Subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Conoce como desde iGEO puedes gestionar al completo la subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas.

Cada vez es más común la práctica de subcontratar servicios y es por esto que esta funcionalidad permite que dos empresas que trabajen a través de iGEO ERP Cloud Platform, optimicen la gestión de servicios subcontratados de forma íntegra y directa.

Ventajas de gestionar la subcontratación de servicios desde iGEO

Existen múltiples ventajas para enumerar las razones de por qué tenemos que llevar a cabo la subcontratación de servicios con otras empresas de control de plagas a través de iGEO.

Para no extendernos demasiado, vamos a reflejar a continuación, las más importantes:

  1. Gestión íntegra del proceso desde iGEO: Tanto el contratista como la empresa subcontratada realizará la gestión completa del proceso desde nuestra aplicación, sin tener que enviar o recibir ninguna documentación desde otra plataforma.
  2. Comunicación bidireccional sin límite de colaboraciones: En todo momento la comunicación entre el contratista y la subcontratada es completa y en tiempo real. Desde el envío del contrato y de las órdenes de trabajo, hasta la recepción de los certificados de servicio verificados junto al resto de información.
  3. Agilidad y seguridad del proceso de intercambio de información: El traspaso de datos entre las empresas se realiza a través de un fuerte sistema de seguridad, para que en ningún momento la información sufra cualquier hackeo o pérdida de datos.
  4. Automatismo en todos los procesos: Los procesos manuales suelen conllevar en ocasiones algunos errores, por eso hemos mantenido este proceso a través de una serie de pasos automatizados, para que la acción humana se manifieste sólo en aquellos procesos necesarios.
  5. Ahorro en tiempos y costes: Cuando se automatizan los procesos estamos generando un ahorro en el tiempo y en las secuencias de trabajo. Todo esto provoca que se reduzcan los costes y se maximicen los beneficios de la empresa.
  6. Portal Cliente: Estará actualizado en todo momento ya que las órdenes de trabajo viajan al portal cliente una vez se hayan verificado, al igual que otra información relevante como los productos, las fichas técnicas y de seguridad y el plan de acción.

¿Qué significa subcontratar un servicio?

Para comprender perfectamente esta funcionalidad, vamos a explicar el concepto de la subcontratación de un servicio.
Podemos definir que la subcontratación es la acción que se lleva a cabo cuando una empresa mantiene un contrato laboral con otra empresa del sector para llevar a cabo uno o varios servicios estipulados.

Subcontratas acuerdo

Para que el hilo sea fácil de seguir, vamos a dividir este artículo en dos partes:

  • En la primera reflejaremos un resumen del proceso desde el punto de vista de la empresa contratista, es decir, desde la empresa A que subcontrata a la empresa B para que esta realice un servicio.
  • En la segunda parte cambiaremos el enfoque y lo explicaremos desde el punto de vista del subcontratado, es decir, desde la empresa B que ha sido contratada por la empresa A para ejecutar el trabajo.

Desde este blog explicaremos de forma resumida esta funcionalidad, aunque siempre podéis descargaros el manual completo para ver en detalle cada paso a seguir.

Soy contratista, ¿Qué debo hacer?

Lo primero que se debe hacer es ajustar el rol que permite poder enviar contratos y órdenes de trabajo a otras empresas.
Para ello tienes que vincular el rol “Enviar OdTs a Subcontrataras” al empleado que desees que pueda desarrollar esta acción.

Tras activar este rol a todos aquellos usuarios que lo necesiten, el siguiente paso es la creación de la empresa subcontratada (Empresa B) como proveedor de tipo subcontratada.

Para ello, nos trasladamos al módulo Catálogo>Proveedores>Ficha del proveedor y rellenar la ficha tal y como te mostramos:

Subcontratación de Servicios - Generar empresa subcontratada

Es importante, tal y como se remarca en la imagen, que en la ficha indiquemos:

  • Tipo de proveedor: Subcontrata
  • Utiliza iGEO: SI
  • Token empresa subcontratada: Introducir el token facilitado por la Empresa B (subcontratada)

Una vez tengamos realizado esta acción, debemos realizar la vinculación contractual entre ambas partes (contratista y subcontratada).

¿Cómo vincular un contrato a la empresa subcontratada?

Muy sencillo, lo único que debemos hacer es crear el contrato tal y como estamos acostumbrados a hacer en iGEO.

Es decir, crearemos al cliente final como nuestro cliente en el CRM, y generamos el contrato. Aquí, indicaremos los servicios a realizar, la frecuencia de cada uno, configuraremos el tipo de facturación y de cobro junto al resto de información que necesitemos reflejar en el contrato.

Importante: Recuerda que este contrato es el que vincula a la empresa contratista (Empresa A) con el cliente final.

Desde la ficha del contrato, en las opciones ubicadas en la parte inferior, encontraremos el botón de color naranja “Subcontratar servicios”.

Subcontratación de Servicios - Opción Contratar Servicios

Al clicar en este botón aparecerá una tabla con las órdenes de trabajo que conforman el contrato. Desde esta pantalla debemos marcar aquellas órdenes que queremos enviar a la subcontrata.

Elección subcontrata

Cuando hayamos indicado en la parte superior a qué subcontrata queremos enviar las órdenes de trabajo y cuales queremos enviar (una, algunas o todas), simplemente tendremos que clicar en Guardar y se enviarán automáticamente.

En ese mismo instante, la empresa subcontratada (Empresa B) visualizará desde su listado de clientes a la empresa que la ha subcontratado como un cliente suyo.
A partir de este momento, tendrá que ser la empresa subcontratada quien ejecute y verifique el servicio.
Una vez que la empresa subcontratada ha verificado el servicio, este se enviará automáticamente a través de iGEO.

Por lo tanto, si te introduces en la ficha de esa orden de trabajo, encontrarás en la parte inferior el botón de color rojo para visualizar el certificado rellenado.

SOY SUBCONTRATADA, ¿QUÉ DEBO HACER?

Cuando soy una empresa subcontratada (empresa B) realizo un servicio a un cliente final, a través de un contrato que he firmado con una empresa contratista (empresa A).
A continuación vamos a exponer que debe hacer una empresa subcontratada y cómo gestionar cada uno de los procesos.

Como se ha explicado anteriormente, lo primero  es generar un token para vincular a la empresa subcontratada al contratista.
Para ello, debes acceder a la Configuración>Subcontratas y en la pestaña “Configuración” deberás clicar en el botón azul “Generar Token”.

Este token se genera de forma automática, y aparecerá en esta misma pantalla. Ahora solo tendrás que facilitar este token a la empresa contratista y ambas partes quedarán vinculadas.

Cuando la empresa contratista cree a la empresa subcontratada como proveedor, se generará de forma automática un aviso.
El aviso se creará a la empresa subcontratada (Empresa B) y refleja que un contratista quiere subcontratarnos ciertos servicios. Al aceptar estas unión contractual podremos recibir servicios por parte de la contratista (Empresa A).

Como hemos explicado previamente, debe ser la empresa contratista quien genera el contrato, junto a las facturas y las órdenes de trabajo. Una vez se han traspasado los servicios a la empresa subcontratada, esta recibirá un aviso para que pueda visualizar todos los datos correspondientes antes de aceptarlo.

Aviso contratar ordenes de trabajo

Ahora, la Empresa B debe acceder a la ficha del cliente final desde el CRM (el cual se ha creado automáticamente), y vincular los servicios y los puntos de control enviados por parte del contratista correspondiente a los suyos propios.

Una vez realizada esta vinculación, se podrá aceptar el contrato.

Subcontratación de Servicios - Aceptar Contrato

A partir de este momento la empresa subcontratada planificará y ejecutará los servicios tal y como están acostumbrados en iGEO.

Una vez se finalicen estos servicios se generará el Certificado de Servicios y se enviará a la empresa contratista.

¿Porqué es tan importante trabajar con la subcontratación de servicios de iGEO?

  • Desde iGEO siempre que desarrollamos nuevas funcionalidades tenemos presente que la seguridad de datos es una característica crucial. Por ello, en la subcontratación de servicios hemos creado un proceso 100% seguro para que los datos y la información que viaje pueda perderse ni ser descifrada por agentes externos.
  • Al utilizar esta funcionalidad no tienes que trabajar con ningún software externo a iGEO, ya que desde nuestra aplicación tienes el proceso completo integrado facilitando la comunicación entre ambas partes.
  • La automatización y agilidad de los procesos facilita la contratación de servicios y el recibimiento de toda la documentación necesaria.
  • Fomento de la relación entre las empresas del sector. En muchas ocasiones el desconocimiento provoca que el sector no sufra un crecimiento mayor, por eso desde iGEO queremos dar la posibilidad de que ambas partes (contratista y subcontratada) puedan generar una relación laboral y profesional mayor.
  • Ten a mano el histórico de todos los servicios, tanto de los ejecutados por tus propios técnico, como aquellos que han sido subcontratados.
  • Portal Cliente siempre actualizado con toda la información y documentación pertinente para ser visualizada y descargada. Fidelizar a los clientes es la clave para mantener una cartera de clientes sólida.

Desde esta entrada hemos explicado a grandes rasgos como realizar la subcontratación de servicios.
Nuestro departamento de Soporte siempre está a vuestra disposición para poder resolveros cualquier duda al respecto.

También os recordamos que a través de nuestro blog y las redes sociales iremos anunciando nuevas funcionalidades y actualizaciones, por lo que estad atentos para no perderos ninguna noticia de iGEO y del sector.

Preguntas Webinar – Subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Subcontratacion de servicios

¡Gracias por la gran acogida que está teniendo la funcionalidad de la subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas!

Muchos de vosotros estabais esperando esta funcionalidad con gran entusiasmo. La verdad es que el desarrollo ha sido bastante complejo ya que hay que tener una gran cantidad de aspectos en cuenta para que toda la información quede coordinada y automatizada, sin olvidar que todos los datos viajen bajo un estricto sistema de seguridad.

Como siempre hemos repetido, para nosotros es importante que tengáis la capacidad de poder comunicaros entre vosotros a través de iGEO y eso por supuesto que incluye la subcontratación de servicios entre las empresas del sector que utilizan iGEO.

Ahora que ya está a vuestra disposición esta funcionalidad, esperamos que podáis disfrutarla y sacar el máximo provecho de ella.

Dudas frecuentes de la subcontratación de servicios entre empresas de control de plagas

Durante la webinar algunos de vosotros nos hacéis algunas preguntas. Por falta de tiempo solemos contestar a tres o cuatro pero para que nadie se quede con las ganas o con la duda surgida, a continuación os presentamos las preguntas más comunes sobre esta funcionalidad:

1¿Qué coste tiene esta funcionalidad?

Esta funcionalidad es totalmente GRATUITA. Queremos fomentar y dar la mayor facilidad posible a todas las empresas que trabajáis con nosotros para que automaticéis lo máximo posible el proceso completo de la subcontratación de servicios.

 

2. ¿Desde cuanto está disponible?

Ya mismo podéis trabajar y gestionar la subcontratación de servicios en iGEO. Iremos realizando mejoras y desarrollando nuevas funcionalidades. Para que estéis al tanto de todo, os iremos enviando a través de emails, vídeos en nuestras redes sociales o diferentes comunicados en la propia aplicación.

 

3. En el caso de dos empresas que a la vez actúan como Contratistas y Subcontratados, ¿se pasan trabajos bidireccionalmente?

Podemos trabajar simultáneamente como subcontratista y subcontratado, ya que el flujo de información es bidireccional y complementario. Es decir, no es excluyente porque son estados independientes que se desarrollan sin influir uno en el otro.

 

4. Si ya tengo al cliente creado anteriormente y todas las sedes creadas, pero no quiero que se me cree doblemente, ¿que puedo hacer?

iGEO reconoce que esa sede ya está creada previamente y no se duplica, sino que vincula el contrato a la sede existente.
Solo hay que tener en cuenta que el nombre de la sede debe ser exactamente el mismo, sin que haya sufrido modificaciones en su nomenclatura.

 

5. ¿Cómo sería el proceso para subcontratar un trabajo de un contrato ya creado previamente?

Vamos a suponer que ahora tienes un contrato con 8 servicios y has indicado en cada orden de trabajo que este lo ejecuta una subcontrata. Pero ahora que hemos implementado esta nueva funcionalidad quieres enviar las ordenes de trabajo que quedan por ejecutar a la subcontratada (que también trabaja con iGEO).

Para esta casuística, lo único que tienes que hacer es seguir el nuevo procedimiento. Es decir, vincular a la empresa subcontratada con el token y después seguir los pasos para enviar las ordenes de trabajo que están pendientes de ejecutar del contrato en vigor a la empresa subcontratada.

 

6. ¿El Cliente de “A” (Empresa contratista) verá en su portal de cliente el certificado emitido por la empresa “B” (Subcontratada)?

El cliente final, accederá al Portal Cliente de la empresa contratista (Empresa A) donde visualizará y descargará el certificado generado por la empresa subcontratada (Empresa B).
Es cierto que este punto está aún en proceso de desarrollo y puede sufrir alguna modificación u opción alternativa porque nuestra idea es que en un futuro tengáis la opción de que el certificado de servicio pueda generarse con el logo de la empresa subcontratada junto a la del contratista, y para ello la empresa subcontratada tenga que tener un Certificado Alternativo que nos solicite a nuestro departamento de soporte para su creación.

Siguiendo este proceso, la empresa subcontratada a la hora de generar y enviar el Certificado de Servicio, deberá elegir hacerlo con el certificado alternativo, que es el que estará preparado para los servicios subcontratados.

 

7. En caso de recibir un aviso de plaga por parte de un cliente, ¿Cómo comunica la empresa contratista a la empresa subcontratista la realización de «nuevo aviso»?

Si alguna vez os veis en esta situación, lo que debéis hacer es coger la gestión del aviso y seleccionar la opción de convertir este aviso en una orden de trabajo, para vincularlo a continuación al contrato en vigor con la empresa correspondiente.

De esta manera, desde el contrato podrás enviar esta orden de trabajo creada a partir del aviso a la empresa subcontratada. Así siempre tendrás el histórico de todos los servicios de ese contrato para conocer que órdenes de trabajo se han creado originalmente con el contrato y cuales a partir del aviso.

 

8. ¿También se suben las fichas técnicas de los productos utilizados de las empresas subcontratistas a nuestro portal de clientes?

Si, en efecto, en los casos en que el producto sea biocida este aparecerá en el Portal Cliente de la empresa contratista (empresa A) junto a las fichas técnicas y de seguridad para que quede constancia. Siempre estará visible en el Portal Cliente de la empresa contratista, ya que es quien tiene la relación contractual con el cliente final.

 

9. ¿Qué pasa con alguna documentación como los riesgos laborales o notas que se deban compartir?

Si la empresa contratista quiere informar o dejar algún comentario a la empresa subcontratada para que se tenga en cuenta a la hora de realizar el servicio, pueden hacerlo a través de una nota interna. Esta se queda guardada en la orden de trabajo y así el técnico lo tiene a mano para revisarlo en cualquier momento.

 

10. ¿Y la cualificación carnet de los técnicos que han realizado los tratamientos?

Actualmente, como el técnico que realiza el servicio pertenece a la empresa subcontratada (Empresa B), en la base de datos del contratista (Empresa A) no aparece su nombre, ni su documentación como los carnets o datos educativos.

Este es un tema el cual os iremos informando cuando vayamos dando nuevos pasos, ya que la protección de datos es esencial y por eso no podemos trasladar los datos de una empresa a otra sin previa consulta y una aceptación por ambas partes.

 

11. Cuándo la empresa subcontratada verifica la orden, ¿le llega directamente al cliente? ¿a través del email? ¿aparte de a nosotros como aviso?

Ahora mismo, cuando la orden de trabajo es ejecutada y verificada por parte del subcontratado, esta viaja de forma automática al contratista y al mismo tiempo queda guardado en el Portal Cliente. También cabe recalcar que la empresa subcontratada tiene la potestad de enviar un email con el certificado de servicio a la dirección deseada.

 

Estas son las preguntas que recibimos durante la webinar.
Os animamos a todos a que comencéis a trabajar con esta funcionalidad, ya que automatizaremos muchos procesos y os ahorrará tiempo y dinero.
También iremos introduciendo mejoras y nuevas funcionalidades para la subcontratación de servicios. Todo os lo anunciaremos mediante email y en nuestras redes sociales.

Si queréis estar al tanto de otras funcionalidades, os invitamos a que reviséis nuestro blog.