Enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo

Enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo

Esta funcionalidad os permitirá enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo.

Gracias a esta funcionalidad, agilizaréis mucho los tiempos de envío de emails de aquellas facturas que sean del tipo, sobre servicio completado.

Para que veáis de forma práctica esta funcionalidad, tened en cuenta que el servicio tiene que tener la facturación, “sobre servicio completado.

Esto significa que se crearán tantas facturas, como servicios contenga el contrato. Por lo tanto, la factura será emitida una vez el servicio esté verificado.

Para que veáis ahora de forma visual como es en iGEO, si os trasladáis al listado de facturas de un contrato, veréis la siguiente tabla:

Como veis en la imagen, existen dos facturas vinculadas a las dos ordenes de trabajo de ese contrato.

En el momento en el que una orden de trabajo está verificada, aparecerá marcado de tal manera de color verde en la columna “Estado ODT”.

Tras estos pasos, una vez que la factura está emitida, como ya sabéis tenéis la opción de enviarla por correo justo en el momento en el que se emite.

Si nos introducimos a la ficha dentro de la factura, en la parte inferior encontraréis el botón “Enviar por email al cliente”.

Al clicar en el botón de enviar por mail al cliente, aparece la siguiente pantalla.

Como remarcamos en la imagen, debéis marcar la casilla de “Enviar la factura por mail al cliente” y seleccionar posteriormente si queréis adjuntar el certificado o el parte de trabajo.

Recordad que esto solo se puede hacer con aquellas ordenes de trabajo cuya facturación sea sobre servicio completado.

Ya conocéis la manera de enviar por mail la factura y el certificado al mismo tiempo. Si quieres ver más funcionalidades nuevas, accede a esta página.

Certificado de Legionella – Cambios y Mejoras

Cambios en los certificados de Legionella

En este blog, os explicaremos como son los cambios que hemos realizado en el Certificado de Legionella, adaptando los documentos según exigencias del Real Decreto.

Para ello, leer atentamente este artículo donde os lo explicamos todo con detalle.

Situación actual del Certificado de Legionella

Actualmente en iGEO, una orden de trabajo (OdT) de la línea de negocio Calidad de Agua, lleva asociadas operaciones de tres tipos:

  • Operaciones de mantenimiento (como limpieza de filtros, purga de la válvula, revisiones, etc.)
  • Recogida de muestras / analíticas
  • Protocolos de Limpieza y desinfección

Cuando se verifica la orden de trabajo, se genera el Certificado de Legionella donde se muestra la información deseada (cada empresa tiene su formato).

Algunas empresas quieren que se muestre TODA la información que ha rellenado el técnico en las operaciones. Otras solo quieren que se muestre el texto del Protocolo/Instrucciones de cada operación. Y otras ni siquiera eso, les basta con informar que se ha seguido el protocolo según Real Decreto.

Cuando en una orden de trabajo no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección, realmente no es muy relevante de cara a la Administración qué información se muestra en el “Certificado” que genera iGEO.
Actualmente a este documento lo llamamos Certificado incluso cuando no se ha ejecutado ningún protocolo de limpieza y desinfección.

Sin embargo y aunque no sea obligatorio, los clientes finales agradecen recibir un PDF con las operaciones de mantenimiento, trabajo de campo o recogidas de muestras realizadas.

Inconvenientes de la situación actual

Cuando en la orden de trabajo se ejecuta una única operación y ésta es un protocolo de limpieza y desinfección, todo encaja.

La hora de inicio y fin de la orden de trabajo son consideradas como la hora de inicio y fin del protocolo.

La lista de productos utilizados son los del protocolo. Y todos los datos que puedan aparecer en el PDF son relativos a ese único protocolo. Figuran también la firma del cliente y el responsable técnico así como la lista de técnicos que ha intervenido, así que todo está conforme a la ley.

Cuando en una odt se ejecutan 2 protocolos de limpieza y desinfección, por ejemplo, para un depósito AFCH y para una Torre de Refrigeración se requieren entonces 2 certificados independientes.

Por eso iGEO, hace tiempo desarrolló la funcionalidad de descargar el Certificado Individual de cada una de las instalaciones (el botón rojo de PDF que hay dentro de cada operación).

Sin embargo, según nos reportan algunas empresas, no es suficiente, porque en cada uno de estos PDF figura la lista de productos utilizados de TODOS los protocolos ejecutados en la odt.
Y la hora de inicio y hora de fin que figura en estos PDF individuales son las de la odt global, no las de ese protocolo en concreto.

También por esta razón recientemente desarrollamos otra funcionalidad para ayudar a manejar esta situación, cuando se generan las órdenes de trabajo del contrato se puede activar una casilla que provoca la generación de las operaciones de limpieza en órdenes de trabajo independientes.

Mejora realizada en el Certificado de Legionella

Esto nos ha llevado a evolucionar aún más el funcionamiento, de modo que ahora, cada vez que un técnico realice una limpieza y desinfección, se va a solicitar la hora de inicio y hora de fin del protocolo concreto. Y que también se soliciten los productos utilizados en cada protocolo  (dejando de ser necesario añadirlos en la habitual tabla de productos utilizados de la orden de trabajo).

De esta forma, el cliente final recibirá varios documentos:
1. El actual “Certificado de servicio” existente en iGEO hasta el día de hoy que a partir de ahora se denominará “Parte de Trabajo Verificado” y
2. Un Certificado de Limpieza y Desinfección individual por cada protocolo realizado con el formato solicitado en el ANEXO II del RD.

Como hemos explicado, el PDF de la orden de trabajo global dejará de llamarse Certificado para pasar a llamarse “Parte de Trabajo Verificado”, aunque cada empresa, como siempre, puede personalizar dicho texto u otros textos en sus PDFs.

Por ejemplo cuando un técnico finalice una orden de trabajo en la que existen estas operaciones:

  • Operación de limpieza de filtros de la torre
  • Operación de revisión general del funcionamiento de la torre
  • Limpieza y desinfección de la Torre
  • Limpieza y desinfección de deposito AFCH

¿Qué ocurre ahora al verificar la orden de trabajo?

Al verificarse la odt, el cliente recibirá un email con 3 PDFs adjuntos:

  1. Parte de trabajo verificado (la odt global). Donde se informa de:
  • Tratamientos contratados (generalmente será uno: tratamiento integral contra legionella)
  • Las 4 operaciones realizadas (con el nivel de detalle que cada empresa desee) 
  • Todos los productos utilizados en todos los protocolos más lo que quieran añadir manualmente a la odt
  • La hora de inicio global y la hora fin global de la odt
  • Las deficiencias detectadas con sus medidas correctoras (opcional por empresa)
  • Nota pública para el cliente.
  • Otra información que esté en la base de datos y que elcliente desee, se muestra en este PDF (como incidencias públicas, otros trabajos realizados, etc).
  • Firma del cliente y nombre de los técnicos que intervinieron.

    2. Certificado de Limpieza y desinfección de la Torre Refrigeradora, con la fecha de notificación de la instalación (obligatorio solo para Torres), los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, el texto del protocolo y, si la empresa lo desea, el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, tiempos de vaciado y llenado, etc.)

    3. Certificado de Limpieza y desinfección del depósito AFCH, los productos utilizados ÚNICAMENTE en este protocolo, la fecha de inicio y fin de este protocolo, firmas, texto del protocolo y, si la empresa lo desea el detalle de la ejecución del protocolo (el formulario que rellenó el técnico con los parámetros iniciales, mediciones durante la recirculación, etc.) 

Por supuesto, en todos los PDF figuran los datos del cliente y de la sede.

Los Certificados individuales tendrá un nº que seguirá esta regla: 

<nº de la odt>-<código de la instalación>
Ejemplos: 
466324-TOR1
466257-ACSDEPO1

El cliente, desde el portal cliente, podrá descargarse el PDF del “Parte de Trabajo verificado” (el global), y/o cada uno de los Certificados individuales.

En el libro de legionella que se genera desde iGEO, en la nueva sección denominada Certificados de Limpieza y Desinfección figuran estos PDFs. Ya existía una sección denominada Protocolos que mantendremos por compatibilidad hacia atrás, y porque algunas empresas, en los certificados no quieren dar el detalle de lo que hizo el técnico, pero en el libro de Legionella sí.

Esperamos que estas medidas en cuanto a los cambios en el Certificado de Legionella realizados, nos ayuden a trabajar mejor y más eficientemente minimizando las  las incidencias con Administración.

Si queréis conocer más funcionalidades, acceder a este enlace.