Programar backups en iGEO

Programar backups en iGEO

Ahora podrás programar backups automáticamente en iGEO.

Como ya sabéis la privacidad y seguridad de datos es uno los aspectos y características más importantes para iGEO.

Por ello, aunque nuestros servidores realicen una copia casi al instante y en tiempo real de toda la información, hay empresas que solicitan un backup de sus datos para tenerlos almacenados en sus ordenadores o en otros dispositivos.

Por ello, hemos facilitado la forma de solicitar backups, de tal modo que puedas programar dicha solicitud (de forma mensual, dos veces al mes, o semanal, etc.).

Solicitud de backups de iGEO

El menú de dicha solicitud no ha cambiado de ubicación. Debéis dirigiros a la Configuración>Exportar.

Recordar que solamente tendrá acceso a esta pantalla los usuarios con rol Administrador, para mantener una seguridad extrema en este ámbito.

Pantalla para programar backups en iGEO
Pantalla solicitud backup en iGEO

Si se quiere solicitar una exportación puntual, el proceso a seguir es exactamente que hasta ahora. El usuario con rol Administrador accederá al apartado «Solicitud de backup puntual» y deberá ingresar la contraseña de acceso a iGEO.

Tras esto, debe clicar en el botón azul «Exportar todos sus datos a un fichero» y el Departamento de Seguridad Informática de iGEO iniciará el proceso adecuado, entre el que incluye la confirmación personal del Administrador como parte del proceso de verificación, para realizar la exportación de los datos.

Este es el procedimiento habitual para la solicitud puntual de un backup.

Solicitud para programar un backup en iGEO automático

Si vamos a querer realizar una copia de seguridad de nuestros datos de forma periódica, debemos acceder a esta pantalla, pero en este caso debemos de realizar una pequeña configuración de los datos que aparecen en el panel «Solicitud de servicio automático de backup».

Lo primero que debemos de seleccionar es la periodicidad de la ejecución, seleccionando entre las opciones: Mensual, Dos veces al mes, o Semanal.

Según la opción que indiquemos, podremos diferenciar:

Mensual: Qué día del mes quieres realizar el backup.

Dos veces: Qué dos días del mes quieres realizar la solicitud.

Semanal: Qué día de la semana quieres que se genere la petición.

Tras configurar estos datos, debemos de tener en cuenta los siguientes parámetros.

Seleccione carácter delimitador alfanumérico: Podremos seleccionar si mediante coma (,) o comillas («).

Seleccione carácter separador de campos: En esta opción tenemos tabulador, espacio o línea vertical.

Introduzca el email que tendrá acceso al backup: Al poner el email de GMAIL, llegará un correo electrónico con un enlace que permitirá acceder al backup solicitado.

Cuando hayamos completado estos datos, debemos hacer clic en «Programar exportación automática» y el proceso se habrá completado satisfactoriamente.

Programar backups en iGEO automaticamente

Al realizar estos sencillos pasos, ya sabes programar backups en iGEO automáticamente sin tener que realizar el proceso manual.

Si quieres conocer más novedades y nuevas funcionalidades, accede a nuestro blog.

Pasar a cobrado un recibo automáticamente tras cobrarlo en efectivo por parte del técnico.

Pasar a cobrado un recibo automático tras el pago en efectivo

Con esta nueva funcionalidad, una vez que hayamos cobrado el servicio en efectivo, el recibo pasará a cobrado de forma automático, aunque la factura esté aun sin emitir. Esto nos ocurre muchas veces, cuando vamos a cobrar un servicio en efectivo, pero no queremos emitir la factura al cliente, sin que este nos haya pagado previamente.

Esto os permitirá optimizar la gestión vuestra facturación para aquellos servicios que se cobran en efectivo por parte del técnico o de un comercial.

A continuación os vamos a enseñar a como debéis configurar iGEO para tener esta opción disponible.

Desde la Configuración>Empresa, tenéis la opción de indicar si queréis activar la opción «Marcar como cobrado automáticamente cuando pague un técnico en una orden de trabajo». Esta opción no es obligatoria, pero existen empresas que quieren que esto se realice de forma automática y otras que no. A pesar de todo, siempre que un técnico reciba efectivo tras realizar un servicio, se generará un aviso automático para oficina. De esta forma tendremos controlado el efectivo que lleva cada técnico en su bolsillo.

Activa la opción desde Configuración>Empresa

Una vez que crees un contrato o una venta puntual, como es habitual, puedes seleccionar el tipo de facturación.

En nuestro ejemplo hemos seleccionado mensual:
También, por supuesto, seleccionamos que el tipo de cobro es en efectivo y lo cobra el técnico.

Una vez creado el contrato, las ordenes de trabajo y generadas las facturas, debes acceder a las facturas del contrato o de la venta, y en un recibo de cobro de cada factura podrás realizar una vinculación con una orden de trabajo en concreto, para que al técnico le aparezca la información de que debe realizar el cobro de ese recibo en el cliente.

Para esto, debemos hacer click en el botón de «Consultar/Editar» del recibo y seleccionar en el apartado Vinculación de cobro: «Con Orden de Trabajo» y seleccionar la orden de trabajo en concreto donde se solicitará al técnico que cobre al cliente (efectivo/ metálico)

Ahora, el recibo queda vinculado a la orden de trabajo, y lo visualizaremos de tal manera:

De hecho, para que comprobéis que se ha quedado bien vinculado, si accedéis a dicha orden de trabajo, veréis que aparece la información de vinculación con el recibo de dicha factura.

Ahora, cuando el técnico realice el servicio, y tenga que indicar si ha recibido el pago completo o parte del pago o si finalmente el cliente no le ha pagado, ocurrirá lo siguiente:

Totalidad del pago recibido:

Al seleccionar la opción el cliente paga el total de la factura, el recibo pasará de forma automática a cobrado, si es que hemos activado esta opción, como hemos indicado anteriormente.

Al ir al recibo, éste ya estará como cobrado.

Pago parcial de la factura:

En cambio, si el técnico solo recibe una parte de lo que debería haber cobrado, el recibo actual se dividirá en 2 y uno recibo quedará como cobrado con el importe recibido, y el nuevo recibo generado con el importe que queda pendiente por cobrar aparecerá en estado Pendiente de cobrar.

Como se ve en este ejemplo, la factura quedará con dos recibos. Uno de ellos en estado cobrado con el importe recibido por el técnico al finalizar el servicio, y otro recibo con lo que queda por cobrar del importe de dicha factura.

Como hemos mencionado anteriormente, AHORA no es necesario que la factura esté emitida para poder cobrar un recibo.
El recibo pasará a cobrado automático, tras pagarse en efectivo al técnico.

Bien es cierto, que debéis de tener controlado el estado de la facturas, ya que en el caso de que el técnico haya recibido parte del importe total tendrás solo uno de los dos recibos cobrados y tendrás que gestionar ese cobro y si decides emitir la factura finalmente antes de cobrar el segundo recibo (pago).

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Facturas recapitulativas con importe automático

Facturas recapitulativas con importe automático

Aprende en este post a crear facturas recapitulativas con importe automático.

Ahora hemos creado la funcionalidad que permite que las facturas recapitulativas se creen automáticamente con importe.

Recordad que en iGEO al crear un contrato y seleccionar que el tipo de facturación es Recapitulativa, puedes seleccionar si genera las facturas de forma automática o si en cambio las generáis vosotros de forma manual.

Con la nueva funcionalidad, en caso de seleccionar que no se creen automáticamente, tendremos después que crearlas de formas manual.

Para ello, como ya sabéis, tendremos que acceder a las facturas del contrato.

Al haber seleccionado el tipo de facturación recapitulativas y creación manual, encontraremos la tabla de facturas en blanco.

Para crear una factura recapitulativa, debemos clicar en el botón azul «Nueva factura recapitulativa».

A continuación, aparecerá una tabla con las ordenes de trabajo del contrato y el estado de cada una. Recordad que para poder vincular ordenes de trabajo a una factura, estas deben estar en estado verificada.

Como vemos en la imagen, se aprecia como existen dos ordenes de trabajo «Verificadas» y justo en la parte inferior podemos configuraremos la factura recapitulativa que queremos crear.

Primero, debemos seleccionar las ordenes que deseamos incluir en dicha factura. Para ello marcaremos los checks de la primera columna.

¿Qué tipo de configuración para la factura recapitulativa existe?

En el apartado «Configuración para la facturación recapitulativa», debemos escoger el modo de las líneas de factura. Existen 4 tipos:
– Ordenes de trabajo realizadas
– Tratamientos realizados
– Sede y tratamiento realizados
– Línea única

Según seleccionemos una de estas opciones, así se configurará las líneas de la factura.

Por ejemplo, si seleccionamos «Ordenes de trabajo realizadas», en la factura se mostrarán dos líneas, cada una identificando la orden de trabajo a la que pertenece.

En cambio, si seleccionamos «Tratamientos realizados», nos generará una línea en la factura por cada tratamiento que se haya realizado entre las dos ordenes de trabajo.
Si por ejemplo en ambas ordenes solo se ha realizado un servicio de desratización, solo generará una línea en la factura, pero si entre los dos servicios se han llevado a cabo dos desratizaciones y una desinfección, generará una línea para cada servicio.

Si seleccionamos la opción de «Sede y tratamiento realizados», tendrá en cuenta en qué sedes se han realizado ambos servicios y que tratamiento. En caso de que coincidan las sedes y el tratamiento, solo generará una línea, y en caso de que no sea así, generará tantas líneas como sea conveniente.

La última opción es «Línea Única». Esta opción solo da lugar a la generación de una sola línea de factura.

Como veis hemos ampliado al máximo el abanico de posibilidades para que generéis las facturas recapitulativas de la manera más personalizada posible.

Ahora ya sabéis como generar facturas recapitulativas con importe automático.

Recordad que para que se genere la factura con el importe, debes activar el siguiente check.

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