidad en la buena calidad de los datos que tengáis introducidos en iGEO.

A continuación os vamos a explicar como se lleva a cabo el envío de SMS recordatorios, y un ejemplo práctico para que lo veáis al completo.

Configuración de SMS recordatorio

Lo primero que os mostramos es la configuración genérica de los SMS.

Para ello debemos acceder a Configuración>Empresa>Emails/SMS. Desde aquí veremos que ahora existe una nueva pestaña: “SMS”.

Pestaña SMS desde la Configuración de la empresa

Al ingresar en esta pestaña encontraremos dos opciones.

  • Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina
  • Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina

Esta será una configuración genérica que podemos dejar prediseñada para el envío de SMS recordatorio desde oficina, el día antes de la ejecución del servicio.

Para generar el texto, debemos clicar en el botón “Editar” y escribir el mensaje de texto del SMS.

Tened en cuenta que existen una serie de variables que podemos ir introduciendo en el propio texto, las cuales posteriormente reflejarán el dato real que esté introducido en iGEO.

Es decir: Si introducimos en el texto la variable “${fechaYhoraPrevista}”, en el SMS enviado se cambiará por la fecha y hora real que hayamos indicado en la orden de trabajo.

Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Este será el SMS que enviará el técnico justo antes de embarcar el camino a las instalaciones del cliente. De esta manera el cliente ya estará avisado y podrá prepararse para la visita del técnico.

La configuración de dicho SMS es idéntica que el SMS que se envía desde Oficina.

Configuración SMS desde el módulo de Configuración de la empresa

Es importante también que tengáis en cuenta el campo “Nombre remitente SMS”. Este será el nombre que aparecerá como quien ha enviado el mensaje al cliente.

Si el nombre de vuestra empresa supera los 11 caracteres o no se rellena este campo, aparecerá el dominio de vuestra empresa por defecto.

SMS recordatorio real a un número de teléfono móvil

Configuración del número de móvil al que se envía el SMS recordatorio

Una vez hayamos finalizado la configuración inicial, tenemos que acceder a la ficha de la sede.

Desde aquí reflejaremos el número de móvil al que enviar el SMS recordatorio desde el siguiente apartado:

Configuración del envío de SMS desde la Sede

Tened en cuenta que la forma de indicar el número móvil es: (+prefijo)(número móvil)
Por ejemplo: +346368XXXXX
Debe ponerse todo seguido como en nuestro ejemplo y con el símbolo + antes del prefijo

Configuración envío SMS recordatorio automático

Observaréis que existe el check “Envío de mensajes automáticos”.

Activación del envío automático de SMS recordatorios

Al activar esta opción observaremos que aparece un campo en el que debemos de indicar la hora de envío que queremos programar.

En este ejemplo que os mostramos hemos indicado las 17.00 horas. Eso significa que el día antes de acudir a las instalaciones del cliente, a las 17.00 horas se enviará un SMS de forma automática al cliente, sin que nosotros tengamos que hacerlo de forma manual.

Solamente tenemos que tener en cuenta un dato, y es que cuando indiquemos la hora debe existir un margen mínimo de 24 horas entre la hora indicada y la ejecución del servicio para que el envío automático se haga efectivo.

Envío manual de SMS al cliente desde Oficina

Una vez tengamos configurados estos dos apartados, podremos enviar un SMS recordatorio para todas las ordenes de trabajo pendientes de ejecutar que tengamos para esa sede.

Por ejemplo, si introducimos en la ficha de la orden de trabajo encontraremos en el apartado “Datos del cliente/sede” el botón verde “Enviar SMS recordatorio”.

Botón de Enviar SMS recordatorio desde la ficha de la orden de trabajo

Recuerda, que como es lógico el SMS recordatorio se podrá enviar a aquellas ordenes de trabajo que estén en los estados: “Propuestas” o “Pendiente confirmación” o “Confirmada”.

Al clicar en “Enviar SMS recordatorio” aparecerá de nuevo el mensaje predefinido en la Configuración.

Además podéis ver según vayáis escribiendo el SMS la cantidad de caracteres restantes disponibles.

Caracteres restantes para enviar el SMS recordatorio

Una vez que tengamos preparado el SMS, debemos clicar en “Enviar mensaje texto” para que se haga efectivo.
Tras esta acción aparecerá el cartel de color verde confirmando que se ha enviado correctamente.

Mensaje de SMS enviado correctamente

Envío manual de SMS al cliente desde Portal Técnico

Los técnicos también tendrán disponible la opción de enviar SMS recordatorios a los clientes. El objetivo es que una vez que vayan a comenzar el trayecto a la sede del cliente envíen el SMS para recordarles que están de camino.

El funcionamiento es muy sencillo, ya que desde el menú “Trabajos del día” podrán clicar y enviar el SMS.

Lisado de servicios desde el Listado de Ordenes de Trabajo

Para ello debe clicar en el botón verde “Notificación voy para allá”.

Botón de “Notificación “voy para allá”

De esta manera se revisará el mensaje de texto del SMS y se podrá enviar al cliente.

SMS enviado desde el Portal Técnico

ENVÍO MASIVO DE SMS RECORDATORIOS

Esta funcionalidad tiene su sencillo proceso para poder enviar los SMS de forma masiva a los clientes y que no tengamos que estar accediendo a la ficha de cada uno de los clientes para enviar el SMS.

Para el envío masivo de SMS recordatorios debemos seguir el siguiente camino: Planning>Ordenes de Trabajo>Pendientes Asignadas.

Listado de ordenes de trabajo pendiente de asignar

Desde este listado podremos primeramente filtrar entre los diferentes conceptos que aparecen en esta tabla (Cliente, CP, Localidad, Línea de Negocio, Zona Comercial, etc) y clicar el check que aparece en la parte izquierda, al lado de cada número de la orden de trabajo.

De esta manera se seleccionará las ordenes de trabajo y en la parte superior derecha, desde el botón azul “Acciones” seleccionaremos la opción: “Enviar SMS recordatorio”.

Selección masiva de ordenes de trabajo para enviar SMS recordatorio

A continuación aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo seleccionadas, y podremos ver el mensaje de texto de SMS para cada orden de trabajo.

Si estamos de acuerdo, clicaremos en el botón verde “Enviar mensaje de texto”.

Estas son los tres canales para enviar el SMS recordatorio.

Esta funcionalidad es muy importante utilizarla para reducir al máximo algunos imprevistos que en ocasiones suele suceder con algunos clientes.

Para estar al tanto de más novedades de iGEO, acceder a nuestro blog.

Creazione di avvisi commerciali dal Portale Tecnico

Creazione avvisi commerciali portale tecnico

Di seguito vi mostreremo come creare avvisi commerciali dal Portale Tecnico, focalizzandoci principalmente sulla vendita di prodotti da parte degli agenti commerciali.

In molte occasioni i vostri agenti commerciali o gli stessi tecnici realizzano vendite di prodotti o di dispositivi e devono lasciarne registro nel Portale Tecnico, in modo che dall’ufficio sia possibile gestire l’avviso e addebitare al cliente la vendita realizzata.

Di seguito vi presentiamo come questa nuova funzionalità renderà più facile la gestione del processo di vendita, fatturazione e controllo dello stock allo stesso tempo.

Vi forniremo un esempio pratico in modo che abbiate presente tutti i passi da seguire:

Immaginiamo che stiamo realizzando l’attività commerciale e abbiamo il Portale Tecnico aperto. Dobbiamo accedere alla sezione “Avvisi” e creare un nuovo avviso di tipo commerciale.

Per fare ciò dobbiamo selezionare in questa pagina avvisi di tipo “Commerciale”.

Il seguente passo è identificare il cliente, la sede e la delegazione (nel caso in cui abbiate diverse delegazioni) alla quale vogliamo vincolare la vendita.

Infine dobbiamo indicare un nome dell’avviso e il prodotto venduto.

Una volta realizzato questo processo, l’avviso viene creato e si trova in stato APERTO.

Ora dall’ufficio dovranno gestire questo avviso per fatturare la vendita.

Vi mostriamo come farlo in tre semplici passi:

Dal modulo Avvisi, controlleremo la lista “Aperti” o la lista “Tutti i casi” per identificare l’avviso creato.

Cliccheremo sull’occhio sulla sinistra dell’avviso in questione e lo prenderemo in gestione.

Nel primo passo della gestione dell’avviso dobbiamo indicare in quale magazzino vogliamo registrare questo prodotto.

Come mostrato nell’immagine precedente, tanto il prodotto quanto il prezzo totale vengono presi direttamente dalla vendita effettuata dal commerciale.

Nel caso in cui il commerciale abbia venduto più di un prodotto, potremo indicare con il check nella parte sinistra per quale prodotto vogliamo creare la vendita (è possibile infatti che vogliamo creare due vendite individuali, una per ogni prodotto venduto).

Nel secondo e ultimo passo della vendita, indicheremo la forma di fatturazione per poter finalizzare il processo di vendita.

Questo è l’operazione completa per la creazione di avvisi commerciali dal Portale Tecnico.

Vi invitiamo a visitare il nostro blog, per restare sempre aggiornati sulle novità di iGEO.

Gestire servizi e avvisi degli impiegati inattivi

Gestire avvisi e ordini di lavoro di un impiegato inattivo

Oggi vi mostreremo come gestire i servizi e gli avvisi degli impiegati inattivi.

Già sapete che è abbastanza comune che in alcune occasioni sia necessario disattivare un impiegato. In iGEO sappiamo che al momento della disattivazione possono esserci ancora degli ordini di lavoro assegnati a questo impiegato o degli avvisi che sta gestendo.

Per questo, ora abbiamo aggiunto una nuova funzionalità nella scheda dell’impiegato:

DISATTIVANDO l’impiegato, appariranno le seguenti opzioni rispetto agli ordini di lavoro e agli avvisi.

Ordini di lavoro assegnati all’impiegato

Di seguito vi indicheremo cosa succede se selezioniamo ognuna delle 3 opzioni:

Lasciare gli ordini di lavoro assegnati: Questi ordini di lavoro resteranno assegnati all’impiegato disattivato.

Quando possiamo utilizzare questa opzione? Immaginate che disattiviamo un impiegato perchè sarà assente per 4 giorni, dopo i quali tornerà a lavorare. In questo caso selezioneremo questa opzione in modo che, quando tornerà, continuerà ad avere assegnati gli stessi ordini di lavoro che aveva precedentemente.

Lasciare gli ordini di lavoro non assegnati: In questo caso gli ordini di lavoro assegnati al tecnico inattivo diventeranno non assegnati.

Questa opzione si utilizza di solito quando non sappiamo con esattezza a quale tecnico assegnare questi ordini di lavoro o anche nel caso in cui volessimo assegnare alcuni ordini ad un tecnico ed altri ad un altro.

Sostituisci con un altro tecnico tutti questi ordini di lavoro: Questa opzione permette di assegnare tutti gli ordini di lavoro dell’impiegato disattivato ad un altro tecnico che selezioniamo.

Questa opzione si utilizza quando sappiamo quale tecnico può eseguire gli ordini di lavoro del tecnico disattivato.

Per assegnare al nuovo tecnico gli ordini di lavoro, dovremo sceglierlo nel menù a tendina che appare selezionando questa opzione in “ASSEGNA ODL A”.

Avvisi assegnati al tecnico

Il caso degli avvisi è molto simile a quanto visto precedentemente con gli ordini di lavori. Vi spiegheremo di seguito ogni opzione:

Lasciare gli avvisi assegnati: Selezionando questa opzione, gli avvisi assegnati all’impiegato disattivato continueranno ad essere assegnati a lui, senza nessun cambio al riguardo.

Lasciare gli avvisi non assegnati: Scegliendo questa opzione, tutti gli avvisi resteranno senza assegnazione e sarà possibile assegnarli in un secondo momento ad un altro tecnico tra gli impiegati attivi.

Assegna gli avvisi ad un altro tecnico: In questo caso trasferiremo tutti gli avvisi di questo impiegato ad un altro impiegato.

Questa opzione si utilizza di solito nel caso in cui si realizzi un cambio o una sostituzione del posto di lavoro.

Differenza rispetto all’opzione Cambiare tecnici del Planning

Come già sapete, in iGEO ci sono varie strade per realizzare la stessa funzionalità.

Anche da Planning > Gestioni > Cambia tecnici è possibile effettuare un cambio massivo dei tecnici negli ordini di lavoro.

La principale differenza tra questa funzionalità e la nuova è che, se al momento di disattivare l’impiegato già abbiamo chiaro chi lo sostituità per gli ordini di lavoro e la gestione degli avvisi a lui assegnati, potremo indicarlo direttamente al momento della disattivazione senza dover accedere al Planning.

Altrimenti, avremo sempre la possibilità di farlo dal modulo Planning e realizzare i cambi necessari negli ordini di lavoro.

Con queste informazioni già potrete gestire servizi e avvisi degli impiegati inattivi.

Vi invitiamo ad accedere al nostro blog per vedere le nuove funzionalità che abbiamo aggiunto in iGEO.

Assegnare zone massivamente

Assegnare zone massivamente

Con questa nuova funzionalità, in iGEO ti diamo la possibilità di assegnare massivamente delle zone ai punti di controllo.

In questo modo evitiamo di dover accedere ad ogni singolo punto di controllo ed indicare di punto in punto a quale zona è vincolato.

Di seguito vi spieghiamo como effettuare tale vincolazione:

Dobbiamo accedere alla scheda di una sede, nella sezione “Punti di Controllo” e modificare un punto qualsiasi cliccando sul bottone con la matita azzurra.

Accanto al campo “Zona”, troveremo il bottone “Assegnare zone”.

Clicchiamo e apparirà una lista con tutti i punti di controllo e a destra tutte le zone create nella sede.

Ora, per vincolare massivamente un gruppo di punti di controllo con una delle zone, dovremo cliccare nel check che si trova accanto al nome di ogni punto.

Nella parte di destra dovremo selezionare a quale zona vogliamo vincolarlo.

Una volta finalizzato il processo, dovremo cliccare sul bottone verde “Assegnare zone”.

Quindi apparirà un messaggio di color verde che indicherà che la modifica è stata effettuata correttamente.

Per accertarci che tutto sia andato a buon fine, possiamo tornare alla lista dei punti di controllo della sede e controllare la scheda di uno dei punti che abbiamo vincolato. Qui dovremo vedere che la zona è stata assegnata correttamente.

Come avete visto questa funzionalità ci farà risparmiare molto tempo nel configurare correttamente i punti di controllo. Per questo vi consigliamo di utilizzare questa funzionalità quando controllate la configurazione dei punti di controllo.

Assegnare zone ai punti di controllo massivamente non è mai stato tanto facile come ora.

Vi invitiamo a controllare il blog di iGEO per essere sempre a conoscenza delle novità.

Generare l’inventario dei tuoi prodotti

Generar inventario de productos

Finalmente abbiamo a disposizione una funzionalità per generare l’inventario dei tuoi prodotti.

Grazie a questo nuovo sviluppo potrai aggiustare lo stock dei tuoi magazzini in modo rapido ed efficace.

Questa funzionalità si trova nel modulo Catalogo, e ti permetterà di realizzare l’inventario di tutti i magazzini configurati nella tua azienda.

Per mostrartelo nel dettaglio, vedremo un esempio.

Supponiamo di avere un magazzino con uno stock introdotto anteriormente, però necessitiamo aggiustare questo stock e realizzare un inventario per sapere che quantità di prodotto abbiamo in ogni magazzino.

I passi da seguire per realizzare questo inventario sono molto semplici, dal momento che dobbiamo solo accedere al magazzino e selezionare il bottone di colore giallo “INVENTARI”.

Cliccando questo bottone potremo creare l’inventario del magazzino selezionato.

Se già avevamo creato altri inventari nel magazzino, li troveremo nella pagina in stato “Chiuso”.

Nel caso in cui si volesse creare un nuovo inventario, troveremo proprio sotto alla tabella mostrata anteriormente un bottone di colore verde “Nuovo Inventario”.

Quando creiamo un nuovo inventario, potremo filtrare i prodotti in base alla categoria di servizio oppure indipendentemente da questa.

Nel nostro esempio selezioniamo la categoria di servizio “Controllo Infestanti” e clicchiamo sul bottone azzurro “Selezionare solo alcuni prodotti per l’inventario”.

In questo modo apparirà una lista di prodotti vincolati a questa categoria di servizio.

Nel nostro caso vogliamo realizzare l’inventario solo di alcuni prodotti che appaiono nella lista e pertanto selezioneremo solo i prodotti che vogliamo includere.

Una volta selezionati tutti i prodotti che vogliamo includere nell’inventario, clicchiamo il bottone verde “Includere i prodotti”.

Prima di registrare la quantità dei prodotti, avremo una pagina di anteprima dei prodotti selezionati.

Per iniziare ad introdurre la quantità di ogni prodotto, dovremo cliccare in “Creare Inventario”.

Apparirà una tabella con i prodotti selezionati ed una colonna dove sono mostrati il lotto, la data di scadenza e lo stock presenti in quel momento nel magazzino.

La colonna successiva è quella delle Scorte, in cui dovremo indicare la quantità esistente di ogni prodotto nel magazzino.

Nel caso in cui si voglia aggiungere più prodotti rispetto a quelli selezionati, dovremo cliccare sul bottone azzurro “Aggiungere prodotti”.

Una volta indicato il numero di scorte presenti, cliccheremo il pulsante “Invio” sulla tastiera per salvare correttamente l’informazione.

Per terminare, dovremo cliccare sul pulsante verde “Chiudere Inventario”. Prima di procedere iGEO ci mostrerà un riassunto del movimento di regolarizzazione (in entrata/uscita) dei prodotti.

Bisogna tener presente che si realizzerà un movimento in entrata se nell’inventario la quantità di prodotto è maggiore rispetto allo stock esistente. Mentre ci sarà un movimento in uscita se la quantità di prodotto nell’inventario è minore di quella dello stock.

Se indichiamo di voler continuare, l’inventario verrà visualizzato in stato “Chiuso”.

In questo modo potremo creare in modo semplice tutti gli inventari che desideriamo.

Come hai visto, generare un inventario dei tuoi prodotti è un’operazione molto semplice.

Accedi al nostro blog per essere sempre al corrente di tutte le nostre nuove funzionalitá.