Pasar a cobrado un recibo automáticamente tras cobrarlo en efectivo por parte del técnico.

Con esta nueva funcionalidad, una vez que hayamos cobrado el servicio en efectivo, el recibo pasará a cobrado de forma automático, aunque la factura esté aun sin emitir. Esto nos ocurre muchas veces, cuando vamos a cobrar un servicio en efectivo, pero no queremos emitir la factura al cliente, sin que este nos haya pagado previamente.

Esto os permitirá optimizar la gestión vuestra facturación para aquellos servicios que se cobran en efectivo por parte del técnico o de un comercial.

A continuación os vamos a enseñar a como debéis configurar iGEO para tener esta opción disponible.

Desde la Configuración>Empresa, tenéis la opción de indicar si queréis activar la opción “Marcar como cobrado automáticamente cuando pague un técnico en una orden de trabajo”. Esta opción no es obligatoria, pero existen empresas que quieren que esto se realice de forma automática y otras que no. A pesar de todo, siempre que un técnico reciba efectivo tras realizar un servicio, se generará un aviso automático para oficina. De esta forma tendremos controlado el efectivo que lleva cada técnico en su bolsillo.

Activa la opción desde Configuración>Empresa

Una vez que crees un contrato o una venta puntual, como es habitual, puedes seleccionar el tipo de facturación.

En nuestro ejemplo hemos seleccionado mensual:
También, por supuesto, seleccionamos que el tipo de cobro es en efectivo y lo cobra el técnico.

Una vez creado el contrato, las ordenes de trabajo y generadas las facturas, debes acceder a las facturas del contrato o de la venta, y en un recibo de cobro de cada factura podrás realizar una vinculación con una orden de trabajo en concreto, para que al técnico le aparezca la información de que debe realizar el cobro de ese recibo en el cliente.

Para esto, debemos hacer click en el botón de “Consultar/Editar” del recibo y seleccionar en el apartado Vinculación de cobro: “Con Orden de Trabajo” y seleccionar la orden de trabajo en concreto donde se solicitará al técnico que cobre al cliente (efectivo/ metálico)

Ahora, el recibo queda vinculado a la orden de trabajo, y lo visualizaremos de tal manera:

De hecho, para que comprobéis que se ha quedado bien vinculado, si accedéis a dicha orden de trabajo, veréis que aparece la información de vinculación con el recibo de dicha factura.

Ahora, cuando el técnico realice el servicio, y tenga que indicar si ha recibido el pago completo o parte del pago o si finalmente el cliente no le ha pagado, ocurrirá lo siguiente:

Totalidad del pago recibido:

Al seleccionar la opción el cliente paga el total de la factura, el recibo pasará de forma automática a cobrado, si es que hemos activado esta opción, como hemos indicado anteriormente.

Al ir al recibo, éste ya estará como cobrado.

Pago parcial de la factura:

En cambio, si el técnico solo recibe una parte de lo que debería haber cobrado, el recibo actual se dividirá en 2 y uno recibo quedará como cobrado con el importe recibido, y el nuevo recibo generado con el importe que queda pendiente por cobrar aparecerá en estado Pendiente de cobrar.

Como se ve en este ejemplo, la factura quedará con dos recibos. Uno de ellos en estado cobrado con el importe recibido por el técnico al finalizar el servicio, y otro recibo con lo que queda por cobrar del importe de dicha factura.

Como hemos mencionado anteriormente, AHORA no es necesario que la factura esté emitida para poder cobrar un recibo.
El recibo pasará a cobrado automático, tras pagarse en efectivo al técnico.

Bien es cierto, que debéis de tener controlado el estado de la facturas, ya que en el caso de que el técnico haya recibido parte del importe total tendrás solo uno de los dos recibos cobrados y tendrás que gestionar ese cobro y si decides emitir la factura finalmente antes de cobrar el segundo recibo (pago).

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