Actualizar la ubicación de la sede

Actualizar ubicación de la sede

En algunas ocasiones la dirección de la sede registrada en iGEO no está perfectamente ubicada, ya que Google Maps no acierta adecuadamente todas las direcciones. Ahora el técnico podrá actualizar ubicación de la sede desde el Portal Técnico.

Para subsanar esta situación, hemos incorporado esta nueva funcionalidad. El técnico podrá cambiar desde el Portal Técnico la ubicación de la sede y asignarla donde realmente corresponda.

Para ello, tendrá que seguir los siguientes pasos:

Acceder a una orden de trabajo, y en el apartado “Datos del cliente/sede” encontrará la información del cliente, de la sede, y personas de contacto y justo debajo un mapa.

Justo debajo del mapa, encontrará un botón azul “Mover la ubicación actual”.

Visualización de los datos del cliente y sede desde el Portal Técnico

Al clicar en el botón, podrá marcar en el mapa la ubicación exacta si es que estaba mal localizada anteriormente.

Para ello, basta con que simplemente clique en el icono de la ubicación y lo arrastre al punto exacto donde lo quiere ubicar.

Movimiento del indicador de la ubicación de la sede

De esta manera tan fácil y sencilla se podrá actualizar la ubicación de la sede, quedará guardada la ubicación de la sede correctamente. De

Si queréis acceder a más novedades, accede a este enlace.

Devolución de pedidos a proveedores

Devolución de pedidos a proveedores

Gracias a esta nueva funcionalidad, tendremos la posibilidad de poder realizar devolución de pedidos a proveedores.

A continuación, os explicamos como debéis realizarlo siguiendo unos sencillos pasos.

Una vez que hemos recepcionado el pedido en el almacén deseado, tenemos la posibilidad de realizar una devolución parcial o total del pedido.

Para ello, accedemos al pedido y en la parte inferior encontraremos el botón “Convertir en devolución proveedor”.


Botón “Convertir en devolución proveedor” dentro de la ficha de un pedido recepcionado

Antes de continuar, veréis que desde la ficha del proveedor, en la parte superior existe la opción de “Devoluciones”. La diferencia es que de esta manera haremos una devolución directa al proveedor, pero sin vincularla con un pedido.

Por seguir con el ejemplo que estábamos viendo antes, al clicar en “Convertir en devolución proveedor”, tendremos que seleccionar que productos queremos devolver del pedido.

Líneas del pedido que queremos devolver

Como mostramos en la imagen, tendremos que seleccionar en la primera columna que producto queremos devolver, e indicar después en la segunda columna las unidades a devolver.

Seleccionados los productos y unidades a devolver

A continuación, podremos editar datos de la devolución, en caso de que hiciera falta. Aunque a priori no habría que modificar ninguno, ya que son los mismos datos que han quedado guardados en el momento en el que se hizo el pedido.

El último paso, es revisar la devolución que vamos ha solicitar. Tanto los datos del proveedor, los detalles de los productos a devolver y cuantas unidades de cada producto.

Detalles de la devolución del pedido al proveedor.

Para finalizar la devolución, tendremos que clicar en “Guardar sin cerrar”.

Al clicar en este botón, la devolución quedará generada correctamente, y veremos que desde el apartado “Movimientos de salida asociadas a la devolución” queda el resumen de la devolución.

Ahora ya sabéis como se pueden hacer devolución de pedidos a proveedores. Pero si queréis conocer más novedades, acceder aquí.

Cambios en los certificados de Legionella

Cambios en Certificado de Legionella

En este blog, os explicaremos como son los cambios que hemos realizado en los certificados de Legionella, adaptando los documentos según exigencias del Real Decreto.

Para ello, leer atentamente este artículo donde os lo explicamos todo con detalle.

Situación actual

Actualmente en iGEO, una orden de trabajo (OdT) de la línea de negocio Calidad de Agua, lleva asociadas operaciones de tres tipos:

  • Operaciones de mantenimiento (como limpieza de filtros, purga de la válvula, revisiones, etc.)
  • Recogida de muestras / analíticas
  • Protocolos de Limpieza y desinfección

Cuando se verifica la orden de trabajo, se genera el certificado donde se muestra la información deseada (cada empresa tiene su formato).

Algunas empresas quieren que se muestre TODA la información que ha rellenado el técnico en las operaciones. Otras solo quieren que se muestre el texto del Protocolo/Instrucciones de cada operación. Y otras ni siquiera eso, les basta con informar que se ha seguido el protocolo según Real Decreto.

Cuando en una orden de trabajo no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección, realmente no es muy relevante de cara a la Administración qué información se muestra en el “Certificado” que genera iGEO.
Actualmente a este documento lo llamamos Certificado incluso cuando no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección.

Sin embargo y aunque no sea obligatorio, los clientes finales agradecen recibir un PDF con las operaciones de mantenimiento, trabajo de campo o recogidas de muestras realizadas.

Inconvenientes de la situación actual

Cuando en la orden de trabajo se ejecuta una única operación y ésta es un protocolo de limpieza y desinfección, todo encaja.

La hora de inicio y fin de la orden de trabajo son consideradas como la hora de inicio y fin del protocolo.

La lista de productos utilizados son los del protocolo. Y todos los datos que puedan aparecer en el PDF son relativos a ese único protocolo. Figuran también la firma del cliente y el responsable técnico así como la lista de técnicos que ha intervenido, así que todo está conforme a la ley.

Cuando en una odt se ejecutan 2 protocolos de limpieza y desinfección, por ejemplo, para un depósito AFCH y para una Torre de Refrigeración se requieren entonces 2 certificados independientes.

Por eso iGEO, hace tiempo desarrolló la funcionalidad de descargar el Certificado Individual de cada una de las instalaciones (el botón rojo de PDF que hay dentro de cada operación).

Sin embargo, según nos reportan algunas empresas, no es suficiente, porque en cada uno de estos PDF figura la lista de productos utilizados de TODOS los protocolos ejecutados en la odt.
Y la hora de inicio y hora de fin que figura en estos PDF individuales son las de la odt global, no las de ese protocolo en concreto.

También por esta razón recientemente desarrollamos otra funcionalidad para ayudar a manejar esta situación, cuando se generan las órdenes de trabajo del contrato se puede activar una casilla que provoca la generación de las operaciones de limpieza en órdenes de trabajo independientes.

Mejora realizada

Esto nos ha llevado a evolucionar aún más el funcionamiento, de modo que ahora, cada vez que un técnico realice una limpieza y desinfección, se va a solicitar la hora de inicio y hora de fin del protocolo concreto. Y que también se soliciten los productos utilizados en cada protocolo  (dejando de ser necesario añadirlos en la habitual tabla de productos utilizados de la orden de trabajo).

De esta forma, el cliente final recibirá varios documentos:
1. El actual “Certificado de servicio” existente en iGEO hasta el día de hoy que a partir de ahora se denominará “Parte de Trabajo Verificado” y
2. Un Certificado de Limpieza y Desinfección individual por cada protocolo realizado con el formato solicitado en el ANEXO II del RD.

Como hemos explicado, el PDF de la orden de trabajo global dejará de llamarse Certificado para pasar a llamarse “Parte de Trabajo Verificado”, aunque cada empresa, como siempre, puede personalizar dicho texto u otros textos en sus PDFs.

Por ejemplo cuando un técnico finalice una orden de trabajo en la que existen estas operaciones:

  • Operación de limpieza de filtros de la torre
  • Operación de revisión general del funcionamiento de la torre
  • Limpieza y desinfección de la Torre
  • Limpieza y desinfección de deposito AFCH

¿Qué ocurre ahora al verificar la orden de trabajo?

Al verificarse la odt, el cliente recibirá un email con 3 PDFs adjuntos:

  1. Parte de trabajo verificado (la odt global). Donde se informa de:
  • Tratamientos contratados (generalmente será uno: tratamiento integral contra legionella)
  • Las 4 operaciones realizadas (con el nivel de detalle que cada empresa desee) 
  • Todos los productos utilizados en todos los protocolos más lo que quieran añadir manualmente a la odt
  • La hora de inicio global y la hora fin global de la odt
  • Las deficiencias detectadas con sus medidas correctoras (opcional por empresa)
  • Nota pública para el cliente.
  • Otra información que esté en la base de datos y que elcliente desee, se muestra en este PDF (como incidencias públicas, otros trabajos realizados, etc).
  • Firma del cliente y nombre de los técnicos que intervinieron.

    2. Certificado de Limpieza y desinfección de la Torre Refrigeradora, con la fecha de notificación de la instalación (obligatorio solo para Torres), los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, el texto del protocolo y, si la empresa lo desea, el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, tiempos de vaciado y llenado, etc.)

    3. Certificado de Limpieza y desinfección del depósito AFCH, los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, texto del protocolo y, si la empresa lo desea el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, etc.) 

Por supuesto, en todos los PDF figuran los datos del cliente y de la sede.

Los Certificados individuales tendrá un nº que seguirá esta regla: 

<nº de la odt>-<código de la instalación>
Ejemplos: 
466324-TOR1
466257-ACSDEPO1

El cliente, desde el portal cliente, podrá descargarse el PDF del “Parte de Trabajo verificado” (el global), y/o cada uno de los Certificados individuales.

En el libro de legionella que se genera desde iGEO, en la nueva sección denominada Certificados de Limpieza y Desinfección figuran estos PDFs. Ya existía una sección denominada Protocolos que mantendremos por compatibilidad hacia atrás, y porque algunas empresas, en los certificados no quieren dar el detalle de lo que hizo el técnico, pero en el libro de Legionella sí.

Esperamos que estas medidas en cuanto a los cambios en los certificados de Legionella realizados, nos ayuden a trabajar mejor y más eficientemente minimizando las  las incidencias con Administración.

Si queréis conocer más funcionalidades, acceder a este enlace.

Gestiona las cuentas bancarias y remesas

Gestiona las cuentas bancarias y remesas

Gracias a esta nueva funcionalidad, gestiona las cuentas bancarias y remesas de una forma mucho más fácil.

Desde la ficha de un cliente, podemos vincularle tantas cuentas bancarias de ese cliente como deseemos, en en apartado “Cuentas bancarias”.

Al crear contratos o ventas en un cliente, si el pago es mediante domiciliación, tendremos que seleccionar a qué cuenta del cliente está asociado.

Hasta aquí todo sigue sin cambios aparentes. La nueva mejora tiene que ver con que a la hora de inactivar una de las cuentas, nos da a elegir la cuenta que la debe reemplazar.

De este modo y de forma automática, al seleccionar la cuenta que la reemplazará, todas las facturas y recibos que aún no estén emitidos, pasarán a estar vinculados a la nueva cuenta de forma masiva.

Si por el motivo que sea, solo queremos cambiar el pago de un recibo a otra cuenta bancaria del cliente, lo podemos hacer desde su ficha del recibo de la factura, editando este y seleccionando la otra cuenta bancaria que previamente se ha introducido desde la ficha del cliente.

Remesa de forma más fácil

También hemos mejorado el formato de poder remesar, para que sea mucho más fácil y sencillo.

A la hora de emitir una factura, encontraréis un checkbox en la parte superior de la factura, que nos permitirá introducir el recibo de la factura, en una de las remesas que tengamos abiertas.

Al seleccionar la remesa, el recibo de esta factura pasará a formar parte de la remesa de forma automática.

Dentro de la ficha de una remesa, hemos realizado un cambio importante.

Ahora al descargar el fichero SEPA, la remesa quedará enviada de forma automática, y todos sus recibos pasarán a cobrados.

Al clicar en Descargar fichero SEPA, debemos indicar la fecha de envío.

Al obtener el fichero SEPA, la pantalla de la remesa queda de la siguiente manera. Los recibos estarán todos en estado cobrado

Estado Cobrado de los recibos de la remesa

Y la fecha de envío coincide con la fecha indicada anteriormente.

Datos de la remesa realizada

Ahora gestiona las cuentas bancarias y remesas de forma más rápida y sencilla gracias a estas nuevas mejoras introducidas.

Si queréis estar al tanto de otras novedades, acceder a nuestro blog.

Nuevos listados de analíticas

Nuevos apartados en el listado de analíticas

Para facilitar el trabajo de la gestión de recogida de muestras y analíticas, hemos creado nuevos listados de analíticas.

Para ello, desde el módulo de CRM, accederemos al menú Analíticas, y como se observa hemos añadido diferentes submenús.

Como veréis, lo hemos dividido en los menús:

  •  TODAS: Desde este listado, encontraremos una tabla de operaciones de recogidas de muestras y analíticas. 
    Hemos incluido una nueva columna para que podamos filtrar si se ha enviado o no la recogida al laboratorio y otra para poder filtrar por el estado de la analítica (Pendiente o finalizada).
Listado de muestras/analíticas globales
Listado de muestras/analíticas globales
  •  PENDIENTE DE EJECUTAR: Mostrará aquellas recogidas que aun no se han ejecutado.
Listado de muestras/analíticas pendientes de ejecutar
Listado de muestras/analíticas pendientes de ejecutar
  •  PENDIENTE DE ENVÍO AL LABORATORIO: Encontraremos las recogidas que se han realizado, pero que aún no se han enviado al laboratorio. Si marcamos el check de la primera columna, tendremos la opción de enviar masivamente un mail de la recogida de muestras a cada uno de los laboratorios.
Nuevos listados de analíticas - Listado de muestras/analíticas pendientes de notificar al laboratorio
Listado de muestras/analíticas pendientes de notificar al laboratorio
  •  PENDIENTE DE RECIBIR DEL LABORATORIO: Podremos observar aquellas recogidas enviadas al laboratorio, y que estamos a la espera de recepcionar los resultados de las analíticas.
Nuevos listados de analíticas - Listado de muestras/analíticas pendientes de recibir del laboratorio
Listado de muestras/analíticas pendientes de recibir del laboratorio
  •  ANALÍTICA RECIBIDA: Encontraremos aquellas analíticas que ya tengan incluidas los resultados del laboratorio. Recordar que podemos o adjuntar directamente el documento que nos envían desde el laboratorio o introducir los datos de la misma a mano, para generar tu propio certificado.
    Como ya sabéis, si introducís los datos, en un futuro podréis generaros gráficas interactivas con estos datos.
Nuevos listados de analíticas - Listados de muestras/analíticas recibidas
Listados de muestras/analíticas recibidas

Ya conocéis los nuevos listados de analíticas. Recordad, que para tener toda la información de las últimas novedades, debéis acceder aquí.

Agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato

A continuación, os vamos a explicar como agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección.

Para ello, tenemos que crear un contrato de Calidad de Agua, con sus respectivas ordenes de trabajo.

Como ya sabéis, en los contratos de legionella podemos visualizar el listado de ordenes de trabajo en en dos formatos diferentes:
Mediante la vista de operaciones o desde la Tabla de ordenes de trabajo.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Ordenes de trabajo de un mismo contrato
Vista de Operaciones

Para aprovechar esta funcionalidad, debemos tener en pantalla la Vista de Operaciones.

En la parte inferior, encontramos dos botones de color verde: “Llevar operaciones analíticas a nuevas ordenes” y “Llevar operaciones limpiezas y desinfección a nuevas órdenes”.

¿Como puedo agrupar las operaciones de un mismo tipo en una orden de trabajo?

Pues muy sencillo. Si una vez creadas las ordenes de trabajo, queremos unificar las operaciones de analítica/recogida o de limpieza y desinfección, deberemos clicar sobre la opción deseada.

Tras esto, veremos como al lado de la orden de trabajo aparecen una serie de iconos, los cuales nos indicaran tanto el número de operaciones que tenemos que realizar, como el tipo de cada una de ellas.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Iconos limpieza y analíticas

Si clicamos sobre uno de los iconos, podremos ver las operaciones que entran dentro de esta orden de trabajo.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Operaciones de una misma orden de trabajo

Glosario de iconos de operaciones

A continuación os mostramos la leyenda de los iconos que os vais a encontrar en relación a los diferentes tipos de operaciones.

Agrupar operaciones de un mismo tipo en un contrato - Glosario iconos de operaciones

Estos iconos, los encontraremos tanto al lado del número de la orden de trabajo, desde la Vista de operaciones, como también cuando visualicemos las operaciones que hay dentro de una orden de trabajo.

Ahora ya sabéis como agrupar operaciones de analíticas o de limpieza y desinfección, de un mismo contrato.

Si queréis conocer más novedades de legionella o de cualquier otro apartado de iGEO, acceder al siguiente enlace.

Operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente

Operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente

Con esta nueva funcionalidad aprenderéis a crear operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente.

Como ya sabéis, al crear la tabla de operaciones en un contrato de legionella, podremos indicar si las tareas (cuya periodicidad sean diarias o semanales) las tienen que realizar y rellenar los clientes desde el Portal Cliente.

Para ello, debemos definirlo de la siguiente manera cuando estamos creando la tabla de operaciones:

De esta forma, al seleccionar la opción de que la operación la realice el cliente, tendremos que seleccionar el check “Desde el Portal Cliente” para que se vaya completando cada operación desde el Portal Cliente.

Rellenar operaciones desde el Portal Cliente

A continuación os enseñaremos a como vuestros clientes deben rellenar las operaciones desde el Portal Cliente.

En el menú lateral, encontrarán el apartado Legionella>Operaciones Cliente.

Como se muestra en la imagen superior, el cliente podrá ver los contratos de legionella que tiene en vigor.
Solamente, tendrá que clicar en el contrato al cual pertenezcan las operaciones que va a realizar.

A continuación, aparecerá un listado con las diferentes operaciones a realizar, indicando en que instalación se encuentra, el nombre de la operación y su frecuencia.

Para completar la operación, tendrá que hacer clic en el icono de la parte derecha.

De esta manera, aparecerá la información detallada de la operación a realizar.

Llegados a este paso, tendrán que clicar en el botón de editar (parte derecha) para rellenar los datos correspondiente a la operación.

Desde la vista de operaciones podremos ir visualizando un registro detallado de aquellas operaciones que ha ido ejecutando el cliente.

De forma automática, el apartado “Operaciones de mantenimiento” del Libro de Legionella, se rellenará de forma automática como veremos a continuación.

Como ya sabéis a gestionar las operaciones a ejecutar desde el Portal Cliente, os invitamos a que veáis más novedades de Legionella, accediendo a nuestro blog.

Acceso directo a la ubicación del aviso desde la orden de trabajo

ACCESO DIRECTO A LA UBICACIÓN DEL AVISO DESDE LA ORDEN DE TRABAJO

Esta funcionalidad permitirá que los técnicos tengan un acceso directo a la ubicación del aviso, para que puedan con un solo click, abrir Google Maps y llegar lo antes posible.

Cuando tenemos un aviso de tipo Incidencia, podemos asignarle una ubicación de tipo MAPA al aviso.

Al gestionar este aviso, podremos seleccionar la opción “Colocar aviso en orden de trabajo existente”, y vincularla a un servicio de un técnico.

Cuando el técnico desde el Portal Técnico acceda a la orden de trabajo, en la parte superior aparecerá una indicación de que esa orden tiene avisos.

En color azul, visualizará la dirección asignada anteriormente.

Si el técnico pulsa sobre la dirección del aviso, se abrirá directamente Google Maps para que visualice esta dirección sobre un mapa.

Nuestro objetivo con esta funcionalidad es que el técnico tenga a mano la dirección del aviso.

De esta manera, con un solo click accederá lo más rápido posible para que pueda realizar el servicio.

Ya sabéis como utilizar el acceso directo a la ubicación del aviso desde la orden de trabajo.

Si queréis estar al día de otras funcionalidades, acceder a esta página.

Alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución

Alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución

Gracias a esta nueva funcionalidad, os mostraremos como es la alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución.

Os vamos a mostrar un ejemplo para que veáis como podemos gestionar este caso desde el Portal Técnico.

Imaginemos que entramos en el Portal Técnico, y queremos acceder a cualquiera de las ordenes que tenemos disponibles.

Tanto desde la vista del Planning como desde el listado de ordenes de trabajo, podremos clicar y acceder a la orden de trabajo que necesitemos en ese momento.

Al hacer click en “Empezar trabajo” de cualquiera de las ordenes de trabajo, si existe alguna otra orden que está ejecutándose en ese momento, y la tiene asignada ese mismo técnico aparecerá la siguiente pantalla.

Como vemos en esta captura anterior, tendremos la opción de ver qué orden está en ejecución y qué hacer con ella.

  1. Finalizar trabajo.
  2. Pausar trabajo.
  3. Yo he finalizado. En caso de que sea una orden de trabajo que esté compartida con otro compañero.

También tenemos la opción de clicar “Empezar trabajo”, ignorando la orden que está en ejecución.

Aunque recordad que no debería existir ninguna orden de trabajo en ejecución, si estáis realizando otro servicio.

Ahora, con esta alerta no tenéis que preocuparos de recordar si habéis pausado o finalizado una orden.

Como siempre os decimos, nuestro objetivo es haceros el trabajo más fácil y cómodo.

Esto ha sido todo en cuanto a la alerta en el Portal Técnico de ordenes en ejecución.

Si queréis acceder a otras novedades, haz click aquí.

Informes de Consumos valorados de productos

Informes de Consumos valorados de productos

Os vamos a explicar en este blog, como crear Informes de Consumos valorados de productos.

Esto nos permite obtener el valor económico de aquellos productos que hemos utilizado en un rango de fechas determinadas.

Ahora dentro del módulo Catálogo, desde el apartado de Almacenes, tenemos disponible la nueva opción de Consumo Valorado.

Para ello, al entrar en dicho apartado encontraremos una serie de filtros, como vemos a continuación:

Cuando rellenemos los filtros necesarios, tendremos que hacer click en el botón de “Buscar”, que aparece en la parte inferior derecha.

Y al instante, aparecerá el resultado de la búsqueda realizada.

Como podemos observar en la parte inferior, tendremos a simple vista la SUMA TOTAL de cada uno de los productos, y además también encontraremos la posibilidad de exportarlo a Excel.

Esto ha sido todo en cuanto a la creación de Informes de Consumos valorados de productos.

Si quieres conocer otras novedades, accede a este link.