Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

En esta entrada te vamos a explicar como trabajar con el Optimizador de Rutas con Inteligencia Artificial (IA).

El objetivo de esta funcionalidad es que no tengáis que estar estructurando las rutas de los técnicos de forma manual, sino que indicando ciertos parámetros se optimice las rutas de forma automática.

A continuación os vamos a detallar que parámetros son necesarios que tengáis configurados para poder utilizar esta funcionalidad y os mostraremos un ejemplo real paso a paso.

¿Cómo es la planificación actual y como mejorará con el optimizador de rutas?

Actualmente se invierte una gran cantidad de tiempo en calcular las rutas de los técnicos y poder coordinar los diferentes servicios.

Se tienen en cuenta diferentes aspectos, como la línea de negocio (plagas, legionella, xilófagos, APPCC/HACCP, etc.), horarios de visita de los clientes, jornada laboral del técnico, casuísticas especiales, avisos y urgencias que surgen, etc.

Imaginad que muchos de estos datos tenemos que tenerlos en nuestra cabeza y acordarnos en el momento en el que vayamos a realizar la planificación.

Pero, ¿qué ocurre si esa persona planificadora no está en la oficina? Ahí tendremos un gran problema, ya que toda esa información tendrá que estar disponible para que en cualquier momento se tenga en cuenta al generar las rutas de los técnicos.

Además, tenemos que añadir un parámetro esencial, el TRÁFICO.

En estos momentos cada uno de nosotros podemos hacer una estimación del tráfico que hay en las diferentes zonas de actuación donde realizamos los servicios. Pero ahora esta información la tenemos en nuestra mano, de forma detallada y que además con el optimizador de rutas se va a tener en cuenta de forma automática para que nos genere la ruta más optimizada de nuestros técnicos.

Esta nueva tecnología es un cambio de paradigma completo en la metodología de planificación de las rutas de nuestros técnicos.

Beneficios del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

  • Ahorro de tiempos al planificar las rutas de los técnicos
  • Ahorro en el tiempo de desplazamiento de nuestros técnicos al tener las rutas optimizadas
  • Realizar más servicios en menos tiempo
  • Modificación de la ruta de forma ágil cuando aparezca un aviso urgente.
  • Ahorro de combustible y gastos de vehículos

Data Quality en la Inteligencia Artificial (IA)

Para que toda esta nueva tecnología que estamos implementando en iGEO optimice los procesos de trabajo diarios, es imprescindible que los datos que tengáis introducidos en iGEO tengan una calidad óptima.

Esto tiene una explicación muy sencilla. La Inteligencia Artificial trabaja directamente con los datos introducidos en iGEO.
Si estos datos no están bien introducidos, el resultado que obtendremos será irreal e infructuoso.

Parámetros que tienes que se tienen en cuenta para optimizar las rutas

  • Distancia entre los servicios
  • Horarios y días permitidos por los clientes
  • Servicios ya confirmados con el cliente
  • Líneas de negocio que trabaja el empleado
  • Horarios de trabajo y de pausa para almorzar
  • Zonas comerciales de los clientes

Ejemplo real del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Lo primero que tenemos que hacer es acceder al módulo PLANNING.

En la parte superior derecha encontraremos el botón «OPTIMIZAR RUTAS».

Al hacer clic en este botón entraremos en el menú para optimizar las rutas según los parámetros que ahora indiquemos.

Los apartados que conforman esta pantalla son:

Paso 1

¿En qué fecha quieres planificar los servicios?

Por ejemplo vamos a poner del 05/07 al 12/07. Con esto estamos indicando que vamos a optimizar la ruta de esta semana indicada.

Elige los servicios que quieres planificar

Debemos dejar reflejado qué ordenes de trabajo queremos incluir en la optimización de rutas. Es posible que coincidan con el rango marcado anteriormente, o por ejemplo podemos aumentar el rango de fechas y seleccionar del 01/07 hasta el 09/07.

Con este margen de fechas estamos solicitando que todas las ordenes que se encuentren entre el 1 de julio y el 9 de julio, las vamos a optimizar y planificar para la semana que transcurre entre el 5 de julio y el 9 de julio.

También, por supuesto que tendremos que seleccionar al técnico al que vamos a optimizar su ruta.
En el caso de que queramos que se incluyan ordenes de trabajo que no tienen a ningún técnico seleccionado previamente, podremos marcar el siguiente check que os mostramos a continuación.

Por último podemos añadir otros filtros, como las zonas comerciales se verán involucradas (multiselector que nos permite seleccionar a más de una), buscador de localidades, por código postal y si queremos incluso filtrar por línea de negocio.

En nuestro ejemplo solo vamos a seleccionar dos zonas comerciales (Barcelona Centro y Barcelona Centro Sur-Oeste).

Una vez tengamos seleccionados los filtros necesarios, haremos clic en el botón verde «Buscar».

Paso 2

Opciones de configuración para la planificación optimizada

En esta pantalla tendremos que indicar todos los aspectos relacionados con las horas de comienzo, pausas y ordenes de trabajo.

En la parte superior indicaremos que horario de pausa (o de almuerzo) queremos dejar marcado para el técnico anteriormente seleccionado.

Opciones Configuración del Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Justo a continuación tenemos la tabla de horarios de comienzo y de fin de la jornada laboral del técnico. Si en la ficha del empleado ya habéis introducido este dato, ya aparecerá de forma automática, aunque siempre con la capacidad de hacer cualquier modificación.

También podremos indicar cuanto tiempo de descanso queremos facilitarle al técnico (1 hora, 2 horas, etc).

Configura inicio y el fin de la jornada para el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Importante: Si quieres marcar media hora debes poner 0,5. Si quieres indicar quince minutos debes poner 0,25. Así sucesivamente.

El botón de color naranja «Propagar al resto», nos permite introducir el inicio del día y fin en solo una fecha. Al hacer clic se propaga para el resto de días. De esta forma no tendremos que introducirlo a mano en cada una de las fechas.

Al lado de esta tabla encontraremos un listado donde muestran las ordenes de trabajo confirmadas, pendientes de confirmar o rechazadas.

Como vemos en la imagen del ejemplo, aparecen 3 ordenes de trabajo.

Cada una se encuentra en un estado de confirmación diferente (confirmada, pendiente de confirmación y rechazada).

Estas ordenes aparecen aquí porque entran dentro del rango de búsqueda de fechas realizada anteriormente.

Justo debajo de esta tabla tenemos otro apartado más que os presentamos a continuación.

Ordenes de trabajo para planificar en el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial.

En esta tabla aparecen todos los servicios que cumplen con el tramo propuesto anteriormente.

Es tan sencillo como seleccionar todas las ordenes que queramos que entren en la optimización.

Ordenes de trabajo implementadas para el Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial

Como se observa en la imagen, aparece el número de la orden, la fecha y hora de inicio y fin estimada, el cliente, la sede, zona comercial, estado de confirmación (confirmada, rechazada, pendiente, etc).

En caso de que queramos que alguna de estas ordenes NO sean optimizadas, debemos marcar la opción de la parte derecha de la pantalla.

Es importante que visualicéis que cuando una orden de trabajo tiene un estado de confirmación concreto, su contorno aparece marcado de la debida forma.

Recordar lo siguiente:

  • Si el contorno no está marcado, significa que no se ha confirmado ni el día ni la hora con el cliente.
  • El contorno con líneas discontinuas significa que está pendiente de confirmar.
  • Las ordenes con borde de color grueso, es que se ha confirmado dicha fecha.
  • El marco de color rojo engloba a la orden que está retenida.

Punto de partida

Desde este apartado detallaremos la ubicación desde dónde comienza el técnico la ruta.
Tendremos tres opciones: desde la oficina, desde su casa (la dirección se traslada desde su ficha de empleado) o desde otra dirección (la cual debemos especificar).

Como se aprecia en la imagen, te ubica en un mapa de Google Maps el punto de comienzo de la ruta.

Si queréis introducir de manera manual algún dato, podréis hacerlo. E incluso podréis mover el localizador de Google Maps y arrastrarlo al punto exacto donde queréis marcar que comience la ruta.

Punto de Finalización

Aquí facilitamos tres opciones:

  • Finalizar en el mismo punto de partida.
  • Finalizar justo en la dirección de la última orden de trabajo.
  • Especificar una dirección exacta.

Para que la optimización sea calculada, haremos clic en el botón de color verde «Optimizar».

Tras esto, aparecerá reflejado en el Planning de cada uno de los días del técnico seleccionado.

Cada fecha/día tiene un color predeterminado y nos permitirá diferenciar perfectamente en el mapa de Google Maps, que ruta optimizada por Inteligencia Artificial tiene que realizar.

Debéis observar que aquellas ordenes de trabajo que estaban en estado CONFIRMADAS, mantienen la fecha y hora.

El optimizador es capaz de planificar el resto de servicios teniendo en cuenta las que ya están confirmadas.

Justo a continuación observaremos estas ordenes de trabajo perfectamente ubicadas en el plano.

Si queremos filtrar y solo visualizar la ruta de un día en concreto, solamente tenemos que dejar seleccionado el check de la fecha en concreto.

En el apartado «Resumen de las ordenes/tramos que se han optimizado», encontraremos una tabla resumen que nos muestra todas las ordenes de trabajo que se han tenido en cuenta para optimizar, la duración estimada de cada servicio, las horas de descanso y el resto de datos de cada servicio.

Es muy importante que os fijéis en la tabla de Ordenes No planificadas.

Desde aquí tendremos a mano todas aquellas ordenes que no han sido planificadas y la razón concreta.

De estas forma entenderemos si es que tienen un horario bloqueado, o si el horario de actuación no entra en el rango que hemos asignado anteriormente, o si la por la duración de la orden no entra dentro de lo establecido, etc.

Tras haber revisado todos los datos anteriores, debemos confirmar el proceso para que se lleve a cabo la optimización de rutas por Inteligencia Artificial (IA).

Al hacer clic en «Aplicar Optimización», habremos completado todo el proceso y la optimización se habrá llevado a cabo.

Es importante que conozcáis la funcionalidad de «Envío masivo de fechas propuestas a clientes». Esta funcionalidad está íntimamente ligada al Optimizador de rutas con Inteligencia Artificial.

Os recomendamos estar al tanto del resto de funcionalidades de iGEO que vamos actualizando en nuestro blog.

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