Invio SMS di promemoria da iGEO

Os presentamos en exclusiva una de las grandes funcionalidades de este 2022, el envío de SMS recordatorios desde iGEO. De una forma sencilla vamos a poder enviar tanto desde oficina como los propios técnicos un SMS recordatorio a los clientes para que recuerden tanto la fecha y hora del servicio planificado para el próximo día como el recordatorio de que el técnico está en camino. Como siempre decimos y os mostramos en nuestro blog, muchas de las funcionalidades que sacamos a la luz basan parte de su funcionalidad en la buena calidad de los datos que tengáis introducidos en iGEO. A continuación os vamos a explicar como se lleva a cabo el envío de SMS recordatorios, y un ejemplo práctico para que lo veáis al completo.

Configuración de SMS recordatorio

Lo primero que os mostramos es la configuración genérica de los SMS. Para ello debemos acceder a Configuración>Empresa>Emails/SMS. Desde aquí veremos que ahora existe una nueva pestaña: “SMS”.
Pestaña SMS desde la Configuración de la empresa
Al ingresar en esta pestaña encontraremos dos opciones.
  • Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina
  • Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina

Esta será una configuración genérica que podemos dejar prediseñada para el envío de SMS recordatorio desde oficina, el día antes de la ejecución del servicio. Para generar el texto, debemos clicar en el botón “Editar” y escribir el mensaje de texto del SMS. Tened en cuenta que existen una serie de variables que podemos ir introduciendo en el propio texto, las cuales posteriormente reflejarán el dato real que esté introducido en iGEO. Es decir: Si introducimos en el texto la variable “${fechaYhoraPrevista}”, en el SMS enviado se cambiará por la fecha y hora real que hayamos indicado en la orden de trabajo.

Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Este será el SMS que enviará el técnico justo antes de embarcar el camino a las instalaciones del cliente. De esta manera el cliente ya estará avisado y podrá prepararse para la visita del técnico. La configuración de dicho SMS es idéntica que el SMS que se envía desde Oficina.
Configuración SMS desde el módulo de Configuración de la empresa
Es importante también que tengáis en cuenta el campo “Nombre remitente SMS”. Este será el nombre que aparecerá como quien ha enviado el mensaje al cliente. Si el nombre de vuestra empresa supera los 11 caracteres o no se rellena este campo, aparecerá el dominio de vuestra empresa por defecto.
SMS recordatorio real a un número de teléfono móvil

Configuración del número de móvil al que se envía el SMS recordatorio

Una vez hayamos finalizado la configuración inicial, tenemos que acceder a la ficha de la sede. Desde aquí reflejaremos el número de móvil al que enviar el SMS recordatorio desde el siguiente apartado:
Configuración del envío de SMS desde la Sede
Tened en cuenta que la forma de indicar el número móvil es: (+prefijo)(número móvil) Por ejemplo: +346368XXXXX Debe ponerse todo seguido como en nuestro ejemplo y con el símbolo + antes del prefijo

Configuración envío SMS recordatorio automático

Observaréis que existe el check “Envío de mensajes automáticos”.
Activación del envío automático de SMS recordatorios
Al activar esta opción observaremos que aparece un campo en el que debemos de indicar la hora de envío que queremos programar. En este ejemplo que os mostramos hemos indicado las 17.00 horas. Eso significa que el día antes de acudir a las instalaciones del cliente, a las 17.00 horas se enviará un SMS de forma automática al cliente, sin que nosotros tengamos que hacerlo de forma manual. Solamente tenemos que tener en cuenta un dato, y es que cuando indiquemos la hora debe existir un margen mínimo de 24 horas entre la hora indicada y la ejecución del servicio para que el envío automático se haga efectivo.

Envío manual de SMS al cliente desde Oficina

Una vez tengamos configurados estos dos apartados, podremos enviar un SMS recordatorio para todas las ordenes de trabajo pendientes de ejecutar que tengamos para esa sede. Por ejemplo, si introducimos en la ficha de la orden de trabajo encontraremos en el apartado “Datos del cliente/sede” el botón verde “Enviar SMS recordatorio”.
Botón de Enviar SMS recordatorio desde la ficha de la orden de trabajo
Recuerda, que como es lógico el SMS recordatorio se podrá enviar a aquellas ordenes de trabajo que estén en los estados: “Propuestas” o “Pendiente confirmación” o “Confirmada”. Al clicar en “Enviar SMS recordatorio” aparecerá de nuevo el mensaje predefinido en la Configuración.
Además podéis ver según vayáis escribiendo el SMS la cantidad de caracteres restantes disponibles.
Caracteres restantes para enviar el SMS recordatorio
Una vez que tengamos preparado el SMS, debemos clicar en “Enviar mensaje texto” para que se haga efectivo. Tras esta acción aparecerá el cartel de color verde confirmando que se ha enviado correctamente.
Mensaje de SMS enviado correctamente

Envío manual de SMS al cliente desde Portal Técnico

Los técnicos también tendrán disponible la opción de enviar SMS recordatorios a los clientes. El objetivo es que una vez que vayan a comenzar el trayecto a la sede del cliente envíen el SMS para recordarles que están de camino. El funcionamiento es muy sencillo, ya que desde el menú “Trabajos del día” podrán clicar y enviar el SMS.
Lisado de servicios desde el Listado de Ordenes de Trabajo
Para ello debe clicar en el botón verde “Notificación voy para allá”.
Botón de “Notificación “voy para allá”
De esta manera se revisará el mensaje de texto del SMS y se podrá enviar al cliente.
SMS enviado desde el Portal Técnico

ENVÍO MASIVO DE SMS RECORDATORIOS

Esta funcionalidad tiene su sencillo proceso para poder enviar los SMS de forma masiva a los clientes y que no tengamos que estar accediendo a la ficha de cada uno de los clientes para enviar el SMS. Para el envío masivo de SMS recordatorios debemos seguir el siguiente camino: Planning>Ordenes de Trabajo>Pendientes Asignadas.
Listado de ordenes de trabajo pendiente de asignar
Desde este listado podremos primeramente filtrar entre los diferentes conceptos que aparecen en esta tabla (Cliente, CP, Localidad, Línea de Negocio, Zona Comercial, etc) y clicar el check que aparece en la parte izquierda, al lado de cada número de la orden de trabajo. De esta manera se seleccionará las ordenes de trabajo y en la parte superior derecha, desde el botón azul “Acciones” seleccionaremos la opción: “Enviar SMS recordatorio”.
Selección masiva de ordenes de trabajo para enviar SMS recordatorio
A continuación aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo seleccionadas, y podremos ver el mensaje de texto de SMS para cada orden de trabajo.
Si estamos de acuerdo, clicaremos en el botón verde “Enviar mensaje de texto”. Estas son los tres canales para enviar el SMS recordatorio. Esta funcionalidad es muy importante utilizarla para reducir al máximo algunos imprevistos que en ocasiones suele suceder con algunos clientes.
https://youtu.be/gsKY7-soJQc
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