Acompanhamentos dos orçamentos

Acompanhamento Orçamentos

Realizar o acompanhamento dos orçamentos é uma das tarefas mais importantes para uma empresa, e, ao mesmo tempo, é uma das mais difíceis de realizar.

Por este motivo em iGEO proporcionamos uma nova funcionalidade que lhe ajudará a manter o acompanhamento dos orçamentos ao dia, e conhecer em que data devem realizar o próximo acompanhamento.

Qual é a diferença entre acompanhamento de orçamentos e acompanhamento de potenciais clientes?

Já faz algum tempo que desenvolvemos uma funcionalidade que consistia em realizar acompanhamento a orçamentos de potenciais clientes.

Em resumem, esta funcionalidade permite enviar um email de acompanhamento geral de um potencial cliente para continuar com o processo de captação deste possível cliente.

Porém, com esta nova funcionalidade será possível completar esta ação, ainda que o acompanhamento do orçamento está focado unicamente para os acompanhamentos dos orçamentos (tanto de potenciais clientes como também de clientes).

Quais são os dados que temos que preencher para realizar um acompanhamento

O primeiro que devemos fazer é aceder  a Configuração>Empresa>Email/SMS. Aqui encontraremos o separador “Acompanhamento orçamento” onde podemos configurar o email predefinido para acompanhamentos dos orçamentos.

O acompanhamento dos orçamentos é muito simples. Ao gerar um orçamento encontraremos 3 novos campos no primeiro passo da criação.

3 campos para preencher para o acompanhamento dos orçamentos.

Como podemos observar, existem os seguintes 3 campos:

  • Data próximo acompanhamento
  • Data último acompanhamento
  • Data de vencimento da oferta

Depois de preencher este campo, na ficha do orçamento aparecerão da seguinte forma dentro do campo “Acompanhamento”.

Separador “Acompanhamento” na ficha de um orçamento

Depois de preencher estes três dados (mesmo que não seja obrigatório que estejam os três indicados), ao trasladarmos a CRM>Orçamentos>Acompanhamentos, observaremos uma tabela onde serão mostrados estas três datas indicadas.

Tabela de Acompanhamento de Orçamentos desde CRM

Como foi possível observar na imagem anterior, existem 3 colunas com os dados dos novos campos que aparecem no orçamento.

Como realizar o acompanhamento dos orçamentos?

Ao chegar a este ponto, queremos enviar o email de acompanhamento de um orçamento, tanto de forma individual como massiva.

Se queremos fazer de forma individual, temos que aceder ao próprio orçamento e na parte inferior clicar no botão “Enviar email de acompanhamento”.

Email acompanhamento orçamento

Como pôde observar, podemos enviar o email de acompanhamento de orçamento e também indicar quantos dias faltam para realizar o próximo acompanhamento.

Se, por exemplo, indicarmos 7 dias, iGEO de forma automática mostrará e atualizará o campo “Data próximo acompanhamento” com a data correspondente que devemos realizar o próximo acompanhamento.

Depois de enviar o emal. aparecerá no campo “Anotações” da seguinte forma:

Anotação realizada de forma automática ao enviar o email de acompanhamento do orçamento

Ao mesmo tempo o campo “Data próximo acompanhamento”, também foi atualizado com o número de dias indicado ao enviar o email.

Com estes simples passos será possível realizar um acompanhamento exaustivo de todos os orçamentos ao mesmo tempo que aos potenciais clientes com os acompanhamentos comerciais.

Convidamos-lhe a conhecer as novas funcionalidades no nosso blog.

Envio SMS recordatório desde iGEO

SMS recordatorio

Os presentamos en exclusiva una de las grandes funcionalidades de este 2022, el envío de SMS recordatorios desde iGEO.

De una forma sencilla vamos a poder enviar tanto desde oficina como los propios técnicos un SMS recordatorio a los clientes para que recuerden tanto la fecha y hora del servicio planificado para el próximo día como el recordatorio de que el técnico está en camino.

Como siempre decimos y os mostramos en nuestro blog, muchas de las funcionalidades que sacamos a la luz basan parte de su funcionalidad en la buena calidad de los datos que tengáis introducidos en iGEO.

A continuación os vamos a explicar como se lleva a cabo el envío de SMS recordatorios, y un ejemplo práctico para que lo veáis al completo.

Configuración de SMS recordatorio

Lo primero que os mostramos es la configuración genérica de los SMS.

Para ello debemos acceder a Configuración>Empresa>Emails/SMS. Desde aquí veremos que ahora existe una nueva pestaña: “SMS”.

Pestaña SMS desde la Configuración de la empresa

Al ingresar en esta pestaña encontraremos dos opciones.

  • Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina
  • Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Configuración de Texto SMS Recordatorio desde Oficina

Esta será una configuración genérica que podemos dejar prediseñada para el envío de SMS recordatorio desde oficina, el día antes de la ejecución del servicio.

Para generar el texto, debemos clicar en el botón “Editar” y escribir el mensaje de texto del SMS.

Tened en cuenta que existen una serie de variables que podemos ir introduciendo en el propio texto, las cuales posteriormente reflejarán el dato real que esté introducido en iGEO.

Es decir: Si introducimos en el texto la variable “${fechaYhoraPrevista}”, en el SMS enviado se cambiará por la fecha y hora real que hayamos indicado en la orden de trabajo.

Configuración de Texto SMS estoy de camino, desde el Portal Técnico

Este será el SMS que enviará el técnico justo antes de embarcar el camino a las instalaciones del cliente. De esta manera el cliente ya estará avisado y podrá prepararse para la visita del técnico.

La configuración de dicho SMS es idéntica que el SMS que se envía desde Oficina.

Configuración SMS desde el módulo de Configuración de la empresa

Es importante también que tengáis en cuenta el campo “Nombre remitente SMS”. Este será el nombre que aparecerá como quien ha enviado el mensaje al cliente.

Si el nombre de vuestra empresa supera los 11 caracteres o no se rellena este campo, aparecerá el dominio de vuestra empresa por defecto.

SMS recordatorio real a un número de teléfono móvil

Configuración del número de móvil al que se envía el SMS recordatorio

Una vez hayamos finalizado la configuración inicial, tenemos que acceder a la ficha de la sede.

Desde aquí reflejaremos el número de móvil al que enviar el SMS recordatorio desde el siguiente apartado:

Configuración del envío de SMS desde la Sede

Tened en cuenta que la forma de indicar el número móvil es: (+prefijo)(número móvil)
Por ejemplo: +346368XXXXX
Debe ponerse todo seguido como en nuestro ejemplo y con el símbolo + antes del prefijo

Configuración envío SMS recordatorio automático

Observaréis que existe el check “Envío de mensajes automáticos”.

Activación del envío automático de SMS recordatorios

Al activar esta opción observaremos que aparece un campo en el que debemos de indicar la hora de envío que queremos programar.

En este ejemplo que os mostramos hemos indicado las 17.00 horas. Eso significa que el día antes de acudir a las instalaciones del cliente, a las 17.00 horas se enviará un SMS de forma automática al cliente, sin que nosotros tengamos que hacerlo de forma manual.

Solamente tenemos que tener en cuenta un dato, y es que cuando indiquemos la hora debe existir un margen mínimo de 24 horas entre la hora indicada y la ejecución del servicio para que el envío automático se haga efectivo.

Envío manual de SMS al cliente desde Oficina

Una vez tengamos configurados estos dos apartados, podremos enviar un SMS recordatorio para todas las ordenes de trabajo pendientes de ejecutar que tengamos para esa sede.

Por ejemplo, si introducimos en la ficha de la orden de trabajo encontraremos en el apartado “Datos del cliente/sede” el botón verde “Enviar SMS recordatorio”.

Botón de Enviar SMS recordatorio desde la ficha de la orden de trabajo

Recuerda, que como es lógico el SMS recordatorio se podrá enviar a aquellas ordenes de trabajo que estén en los estados: “Propuestas” o “Pendiente confirmación” o “Confirmada”.

Al clicar en “Enviar SMS recordatorio” aparecerá de nuevo el mensaje predefinido en la Configuración.

Además podéis ver según vayáis escribiendo el SMS la cantidad de caracteres restantes disponibles.

Caracteres restantes para enviar el SMS recordatorio

Una vez que tengamos preparado el SMS, debemos clicar en “Enviar mensaje texto” para que se haga efectivo.
Tras esta acción aparecerá el cartel de color verde confirmando que se ha enviado correctamente.

Mensaje de SMS enviado correctamente

Envío manual de SMS al cliente desde Portal Técnico

Los técnicos también tendrán disponible la opción de enviar SMS recordatorios a los clientes. El objetivo es que una vez que vayan a comenzar el trayecto a la sede del cliente envíen el SMS para recordarles que están de camino.

El funcionamiento es muy sencillo, ya que desde el menú “Trabajos del día” podrán clicar y enviar el SMS.

Lisado de servicios desde el Listado de Ordenes de Trabajo

Para ello debe clicar en el botón verde “Notificación voy para allá”.

Botón de “Notificación “voy para allá”

De esta manera se revisará el mensaje de texto del SMS y se podrá enviar al cliente.

SMS enviado desde el Portal Técnico

ENVÍO MASIVO DE SMS RECORDATORIOS

Esta funcionalidad tiene su sencillo proceso para poder enviar los SMS de forma masiva a los clientes y que no tengamos que estar accediendo a la ficha de cada uno de los clientes para enviar el SMS.

Para el envío masivo de SMS recordatorios debemos seguir el siguiente camino: Planning>Ordenes de Trabajo>Pendientes Asignadas.

Listado de ordenes de trabajo pendiente de asignar

Desde este listado podremos primeramente filtrar entre los diferentes conceptos que aparecen en esta tabla (Cliente, CP, Localidad, Línea de Negocio, Zona Comercial, etc) y clicar el check que aparece en la parte izquierda, al lado de cada número de la orden de trabajo.

De esta manera se seleccionará las ordenes de trabajo y en la parte superior derecha, desde el botón azul “Acciones” seleccionaremos la opción: “Enviar SMS recordatorio”.

Selección masiva de ordenes de trabajo para enviar SMS recordatorio

A continuación aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo seleccionadas, y podremos ver el mensaje de texto de SMS para cada orden de trabajo.

Si estamos de acuerdo, clicaremos en el botón verde “Enviar mensaje de texto”.

Estas son los tres canales para enviar el SMS recordatorio.

Esta funcionalidad es muy importante utilizarla para reducir al máximo algunos imprevistos que en ocasiones suele suceder con algunos clientes.

Para estar al tanto de más novedades de iGEO, acceder a nuestro blog.

Designar zonas da instalação de forma massiva

Designar zonas da instalação de forma massiva

Com esta nova funcionalidade, em iGEO damos a possibilidade de designar zonas da instalação de forma massiva aos pontos de controlo.

Desta forma economizamos tempo ao não ter que entrar em cada ponto de controlo, e indicar de forma individual em que zona está vinculado cada ponto.

A continuação explicaremos como podem realizar esta tarefa:

Devemos entrar na ficha de uma filial (morada de serviço), e no separador “Pontos de Controlo”, editar qualquer um deles clicando no botão azul do lápis.

Justo ao lado do campo “Zona Instalação”, encontraremos o botão de “Designar Zonas”.

Clicamos nesta opção, e aparecerá uma lista de todos os potos de controlo e no lado direito todas a zonas criadas na filial.

Agora, para vincular de forma massiva a um grupo de pontos de controlo com uma das zonas, teremos que marcar ao lado do nome de cada ponto de controlo os escolhidos.

No lado direito devemos marcar a que zona queremos vincular o ponto

Quando tivermos finalizado o processo, teremos que clicar no botão verde, “Designar zonas”.

Ao finalizar este processo, aparecerá um quadro verde indicando que as alterações foram efetuadas corretamente.

Para comprová-lo iremos a listagem de pontos de controlo da filial e na ficha de um dos pontos de controlo que foram vinculados, teremos que verificar que a zona foi designada corretamente.

Como puderam ver, esta funcionalidade fará com que economizem muito tempo para deixar perfeitamente configurados os pontos de controlo. Por isso animamos a utilizar esta funcionalidade quando façam a revisão da configuração dos pontos de controlo.

Designar zonas da instalação de forma massiva aos pontos de controlo nunca foi tão fácil como agora.

Convidamos-lhe a entrar no blog de iGEO para conhecer outras novidades.

Gerir ordens de serviços e avisos de colaboradores inativos

Gerir ordens de serviços e avisos de colaboradores inativos

Neste post mostraremos como gerir serviços e avisos de colaboradores inativos.

Como sabem é bastante comum que em ocasiões tenhamos que inativar a um colaborador por múltiplos motivos. Em iGEO sabemos que justo no momento da inativação podem ficar ordens de serviços designadas a esse funcionário e inclusive algum aviso que ele esteja gerindo.

Por isso, agora adicionamos a seguinte funcionalidade na ficha do colaborador:

Ao indicar a INATIVAÇÃO do colaborador, aparecerá as seguintes opções relacionadas com as ordens de serviço e com os avisos.

Ordens de serviço designadas ao colaborador

A continuação veremos que passaria se selecionamos qualquer das 3 opções:

Deixar as ordens de serviço designadas: estas ordens de serviço continuariam vinculadas ao colaborador inativado.

Quando podemos utilizar esta opção? Imaginem que inativamos um colaborador porque estará ausente durante alguns dias e depois voltará ao trabalhar normalmente e terá as suas ordens de serviço designadas.

Deixar as ordens de serviço sem designar: neste caso as ordens de serviço vinculadas não teriam nenhum técnico atribuído.

Esta opção, podemos utilizar quando não temos certeza exata do técnico que queremos neste momento designar estas ordens de serviço, ou também se queremos dividir as ordens entre um, ou mais técnicos.

Substituir por outro técnico todas estas ordens de serviço : esta opção permitirá vincular todas as ordens que tenha este colaborador inativado ao técnico que selecionarmos.

Este caso acontece quando temos a total certeza que o outro técnico poderá executar as ordens de serviço do técnico inativo

Para designar os trabalhos ao novo técnico somente teremos que escolher o técnico no menu “Designar ordens de serviço a”.

Avisos designados a um técnico

No caso dos avisos é bastante parecido ao comentado anteriormente com as ordens de serviço. Mesmo assim, a continuação, explicaremos cada opção:

Deixar os avisos designados: ao selecionar esta opção, os avisos que tenham designado ao colaborador inativado seguiram pertencendo-lhe sem que exista nenhuma alteração.

Deixar os avisos sem designar: ao marcar esta opção, todos os avisos ficarão sem nenhum colaborador designado, posteriormente será possível atribuir estes avisos a um dos funcionário ativos.

Substituir por outro colaborador todos os avisos: neste caso trasladaremos todos os avisos que tenham designado a este colaborador, a outro.

Esta opção normalmente a utilizamos em uma substituição.

Diferença com a opção Trocar técnicos desde o planeamento

Como sabem, em iGEO existem vários caminhos para realizar a mesma ação.

Em Planeamento>Outras Funções>Trocar técnico, podemos trocar, adicionar ou eliminar massivamente os técnicos das ordens de serviço pendentes de executar

A diferença principal entre esta e a nova funcionalidade consiste em saber ou não, no momento de inativar o colaborador quem o substituirá para realizar os trabalhos de gestão das ordens de serviço e dos avisos, se sabemos podemos indicar nesse momento quem será esta pessoa, sem ter que entrar no Planeamento.

Se não soubermos, no caso das ordens de serviço, sempre teremos a opção de ir ao módulo do Planeamento para realizar as alterações necessárias.

Com toda esta informação poderão gerir os serviços e avisos dos colaboradores inativos.

Convidamos-lhe a entrar no nosso blog e estar sempre ao dia com as últimas novidades de iGEO.

Criar avisos comerciais a partir do Portal Técnico

Criar avisos comerciais a partir do Portal Técnico

A continuação explicaremos como realizar a criação de avisos comerciais a partir do Portal Técnico pensado principalmente para as vendas de produtos pelos comerciais.

Em muitas ocasiões vossos comerciais ou inclusive os próprios técnicos realizam vendas de produtos ou de dispositivos e tem que deixá-lo registado a partir do Portal Técnico, para que posteriormente no escritório possam gerir o aviso e cobrar ao cliente a venda realizada.

A continuação apresentaremos como esta nova funcionalidade agilizará todo o processo de venda, faturação e controlo do stock ao mesmo tempo.

Facilitaremos um exemplo prático para que saibam todos los detalhes deste processo:

Imaginem que estamos a realizar um trabalho comercial e estamos a utilizar o Portal Técnico. Devemos aceder ao separador “Avisos” e criar um novo aviso do tipo comercial.

Para isso, neste ecrã, devemos marcar os avisos do tipo “Comercial”.

O seguinte passo será identificar o cliente, a filial e a delegação (caso a vossa empresa tenha várias moradas) que queremos vincular a venda.

Por último, devemos indicar um nome do aviso e o produto vendido.

Depois de realizar este processo, o aviso será criado em estado ABERTO.

Logo no escritório devem gerir este aviso para criar a venda e a sua correspondente fatura.

Mostraremos como fazê-lo em três simples passos:

No módulo Avisos, teremos que rever a listagem de “Abertos” ou em “Todos” para identificar o aviso criado.

Clicaremos no ícone do olho localizado no lado esquerdo do aviso e logo ao entrar pressionaremos o botão gerir avisos.

No primeiro passo da gestão do aviso, devemos indicar em que armazém queremos registar este produto.

Como mostramos na imagem anterior, tanto o produto como o preço total, aparecem na venda realizada pelo comercial.

Caso o comercial tenha vendido mais de um produto, podemos marcar ao lado de cada produto quais serão os que queremos incluir na venda (porque pode ser que ao invés de fazer uma venda queremos realizar vendas individuais de cada produto vendido).

No segundo e último passo da venda, indicaremos a forma de faturação para finalmente finalizar o processo completo de dita venda.

Este é o processo completo para a criação de avisos comerciais a partir do Portal Técnico.

Convidamos-lhe a estar sempre ao dia com as últimas novidades de iGEO,é só entrar no nosso blog.