Método Kanban para presupuestos

METODO KANBAN

El método Kanban para presupuestos ya está en iGEO. Esta método va a optimizar y agilizar la carga y el flujo de trabajo de cara a los presupuestos.

Nuestro CRM presenta funcionalidades muy avanzadas y potentes por lo que es el centro de trabajo de las empresas. Por eso, a nivel comercial se necesita tener un tablero desde el que podamos tener la información más importante destacada.

Por este motivo hemos introducido el método Kanban para presupuestos en iGEO. Si es la primera vez que leéis algo de este método o no os suena mucho, os desvelamos todos los secretos y os explicamos porqué es tan importante en iGEO.

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban es un método visual de gestión de proyectos que permite visualizar flujos de trabajo y carga de trabajo de un simple vistazo.
El tablero se compone de una serie de columnas en las que cada una muestra una etapa o estado y así podemos distinguir e identificar rápidamente en que situación está cada una.

¿Cómo hemos integrado el método Kanban en iGEO?

Muy sencillo, lo que hemos hecho ha sido realizar este método Kanban reflejando los diferentes estados de los presupuestos.

Para ello, desde el módulo de CRM hemos diseñado dos vistas, KANBAN y Tabla. Desde la parte superior podrás clicar en el botón verde «Versión Kanban».

Boton Kanban

Así pasaremos de la vista tradicional, a la nueva vista Kanban.

Kanban

¿Cómo agiliza este método mis tareas comerciales?

Este tablero como se observa en la imagen nos muestra un resumen de todos los presupuestos divididos por los diferentes estados (Borrador, Pendiente de Aceptar, En Negociación, Aceptados, Rechazado y Descartado).

De un solo vistazo visualizamos los presupuestos, el cliente al que pertenece, si este es potencial o cliente real, el importe total, el comercial que lo gestiona y el rango de fecha de cuando se realizó el último seguimiento.

Este método es dinámico, es decir, si arrastramos un presupuesto que pertenece a un estado, lo podemos dejar situado en otro y así por ejemplo pasar un presupuesto que está «En Negociación» en «Aceptado».

Cambio estado Kanban

Por supuesto que su estado también cambiará al instante.

Estado presupuesto

Además, cada uno de los datos que se reflejan dentro de la ficha de cada presupuesto en el Kanban es un acceso directo, es decir: Si clicamos en el nombre del cliente, nos trasladaremos directamente a la ficha de este.

Si en cambio clicamos en el número del presupuesto, visualizaremos el presupuesto en pantalla.

Como se muestra en la parte superior tenemos una serie de acciones que actúan como accesos directos según el estado de los presupuestos (Abiertos, aceptados, perdidos y todos).

Cada una de estas acciones lo conforman una serie de estados. La vinculación es la siguiente:

Abiertos lo conforman los estados: Borrado, Pendiente de Aceptar y En Negociación.

Kanban Abiertos

Aceptados: Solo aquellos presupuestos que tienen el estado Aceptado.

Kanban Aceptados

Perdidos: Solo se podrán visualizar todos aquellos presupuestos cuyo estado sea Rechazados o Descartados.

Kanban Perdidos

Todos: Muestra todos los presupuestos independientemente de los estados.

Kanban

Realizar una búsqueda avanzada a través del método Kanban

Si realizamos una búsqueda avanzada de presupuestos también podemos visualizar el resultados a través del método Kanban, ya que solamente tendremos que seleccionar en la parte superior de la pantalla si lo queremos visualizar en formato tabla o formato Kanban.

Si seleccionamos dentro del apartado de presupuestos en la parte izquierda tendremos las opciones de «Pendiente» y «Seguimiento de presupuestos», aparecerá la tabla de presupuestos como hasta ahora. Pero es importante que tengamos en cuenta que esta también se transforma en método Kanban.

Este método Kanban se utiliza en todo tipo de empresas y como habéis visto ayuda a mejorar los presupuestos. Ahora tenéis la oportunidad de agilizar el proceso de seguimientos de presupuestos.

Si queréis seguir conociendo más mejoras de iGEO, accede a nuestro blog.

Calculadora comercial de Presupuestos

Calculadora comercial de presupuestos

Os presentamos la nueva funcionalidad de iGEO, la calculadora comercial de presupuestos.

Gracias a esta funcionalidad podréis obtener presupuestos con la máxima rentabilidad posible, teniendo en cuenta los diferentes gastos y costes que tengáis que añadir.

Presupuestos: La punta de lanza de nuestra imagen

Una parte vital de cualquier empresa son las ventas… y para conseguirlas la piedra angular son los presupuestos, que además son parte de nuestra carta de presentación ante un cliente.

La forma que tenemos de gestionar y presentar dichos presupuestos influye directamente en la imagen que reciben los clientes potenciales de nuestra empresa (profesional, moderna, versátil…).

Históricamente se han utilizado métodos básicos y poco versátiles para gestionar los presupuestos (archivos de Excel con fórmulas, plantillas editables en Word, formularios en papel…), todos ellos con escaso grado de automatización.

En cambio, para las empresas que decidieron trabajar con iGEO ha significado dejar atrás muchos procesos arcaicos y dar el salto a una nueva era digital llena de mejoras, no solo cualitativas sino también cuantitativas.

¿Qué problemas encuentro al preparar un presupuesto?

En nuestro trabajo comercial solemos encontrarnos como principales hándicaps que:

  • No todos los trabajadores de mi empresa están CAPACITADOS para realizar un presupuesto de manera fiable y segura
  • Los importes presupuestados suelen ser APROXIMADOS y no siempre acordes con los costes del servicio ofertado
  • Podemos llegar a OLVIDAR algunos de los costes asociados al servicio
  • Corremos el riesgo de acabar teniendo presupuestos con un precio final por debajo del COSTE MÍNIMO del servicio

En resumen, hay un importante número de presupuestos que se realizan “A OJO” en mayor o menor proporción, sin tener en cuenta variables reales con el riesgo asociado que conlleva.

¿Qué es la Calculadora Comercial de Presupuestos?

La Calculadora Comercial de Presupuestos de iGEO ERP es una NOVEDOSA FUNCIONALIDAD que SIMPLIFICA nuestro trabajo a la vez que MAXIMIZA la CALIDAD de los presupuestos que generamos en nuestra empresa. Permite que el proceso sea REPRESENTATIVO y REPLICABLE por cualquier empleado en cualquier entorno.

El objetivo es el AHORRO de tiempo y de dinero, la mejora en la FIABILIDAD y un mayor CONTROL tanto de los costes como de los márgenes de beneficio.

¿En qué ayuda a mi empresa la Calculadora Comercial de Presupuestos?

Esta nueva funcionalidad va a darnos acceso a ventajas tan importantes como:

  • Proceso ágil, seguro y fiable

  • Reducción de riesgos: eliminación de contratos con baja rentabilidad

  • Inmediatez en la obtención de nuestros presupuestos

  • Mayor rentabilidad: Control total sobre los costes

  • Ubicuidad: No importa dónde estés o qué dispositivo uses

  • Facilidad de uso: cualquier empleado puede utilizar la Calculadora (administración, técnico, responsable técnico…)

  • Configurable previamente: lo que provoca un ahorro de tiempo al configurar de cálculo de costes de cada artículo/servicio para utilizarlo como información de partida (coste/hora de técnico, coste/km, coste de producto, coste de material…)

  • Mayor operatividad: Eliminamos procedimientos con documentos (Excel, Word…) repartidos en diferentes carpetas de nuestro equipo y no vinculados entre sí, ahorrando tiempo al acortar procesos

Mejora del impacto en clientes potenciales: transmitimos imagen de profesionalidad, alta tecnología y operatividad, aumentando el porcentaje de “ventas en caliente”.

¿Cómo usar la Calculadora Comercial de Presupuestos?

A continuación, os presentamos las principales funcionalidades de la Calculadora:

Accedemos a la Calculadora desde el apartado de “Presupuestos”, pulsando en el icono azul.

Nos aparece la ventana general de la Calculadora en blanco, con los apartados para completar de “Importe por sede” y “Comisiones”. 

Accedemos al “Importe por sede” donde tenemos apartados que podemos cumplimentar como “Servicios”, “Vehículos”, “Material con venta” y “Otros costes”.

Podemos incluir todos los tipos de servicio que necesitemos, obteniendo la información necesaria y los subtotales de cada una de las líneas de coste.

Dentro de “Servicios” disponemos de un extenso número de parámetros configurables referentes a los costes propios del servicio y otros costes asociados como producto, maquinaria y EPI’s.

Otros campos con un elevado grado de configuración dentro del apartado “Importe por sede” son los relacionados con el “Vehículo”.

También podemos configurar otros campos como “Material con venta”.

Y además contamos con la opción de añadir “otros costes” al presupuesto de nuestro cliente.

Dentro de “Servicios”, en una segunda pestaña, también tenemos acceso a más tipos de coste, en este caso aquellos que sean “Gastos únicos” como pueden ser ventas puntuales de dispositivos y otro tipo de costes.

También disponemos en la ventana principal de la Calculadora un campo configurable para las “Comisiones”.

Por último, dentro de la configuración de iGEO (Configuración –> Negocio –> Otros parámetros) podemos asignar parámetros por defecto para diferentes costes y márgenes de beneficio automatizando procesos de la funcionalidad, con el consiguiente ahorro de tiempo, y homogeneizando parámetros para los diferentes usuarios de la Calculadora.